Die Wahl der richtigen Schulungsmanagement-Software ist für Schulungsanbieter und Schulungsabteilungen, die komplexe und umfangreiche Schulungsprogramme durchführen, unerlässlich, insbesondere wenn diese Präsenzschulungen (ILT) umfassen.
Die Schulungsmanagement-Software – auch bekannt als Trainingsmanagementsystem (TMS) – ist ein wichtiges Werkzeug für Schulungsanbieter und Ausbildungsorganisationen.
Das richtige TMS hält nicht nur den Betrieb organisiert: Es sorgt für einen effizienten Einsatz von Ressourcen, reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht die Durchführung von Schulungen in großem Maßstab, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Kurz gesagt – es ist das Rückgrat, das Ihre Programme reibungslos am Laufen hält.
Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Liste der wichtigsten Funktionen eines Schulungsmanagementsystems, die jeder Schulungsanbieter und jedes L&D-Team bei der Wahl seiner nächsten Schulungsmanagement-Software berücksichtigen sollte.
Aber zuerst,
Was ist ein Schulungsmanagementsystem?
Ein Schulungsmanagementsystem ist eine Softwareplattform, die dazu dient, Ressourcen für Präsenzschulungen (ILT und vILT) sowie für Blended-Learning-Programme zu planen, zu terminieren und zu koordinieren.
Der Kernwert einer TMS-Plattform liegt in der Vereinfachung der komplexen Logistik und des administrativen Aufwands umfangreicher L&D-Programme – insbesondere die Planung von Präsenz- und Live-Online-Schulungen, Trainern und Ressourcen.
Durch die Bereitstellung einer All-in-One-Lösung zur Verwaltung von Präsenz- und virtuellen Schulungsveranstaltungen ermöglicht ein TMS Schulungsmanagern, ihre L&D-Strategie effektiv umzusetzen, ohne dabei an operativer Effizienz einzubüßen.
Im Detail: Der umfassende Leitfaden zur Schulungsmanagement-Software
Wie unterscheidet sich ein TMS von einem LMS?
Obwohl sie ähnlich aussehen und ähnlich klingen, sind ein TMS und ein LMS sehr unterschiedliche Schulungssoftwarelösungen. Lernmanagementsysteme (LMS) sind Online-Schulungsplattformen, die Lernenden eLearning-Materialien wie Schulungsmodule, Online-Videos und Übungsaufgaben bereitstellen.
Trainingsmanagementsysteme (TMS) hingegen sind ein administratives Software-Tool zur Koordination von durch Trainer geleiteten Schulungsveranstaltungen. Schulungsmanager und L&D-Spezialisten sind die Hauptanwender von TMS-Software.
Mehr erfahren: TMS vs. LMS – Die Unterschiede in der Schulungssoftware verstehen
Die 25 wichtigsten Funktionen einer Schulungsmanagement-Software
Bei der Verwaltung umfangreicher Präsenzschulungsprogramme ist die richtige Schulungsmanagement-Software für Effizienz, Skalierbarkeit und Transparenz unerlässlich.
Um diese umfassende Liste leicht lesbar zu gestalten, haben wir die wichtigsten Funktionen der Schulungsmanagement-Software für Schulungsanbieter und Lernorganisationen nach Funktionsbereichen gegliedert.
Planungs- und Ressourcenmanagement für Schulungskurse und -sitzungen
Die Planung von Schulungen gehört zu den Hauptaufgaben des Schulungsmanagements und der operativen Teams.
Diese Schulungssitzungen können als Schulungsseminare, Schulungsworkshops oder einfach als Schulungskurse bezeichnet werden.
Unabhängig von der Bezeichnung kann die skalierte Planung von ILT- oder vILT-Sitzungen jedoch zeitaufwendig und komplex sein.
Aus diesem Grund benötigen sowohl Schulungsanbieter als auch betriebliche Schulungsabteilungen ein System, das den manuellen Aufwand reduziert, ILT-Planungsprozesse einfacher und weniger zeitaufwendig gestaltet und Zeit für höherwertige Aufgaben freisetzt.
Kann ein LMS ILT und vILT planen?
LMS-Plattformen sind nicht dafür ausgelegt, die Planung und Ressourcenkoordination für Präsenzschulungen (ILT) oder virtuelle Präsenzschulungen (vILT) zu verwalten.
Für die Kurs- und Ressourcenplanung erfordert ein LMS nach wie vor den Einsatz manueller Tabellenkalkulationen und doppelter Dateneingabe.
Die Lösung: Eine Schulungsmanagement-Software ist speziell für die ILT- und vILT-Planung und -Durchführung konzipiert – über Regionen, Sprachen, Zeitzonen und Währungen hinweg.
1. Einfache Schulungseminaren und vILT-Planung
Verabschieden Sie sich von Planungsfehlern in Ihren Excel-Tabellen!
Die Planung von Schulungsseminaren mit Tabellenkalkulationen erfordert viel Aufwand und endloses Hin und Her zwischen verschiedenen Programmen.
Schulungsmanagement-Software ist mehr als nur eine Seminarverwaltung-Software für Präsenzschulungen und Virtuelles Classroom-Schulung.
Sie bietet Koordinatoren alles, was sie brauchen, um sicherzustellen, dass Schulung, Umschulung, und Lernende alles zur Verfügung haben
Mit einer benutzerfreundlichen grafischen Kursplanung können Sie Ihre Sitzungen, Trainer und Ressourcen in wenigen Minuten konfliktfrei dem richtigen Ort und der richtigen Zeit zuweisen.
