Die 5 häufigsten Budgetfehler, die Ihrem Trainingsbetrieb schaden

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Das Schulungsbudget wird allzu oft als selbstverständlich angesehen, spielt jedoch die wichtigste Rolle im gesamten Schulungsbetrieb. Denn ohne ein Budget zur Unterstützung von Lernvorgängen kann keine Schulung durchgeführt werden. Jedes Schulungsteam auf der Welt hat seine eigenen Herausforderungen, aber eine haben sie alle gemeinsam: erhebliche Kosten für die Mitarbeiterschulung sowie Kosten für externe Schulungsteilnehmer wie Kunden, Partner oder Vertriebshändler.

Diese Ausgaben wirken sich erheblich auf das Schulungsbudget aus, insbesondere wenn sich kleine Fehler bei Hunderten oder Tausenden von Lernenden summieren. Wie können Sie vor diesem Hintergrund Fehler im Schulungsbudget vermeiden und Ihre Ausgaben für das Budget optimieren, um das Beste aus Ihrem Geld herauszuholen? Im Folgenden werden einige der häufigsten Fallstricke im Zusammenhang mit dem Schulungsbudget erläutert und wie Sie diese vermeiden können, um die Rendite Ihrer Schulungen zu maximieren.

Das Schulungsbudget: Der wichtigste und am häufigsten übersehene Punkt im Bereich L&D

Was gehört zu einem Schulungsbudget? Die Einzelheiten variieren je nach Organisation, aber zu den Bestandteilen eines Standard-Schulungsbudgets gehören unter anderem:

• Lerntechnologie-Stack: Dazu können LMS-, LXP- und TMS-Plattformen gehören.
• Trainer und Fachexperten, die für von Lehrern geleitete Schulungen (ILT) oder virtuelle von Lehrern geleitete Schulungen (vILT) eingesetzt werden
• Ausrüstung und Ressourcen, wie z. B. Demomodelle oder gedruckte Unterlagen
• Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten für ILT-Sitzungen
• Abonnements für Autorenwerkzeuge zur Erstellung und Gestaltung von Inhalten
• Abonnements für Standard-Inhaltskataloge (wie LinkedIn Learning)
• Marketingkosten (für erweiterte Unternehmensschulungen)

L&D- oder HR-Führungskräfte sind in der Regel für das Schulungsbudget verantwortlich, obwohl der Rest des Lernteams wahrscheinlich seine Ideen und Vorschläge einbringen wird. Im Gesamtkonzept eines Unternehmens wird das Schulungsbudget jedoch oft zugunsten anderer Budgetbereiche vernachlässigt.

Die meisten Organisationen machen sich keine Gedanken darüber, wie viel Schulungen kurz- und langfristig kosten können. Infolgedessen fallen die Schulungsbudgets oft geringer aus, als sie es wären, wenn die tatsächlichen Auswirkungen von Schulungen vollständig verstanden würden.

Schulungen sind teuer: Kosten für Schulungsprogramme und Mitarbeiterschulungen

Viele moderne Schulungsbudgets in Unternehmen übersehen verschiedene Kosten, die mit Schulungen verbunden sind. Laut einem Artikel im Training Magazine konnten große Unternehmen mit 10.000 oder mehr Mitarbeitern die Kosten pro Mitarbeiter für Schulungen durch die Umsetzung strategischer Budgetierungstaktiken um 53 % senken. Das Problem bei den meisten modernen Schulungsbudgets in Unternehmen ist, dass sie nicht alle Kosten berücksichtigen, die mit Schulungen verbunden sind.

Was hat zu dem branchenweiten Rückgang geführt? Schulungsleiter und L&D-Direktoren erkannten, dass sich selbst kleine Ausgaben, wenn sie mit dem Volumen multipliziert werden, recht schnell summieren würden. Die tatsächlichen Kosten für Schulungen können sich summieren. Schulungskosten werden in der Regel in die folgenden Kategorien unterteilt:

• Anzahl der Lernenden insgesamt
• Anzahl der Schulungssitzungen
• Anforderungen an das Schulungsprogramm
• Benötigte Schulungsressourcen

Wenn alle Faktoren berücksichtigt werden, kann die Schulung am Ende viel mehr kosten als von den Schulungsleitern oder HR-Teams zuvor veranschlagt, sodass den Schulungsteams weit weniger Geld zur Verfügung steht als ursprünglich erwartet.

