Was ist der Schulungs-ROI und warum ist er so wichtig für Mitarbeiterschulungen?
Kurz gesagt, der Schulungs-ROI misst den Nettonutzen, der durch die Bereitstellung von Schulungen im Verhältnis zu den Gesamtkosten der Schulung entsteht. Der Nutzen von Schulungen liegt in erster Linie in der Erweiterung der beruflichen Kompetenzen der Lernenden (Mitarbeitende) sowie in der Optimierung betrieblicher Prozesse. Darauf gehen wir im Folgenden weiter ein!
Die Schulungs-ROI-Formel
Die Formel zur Messung des Schulungs-ROI Ihrer Organisation lautet:
ROI = (Nettonutzen von Schulungen – Gesamtkosten von Schulungen) / Gesamtkosten von Schulungen × 100
Die Messung des Return on Investment (ROI) ist eine der größten Herausforderungen für L&D-Abteilungen.
Ob es um die Quantifizierung von Zeit- und Kosteneinsparungen, gesteigerter Produktivität oder andere Kennzahlen geht – dies ist oft eine der schwierigsten Aufgaben im Verantwortungsbereich eines jeden L&D-Professionals. Noch schwieriger ist es jedoch, ROI-Daten in aussagekräftige Erkenntnisse umzuwandeln, die bei Stakeholdern Resonanz finden.
Für viele L&D-Teams liegt die Herausforderung darin, Daten systematisch zu erfassen und überzeugend zu präsentieren – wodurch es ihnen schwerfällt, zukünftige Unterstützung oder zusätzliche Budgetmittel zu sichern. Den ROI effektiv nachzuweisen ist eine Schlüsselkompetenz, die Schulungsanbieter und L&D-Teams entwickeln müssen, um den Wert zu zeigen, den sie für die Organisation bringen – doch diese Kompetenz zu beherrschen ist leichter gesagt als getan.
Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, den ROI der L&D-Bemühungen Ihrer Organisation zu berechnen, wo können Sie anfangen?
In diesem Kurzleitfaden beleuchten wir die Bedeutung der ROI-Messung für Schulungen, bieten praxisnahe Strategien und Tipps und zeigen, wie eine Schulungsmanagementsoftware den Prozess der Erfassung und Aufbereitung des ROI von Schulungen vereinfachen kann.
Warum sollten Schulungsmanager den Schulungs-ROI messen?
L&D-Professionals haben die Aufgabe, ihre Organisation und die für die Organisation wesentlichen Mitarbeiter, gezielt weiterzuentwickeln. Darüber hinaus konzentrieren sich Schulungsanbieter darauf, zu vermitteln, dass ihre Schulungen positive Ergebnisse für die Organisationen erzielen, mit denen sie zusammenarbeiten.
Je besser Ihre Mitarbeitenden geschult sind, desto besser sind sie ausgerüstet, um das bestmögliche Produkt oder die bestmögliche Dienstleistung für Ihre Organisation bereitzustellen – in der Theorie sollte sich L&D also auszahlen.
Aber spielt es eine Rolle, wenn Sie dies Ihren Stakeholdern nicht nachweisen können? Ihr Senior-Management versteht vermutlich die theoretischen Vorteile von L&D – doch was nützt das, wenn Sie nicht nachweisen können, dass Ihr Mitarbeiterentwicklungsprogramm die gewünschten Ergebnisse liefert?
Den ROI nachzuweisen bedeutet, alle Stakeholder – sowohl Kunden als auch interne Führungskräfte – davon zu überzeugen, dass Schulungsprogramme und –Methoden effektiv sind – und im Speziellen, dass Ihr eigener Ansatz tatsächlich funktioniert. Mit der Zeit wird der Nachweis, dass Ihre Schulungen effektiv sind, entscheidend sein – sei es für die strategische Steigerung von Kursverkäufen oder zur Optimierung der Lernprozesse in Ihrem Arbeitsbereich.