Kosten für die Durchführung einer Schulungsmaßnahme: Das Geschäft mit L&D

Wie hoch sind die Gesamtkosten eines Schulungsbudgets? Es gibt zwar mehrere Formeln, aber eine allgemeine Regel für die Berechnung eines umfassenden Budgets lautet: Gesamtjahresgehalt (pro Lernendem) x 1–3 % = Gesamtbudget für Schulungen Wie in jeder anderen Abteilung wird es nie eine perfekte Übereinstimmung zwischen dem ursprünglich vereinbarten Budget und dem, was sich im Laufe des Jahres ergibt, geben. Deshalb ist es so wichtig, alles zu tun, um die Kontrolle über Ihre Schulungskosten zu behalten.

Die Leitung eines Schulungsbetriebs oder einer L&E-Abteilung umfasst die Verwaltung mehrerer Gemeinkosten, um eine effektive Funktionsweise zu gewährleisten. Diese Kosten lassen sich in zwei Hauptbereiche unterteilen: die Gemeinkosten der L&E-Funktion selbst (d. h. Personalkosten) und die Kosten im Zusammenhang mit der Durchführung der eigentlichen Schulungsprogramme für die Organisation oder ihre Kunden.

Betriebskosten für Schulungen

• Verwaltungspersonal. Mitglieder des Schulungsteams, darunter Koordinatoren, Lernspezialisten und angrenzende HR-Spezialisten.
• Software und Systeme. Von den Grundlagen der Lerntechnologie bis hin zu CRM- und Buchhaltungstools, um alles dazwischen zu verwalten
• Marketingbudget. Auch wenn die meisten dies als völlig andere Kosten betrachten, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Werbematerialien und -kampagnen durchgeführt werden.
• Gebäudewartung. Gebühren, um sicherzustellen, dass die Lernorte sauber, auf dem neuesten Stand und immer einsatzbereit sind.
• Partnerschaftsgebühren. Wird in der Regel bei der Durchführung von Schulungen für Zertifizierungs- und Lizenzierungsprogramme verwendet.

Kosten für Schulungsprogramme

Die Kosten für Schulungsprogramme fallen sowohl für die Durchführung von Präsenzschulungen als auch für Online-ILT-Sitzungen an. Bei einem gemischten Lernprogramm fallen voraussichtlich beide Kostenarten an:

• Ausbildergebühren. Jeder Trainer und Fachexperte hat seinen eigenen Stundensatz, einschließlich zusätzlicher Kosten.
• Klassenraumkosten. Einschließlich der Kosten für die Buchung und Verwaltung eines Veranstaltungsortes für die Durchführung von Präsenz- oder On-the-Job-Schulungen.
• Unterkunfts- und Verpflegungskosten. Reisekosten für die vor Ort erscheinenden Ausbilder sowie Kosten für die Verpflegung der Lernenden und des Schulungsteams (falls zutreffend).
• Kosten für Ausrüstung und zusätzliche Ressourcen. Alles, was dazu dient, das Lernen für die Lernenden einfacher und besser zu machen. Von Tablets über erweitertes E-Learning bis hin zu Tools, die während der Arbeit eingesetzt werden.

Die Honorare für die Ausbilder machen wahrscheinlich den größten Teil des Budgets für den Schulungsprogrammteil aus, insbesondere wenn es sich bei den Ausbildern um externe Personen oder Fachexperten handelt. Dies umfasst die Zahlung von Stundensätzen und möglicherweise die Zahlung von Reisekosten, Unterkunft und Tagegeld, wenn sie für die Durchführung von ILT-Sitzungen anreisen. Natürlich sind all diese Kosten nicht einmalig und müssen nicht während des gesamten Budgetzeitraums gleich bleiben. Beispielsweise kann es sein, dass der von Ihnen bevorzugte Veranstaltungsort seine Preise in der Mitte des Jahres erhöht oder dass Sie feststellen, dass Sie Ihre Tablets auf ein neueres Modell umstellen müssen. Diese Kosten summieren sich schnell und können sich erheblich auf Ihr Budget auswirken, wenn sie nicht berücksichtigt wurden. Aus diesem Grund ist es wichtig, eine gewisse Reserve in Ihr Schulungsbudget einzuplanen.