5 Schritte zur Messung des Schulungs-ROI in Ihrer Organisation
So einschüchternd oder komplex es zunächst erscheinen mag – die genaue Messung des ROI Ihres Mitarbeiterschulungsprogramms kann überraschend unkompliziert sein, wenn Sie ein paar einfache Schritte befolgen:
1. Herausforderungen der Stakeholder identifizieren
In welchen Bereichen haben die Schulungen bisher versagt? Wo hat die Organisation zuvor versucht, Abläufe oder Prozesse zu optimieren? Wie sahen die Ergebnisse dieser Maßnahmen aus?
2. Alle auf einen Nenner bringen
Stellen Sie sicher, dass sowohl der Kunde (intern oder extern) als auch das L&D-Team sich darüber einig sind, was gemessen werden soll.
3. Festlegen, welche Kennzahlen gemessen werden sollen
Nachdem Sie entschieden haben, was gemessen werden soll, definieren Sie genau, welche spezifischen Kennzahlen den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Bemühungen demonstrieren werden. L&D, das Management Ihrer Organisation und die Lernenden sollten genau wissen, wie der Erfolg aussieht, um die beste Erfolgschance zu haben.
4. Ihren Learning-Technology-Stack optimieren
Selbst mit den besten Absichten kann ein ungeeigneter Learning-Tech-Stack Ihre Fähigkeit einschränken, Kennzahlen zu erfassen und KPIs zu verfolgen.
Learning Analytics und die Messung der richtigen KPIs sind essenzielle Funktionen, die als Maßstab für einen effektiven Learning-Operations-Tech-Stack dienen.
Die Festlegung greifbarer Lernkennzahlen ermöglicht es Ihnen, im Laufe der Zeit einen klaren Ursache-Wirkungs-Zusammenhang aufzuzeigen, der Ihnen hilft, die Wirkung Ihres Programms nachzuweisen. Diese Kennzahlen könnten umfassen:
- Kosten für Ressourcen
- Finanzielle Einsparungen
- Leistungswerte der Lernenden
- Anzahl der Vorfallsberichte
- Anzahl der Support-Anfragen
- Beantwortete Kundenanfragen
- Bindungs- und Fluktuationsraten
5. Schulungs-ROI für Learning-Teams dokumentieren
Die Bereitstellung der ROI-Daten hilft L&D-Teams, zum nächsten entscheidenden Schritt beim Nachweis des Werts von L&D zu gelangen – dem Reporting.
Am Ende des Tages, egal wie aufwendig oder visuell ansprechend Ihr Schulungsprogramm ist, kümmern sich Ihre Stakeholder letztendlich nur um eines: die Ergebnisse.
Liefert Ihr Programm den erwarteten Wert?
Bevor wir jedoch fortfahren, sollte man beachten, dass Kennzahlen niemals das vollständige Bild abbilden können. Für viele Stakeholder sehen Kennzahlen zunächst wie eine bloße Zahlenreihe aus – und sie in ein Kreisdiagramm oder Liniendiagramm zu packen, reicht da oft nicht aus.
Die Geschichte hinter dem Schulungserfolg wird durch das L&D-Team erzählt, indem es qualitative, schwer messbare Daten wie Anekdoten oder Trainerfeedback erläutert. Zusammengeführt ergeben all diese Informationen ein umfassendes Bild über den Gesamterfolg Ihres Programms.
Was ist die Phillips ROI-Methodik zur Berechnung des Schulungserfolges?
Eines der angesehensten Modelle zur Messung des Return on Investment von Schulungen in L&D-Kreisen ist das Phillips ROI-Modell. Es wurde Anfang der 2000er Jahre von Jack Phillips als zusätzliche Ergänzung zum Kirkpatrick-Modell entwickelt und hilft Lernspezialisten dabei, rückwärts zu arbeiten, um effektive und wirkungsvolle Schulungen zu entwickeln.