5 häufige Fehler bei Schulungsbudgets

Selbst mit den besten Absichten kann kein Schulungsteam den Budgetierungsprozess jedes Mal zu 100 % richtig gestalten. Wir haben im Laufe der Jahre mit vielen Organisationen zusammengearbeitet, die mit den Kosten ihres Schulungsprogramms zu kämpfen hatten. Daher haben wir fünf häufige Fehler bei Schulungsbudgets identifiziert, damit Sie die notwendigen Schritte zu deren Vermeidung ergreifen können:

1. Überspringen einer Schulungsbedarfsanalyse (SBA) mit Schulungsdaten

Die Bereitstellung einer Schulungsbedarfsanalyse (SBA) ist insofern unerlässlich, als sie dazu beiträgt, ein Schulungsprogramm in allen Bereichen im Rahmen zu halten. Die SBA hilft dabei, den Bedarf des Lernenden und der Organisation zu ermitteln, im Gegensatz zu den Wünschen.

Durch die Ermittlung relevanter Qualifikationslücken bei den Mitarbeitern können Schulungsleiter damit beginnen, festzustellen, welche Kurse sie einrichten müssen. Wie sie diese anbieten, kann später überlegt werden. Aber zunächst ist es wichtig, mit einer SBA zu beginnen. Ihr L&D-Team sollte dem oberen Management historische Daten zur Verfügung stellen, die den Bedarf an Schulungen rechtfertigen. Zu den Bereichen, die die Mitglieder des Schulungsteams sammeln können, gehören:

• Leistungsergebnisse. Wo liegen die Mitarbeiter und das Personal angesichts der Daten am weitesten zurück? Im Vergleich zu dem, was der erwartete Standard ist?
• Individuelle Anwendungsfälle. Hat eine Person ein Konzept nicht verstanden oder waren es mehrere? hält den Lernbedarf im Blick.
• Kunden- oder Stakeholder-Feedback. Wo hatten Kunden, Partner oder Stakeholder Bedenken in Bezug auf einen bestimmten Bereich? Wenn beispielsweise die Gewinnung von Interessenten zu einem anhaltenden Problem wird, ist möglicherweise ein Schulungsprogramm zur Vertriebsförderung erforderlich.

2. Mangelnde Transparenz bei den Einzelkosten

Schulungsleiter müssen analysieren, wie sich einzelne Kosten auf das gesamte Schulungsbudget auswirken können. Was wäre zum Beispiel, wenn Ihr Hauptdozent seine Gebühren erhöht? Oder was wäre, wenn Sie plötzlich eine ganz neue Schulungsausrüstung kaufen müssten? Das bedeutet, dass Sie den Wert jeder einzelnen Kostenart ermitteln müssen, indem Sie mehrere Anbieter und Dozenten, die die Anforderungen Ihres Programms erfüllen, innerhalb Ihres idealen Preispunkts in Betracht ziehen.

3. Schlechtes Management der Stundenkosten

Wenn der Schulungsumfang nicht richtig definiert ist, kann es zu einer Überausbildung über die festgelegten Sitzungen hinaus kommen. Dies führt nicht nur zu einem Burnout bei der Schulung, sondern kann auch zu unerwarteten Ausgaben führen. Behalten Sie die Stundensätze im Griff, indem Sie genau definieren, was in jeder Sitzung geschult wird, einen Stundensatz vereinbaren und sicherstellen, dass Sie die Schulungszeit genau verfolgen, wenn sich Ihre Ausbilder anmelden, um ihre Sitzungen zu beginnen.

4. Keine Suche nach angemessenen Alternativen zur Bereitstellung von Schulungen

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr aktuelles Schulungsprogramm so kosteneffizient wie möglich ist, sollten Sie überlegen, ob Einsparungen möglich sind. Das bedeutet nicht, dass Sie die Qualität Ihrer Schulungen opfern müssen, aber wenn es Möglichkeiten gibt, die Qualität zu erhalten und gleichzeitig die Kosten zu senken, könnte dies dazu beitragen, Ihr Schulungsbudget weiter zu strecken. Könnten beispielsweise dieselben Sitzungen statt als Präsenzschulung online durchgeführt werden, um Kosten für Veranstaltungsort und Reisekosten zu sparen?