Das Phillips-Modell demonstriert deutlich den monetären Nutzen für Organisationen, indem es eine fünfte Ebene hinzufügt, um den ROI jedes Programms zu berechnen. Diese zusätzliche Ebene vergleicht die geschäftlichen Auswirkungen des Lernens mit den gesamten Schulungskosten. Die Methodik isoliert die Effekte des Programms von anderen beeinflussenden Faktoren auf allen Ebenen der Programmevaluierung und ermöglicht es L&D-Teams, genaue Netto-Geldvorteile aus verschiedenen Schulungsprogrammen abzuleiten.
Stufe 1: Reaktion
Auf der ersten Ebene ist die Reaktionsphase die diagnostische Phase zur Messung der L&D-Strategie aus Sicht der Lernenden, nachdem diese ein vollständiges Schulungsprogramm durchlaufen haben – meist durch Erfassung von Abschlussquoten.
Stufe 2: Lernen
In diesem Schritt betrachten Trainer den Wissenstransfer – mit anderen Worten: Haben die Lernenden behalten, was sie in der Schulungssitzung gelernt haben? Dies kann durch Online-Tests oder Simulationen nach dem Kurs gemessen werden. Der Nachweis des Lernens dokumentiert mindestens die Kompetenz und im Idealfall die Leistungsfähigkeit.
Stufe 3: Anwendung und Implementierung
Diese Ebene misst, welche Aspekte der Schulung die Lernenden positiv oder negativ beeinflusst haben und warum die L&D-Strategie erfolgreich war oder nicht. Beispiel: Trainer stellen bei einem Mitarbeiterentwicklungsprogramm für Produktionsmitarbeiter nur eine Bestehensquote von 22% fest. Bei genauerer Analyse erkannte die L&D-Abteilung, dass das Problem beim neuen On-the-Job-Trainingsmodul lag.
Stufe 4: Ergebnisse
Die Ergebnisphase betrachtet das Gesamtprodukt der Planung, Organisation und Durchführung der bereitgestellten Schulung. Um zu unserem Produktionsbeispiel zurückzukehren: Eine Zusammenfassung der Schulungsergebnisse könnte besagen, dass die Produktion seit Implementierung der Schulung gestiegen ist. Gleichzeitig könnte die Anzahl der Gesundheits- und Sicherheitsverstöße zugenommen haben, was verdeutlicht, dass die Wirklichkeit oft komplexer ist, als es auf den ersten Blick erscheint.
Stufe 5: ROI
Für Learning- und Development-Professionals ist der ROI die wichtigste Kennzahl. Der ROI wird verwendet, um die Verbindung zwischen der Qualität der Schulung und den erzielten Geschäftsergebnissen zu messen, unter Verwendung der oben genannten Berechnung.
Der ROI versucht, die Ergebnisse der ersten vier Stufen des Phillips-Modells zu messen, einschließlich:
- Schulungsressourcenkosten: Kosten für eingesetzte Technologien, Präsenzschulungen oder das verwendete Learning Management System (LMS)
- Implementierungskosten: z.B. Ingenieure, die neue Schulungssysteme einführen, oder Kosten für die Einsatzplanung von Trainern – mit anderen Worten, die Personalressourcenkosten
- Zeitaufwand: die Zeit, die Lernende mit Präsenzschulungen oder eLearning-Modulen verbracht haben
Optimierung der Messung und Berichterstattung des Schulungs-ROI mit einem TMS
Unabhängig davon, welche Lerntechnologie Sie verwenden, sollten Sie immer Plattformen wählen, die Ihnen umfassende Berichte über die für Sie wichtigen Kennzahlen liefern.
Wenn Sie beispielsweise viele Präsenzschulungen oder Instructor-Led Training (ILT), virtuelle trainergeleitete Schulungen (vILT) oder Blended Learning Programme durchführen, benötigen Sie ein Trainingsmanagementsystem (TMS), um wertvolle Einblicke in Ihre Live-Schulungen zu erhalten, wie Trainer-Auslastungsraten, Budgetverfolgung und Teilnehmerquoten.
Ein TMS wie Training Orchestra bietet zahlreiche vordefinierte Reporting-Vorlagen sowie die Möglichkeit, individuell angepasste Berichte per Drag-and-Drop zu erstellen. So können Sie den ROI und die Qualität Ihrer Schulungsmaßnahmen nachweisen, unabhängig davon, wie diese Schulungen stattfinden.
Training Orchestra zeichnet automatisch Daten vor und nach der Schulung auf, um Ihnen zu helfen, den Return on Investment für Ihre ILT- und vILT-Programme zu analysieren, und erstellt Berichte auf Knopfdruck, sodass Sie allen Stakeholder-Gruppen wertvolle Informationen liefern können – ganz ohne manuellen Aufwand.
Je mehr Daten Sie erfassen können, desto einfacher wird es für Sie sein, den Mehrwert Ihres Schulungsprogramms nachzuweisen. Mit den richtigen Berichten können Sie überzeugende Ergebnisse präsentieren, die die Aufmerksamkeit von Stakeholdern auf allen Ebenen Ihrer Organisation auf sich zieht und sicherstellt, dass Sie deren Zustimmung und weitere Budgetmittel erhalten, die Sie für zukünftige Schulungsprojekte benötigen. Es ist eine Win-Win-Situation!
Die Auswirkungen, wenn der Schulungs-ROI nicht berechnet und berichtet wird
Natürlich sind mit dem Versäumnis, Ihren Schulungs-ROI zu berechnen oder darüber zu berichten, erhebliche Kosten verbunden. Zum Beispiel:
- Reporting-Fehler: Oft werden bestimmte Aspekte des Reportings nicht berücksichtigt, was zu Fehlern in der Darstellung Ihres Schulungs-ROI führen kann
- Messung vor und nach der Schulung: Dies liefert den Beweis, dass Ihr L&D-Programm für wachstumsorientierte Organisationen wesentlich und notwendig ist
- Wiederholung derselben Fehler: Wenn Sie weiterhin Schulungen ohne klare Zielsetzung oder Reflexion durchführen, laufen L&D-Teams Gefahr, immer wieder die gleichen Fehler zu wiederholen
- Erhöhte oder verschwenderische Ausgaben: Die Vermeidung häufiger Budgetfehler bei Schulungen ist der Schlüssel für einen effizienten Schulungs-ROI bei allen Präsenzprogrammen
Wenn Sie Ihren Stakeholdern keinen umfassenden Schulungs-ROI-Bericht präsentieren, der die Kennzahlen ins richtige Verhältnis setzt, kann es außerdem schwierig werden:
- Die Ursache und Wirkung von Schulungen auf Lernende nachzuweisen
- Die Auswirkungen neuer Lerntechnologien, Schulungsmethoden und Inhalte zu messen
- Autorität als effizienter Trainingsanbieter aufzubauen
Es lässt sich nicht leugnen, dass Learning Analytics und Kennzahlen selbst für die kleinsten und einfachsten Organisationen komplex sind, insbesondere für umfangreiche Schulungsprogramme. Deshalb muss L&D diese Kennzahlen in eine überzeugende, inspirierende Geschichte übersetzen, um Stakeholdern die Bedeutung der Daten zu verdeutlichen.
Training Orchestra: Corporate Learning Software für maximalen Schulungs-ROI
Die Verwaltung von Präsenzschulungen und virtuellen Classroom-Schulungen kostet Schulungsanbieter wertvolle Zeit – Zeit, die besser in die Qualität der Schulungen selbst investiert werden sollte.
Training Orchestra ist ein Schulungsmanagement-Software das speziell für Corporate-Learning-Programme entwickelt wurde, die Präsenzschulungen und virtuelle Classroom-Schulungen in großem Maßstab durchführen. Die Plattform automatisiert die Planung, Ressourcenverwaltung und Budgetkontrolle, sodass Schulungsanbieter ihren ROI steigern können – ohne den Aufwand zu erhöhen.
Von der Trainerzuweisung bis zur Auslastungsoptimierung gibt Training Orchestra L&D-Teams die Werkzeuge, die sie brauchen, um mehr Schulungen effizienter durchzuführen und gleichzeitig die Kosten im Griff zu behalten.
Bereit, den ROI Ihrer Schulungsprogramme zu steigern?