5. Keine Planung für zukünftige Schulungen

Mangelnde Planung kann sowohl den Kunden als auch das Schulungsteam mehr kosten. Durch eine gute Planung können Sie Geld sparen, indem Sie Paketrabatte nutzen und sich durch frühzeitige Planung bessere Preise sichern. Dies kann auch die kontinuierliche Durchführung von Schulungen und des gesamten Schulungsprogramms umfassen. Schließlich möchten Sie nicht kurzfristig für Ihre bevorzugten Dozenten zahlen, wenn Sie nicht geplant haben!

Probleme bei der Budgetierung und Kostenverfolgung von Schulungen

Seien wir ehrlich: Es ist fast unmöglich, ein Schulungsbudget mit 100-prozentiger Sicherheit zu erstellen. Aber das gilt für jede Abteilung in Ihrer Organisation. Ihre Marketing-, IT- und Betriebsabteilungen stehen alle vor der gleichen Herausforderung, wenn es darum geht, ihre Budgets genau richtig zu gestalten. Viele Probleme entstehen durch die Verwendung manueller Prozesse zur Kostenverfolgung. Wenn Sie Ihr Schulungsbudget in einer Tabelle erfassen, ist leicht zu erkennen, wie sich kleine Fehler stark auf Ihre prognostizierten Kosten und Gewinne auswirken können!

Leider bedeutet die genaue Prüfung, die Ihr Schulungsteam durchführen muss, um eine genaue Kosten- und Budgetverfolgung zu gewährleisten, dass Sie praktisch nie auf den Cent genau richtig liegen können. Darüber hinaus werden Schulungskoordinatoren und -spezialisten durch die manuelle Kostenverfolgung von anderen Aufgaben abgehalten, sodass weniger Zeit für die Verbesserung des Schulungsprogramms zur Verfügung steht.

Schulungsbudget- und Kostenverwaltung mit einem TMS

Bei der Durchführung von unternehmensweiten Schulungsmaßnahmen, die auf Schulungen unter Anleitung von Ausbildern basieren, sowohl in Form von Präsenzschulungen als auch virtuell online, werden viele Ressourcen berücksichtigt und müssen bis ins kleinste Detail nachverfolgt werden.

Die Implementierung eines Schulungsmanagementsystems (TMS) in Ihre Schulungsabläufe trägt dazu bei, den buchhalterischen Teil der Schulungslogistik zu vereinfachen. Im Gegensatz zu einer separaten Buchhaltungssoftware zur Verwaltung von Soll- und Habenbeträgen für mehrere Schulungsprogramme ist ein TMS wie Training Orchestra vollständig integriert und behält den Überblick über alle damit verbundenen Kosten für Ressourcen und Trainer während Ihres gesamten Lernbetriebs. Das integrierte Schulungsbudget-Tool ist in der Lage:

• Verwaltung der gesamten Soll- und Habenbeträge des Schulungsbudgets
• Verfolgung der individuellen Kosten für die Nutzung von Ausbildern und Trainern
• Individuelle Benachrichtigungen, um Ihr Team zu informieren, wenn die Kosten die Grenzen überschreiten
• Erfassung von Zahlungsinformationen und Preisen für die während der Schulung verwendeten Ressourcen

Verständlicherweise sind Budget- und Kostenkontrolle integrale Bestandteile des Schulungsmanagements für groß angelegte Schulungsprogramme. Wenn Sie Ihre Ausgaben nicht genau dokumentieren, kann es schnell passieren, dass das Schulungsbudget aufgebraucht ist. Wenn Ihr L&D-Team feststellt, dass das Budget überschritten wurde, kann dies zu einer ganzen Reihe neuer Probleme führen. Um Ihr Schulungsbudget zukunftssicher zu machen, ist es wichtig, das richtige System zu implementieren, das über die grundlegende Buchhaltung und das Kostenmanagement im Rahmen der Verwaltung von Schulungsvorgängen hinausgeht.

Obwohl die meisten Lernsoftwares über rudimentäre Funktionen zur Kostenverfolgung verfügen, bieten sie meist kein umfassendes Bild davon, wo die Mittel ausgegeben werden. Die meisten Lernsoftwares wie LMS-Plattformen bieten grundlegende Informationen zu den Ausgaben für Schulungsprogramme. Sie sind zwar nützlich, aber bei der Verwaltung von Lernvorgängen auf Unternehmensebene nahezu nutzlos.