Eine übersichtliche Darstellung von Schulungsterminen, Gesamtdauer und zugewiesenem Trainer (dazu später mehr) liefert Administrationsteams alle benötigten Informationen auf einen Blick.
Verwalten Sie ein globales Team? Diese Funktion bietet sofortige globale Transparenz über alle Schulungsveranstaltungen und Aktivitäten – mit der Möglichkeit, Sitzungen und Details mit nur einem Klick zu aktualisieren.
Darüber hinaus zeigen Ihnen intuitive Farbkodierungen und Live-Indikatoren, die Auslastungsrate und den Status von Sitzungen sofort auf einen Blick.
Warum ist die Planung von Schulungssitzungen mit Tabellenkalkulationen problematisch?
Die Planung von ILT- und vILT-Sitzungen mit Tabellenkalkulationen und manueller Arbeit ist zeitaufwendig und fehleranfällig.
Ein speziell entwickeltes Planungssystem für Sitzungen und Kurse ermöglicht es Schulungsmanagern, Präsenz- und virtuelle Kurse schnell zu planen, ohne mehrere Tabellenkalkulationen und Kalender miteinander abgleichen zu müssen.
Mehr erfahren: Die versteckten Kosten der Schulungsplanung mit Tabellenkalkulationen
2. Tools zur Ressourcenverwaltung
Präsenzschulungen erfordern eine Vielzahl von Ressourcen, um jede Sitzung erfolgreich durchzuführen.
Es liegt in der Verantwortung der Schulungsmanager, diese Ressourcen effizient zu koordinieren und jede Sitzung zum Erfolg zu führen.
Einige frühe Befürworter von Schulungsmanagement-Software nannten diese sogar „Schulungsressourcen-Managementsysteme“ – und das aus gutem Grund: Sie verfolgen und verwalten alle Komponenten, die für eine erfolgreiche Schulungsdurchführung erforderlich sind!
Welche Ressourcen benötigen Präsenzschulungen?
- Trainer und Fachexperten (SMEs), also Moderatoren oder Ausbilder
- Schulungsmaterialien
- Ausrüstung, einschließlich Computer bis hin zu branchenspezifischer Technologie
- Physische Schulungsräume
- Videokonferenz-Tools (bei vILT)
- Reise und Unterkunft
- Verpflegung für Lernende und Trainer
Bei Präsenzschulungen sind die Lernressourcen deutlich umfangreicher, kostspieliger und zeitkritischer.
Wenn wir dies auf Hunderte von Schulungssitzungen hochrechnen – und das über Regionen, Zeitzonen und Währungen hinweg für ein einziges Programm – wird deutlich, warum ein spezialisiertes System für die Koordination jedes Details, die Zeitersparnis und die Optimierung der Ressourcenauslastung unerlässlich ist.
Warum ist das Ressourcenmanagement für Präsenzschulungen so wichtig?
Effektives Ressourcenmanagement ist entscheidend dafür, dass ILT-Programme im Zeitplan bleiben und reibungslos ablaufen.
Wenn die Ressourcenplanung direkt mit den ILT-Planungsprozessen verknüpft ist, können Schulungsteams sicherstellen, dass jede Sitzung über die richtigen Personen, Geräte und Räumlichkeiten verfügt – ohne mehrere Tabellenkalkulationen jonglieren zu müssen.
Dies reduziert den Zeitaufwand für Administrationsteams bei wiederholten Querprüfungen und eliminiert das Risiko, kritische Ressourcen bei der Planung zu vergessen.
So können Teams beispielsweise flexibel die Anzahl der für eine Sitzung benötigten Computer anpassen, einen Trainer bei Terminkonflikt neu zuweisen oder einen größeren Raum reservieren, wenn die Teilnehmerzahl steigt.
Diese Funktionen führen zu einer schnelleren Vorbereitung, weniger Problemen in letzter Minute und einem reibungsloseren Lernerlebnis.
3. Tools zur Planung und Zuweisung von Trainern
Als möglicherweise wichtigste Ressource für ILT-Initiativen sollte Ihre Schulungsmanagement-Software über die richtigen Tools verfügen, um die Schulungszuweisungen für Ihre Trainer zu koordinieren.
Schließlich ist ein effektives Management Ihrer Moderatoren, Trainer und Ausbilder entscheidend für den Erfolg Ihrer Lerninitiative. Ohne einen anwesenden Trainer findet keine Schulung statt!
Die beste Schulungsmanagement-Software verfügt über eine Datenbank von Trainern und Fachexperten (SMEs), sodass Schulungsmanager mit wenigen Klicks den passenden Trainer für jede Sitzung und jeden Kurs identifizieren, zuweisen und koordinieren können.
Darauf werden wir später noch ausführlicher eingehen.
Warum sind Trainerzuweisung und -management für die Schulungsmanagement-Software so wichtig?
Die Zuweisung von Trainern zu Sitzungen ist eine der wichtigsten – und oft unterschätzten – Aufgaben bei der Verwaltung von ILT- und vILT-Schulungsprogrammen.
Da die Zuweisung von Trainern zu Sitzungen durch manuellen Abgleich von Trainerdatenbanken mit Schulungskalendern erfolgen kann, schenken viele L&D-Manager diesem Schritt kaum Beachtung.
Wenn Schulungsanbieter und L&D-Teams jedoch Hunderte von Sitzungen pro Jahr verwalten, erhöht dieser manuelle Ansatz schnell den Verwaltungsaufwand, das Burnout-Risiko und führt zu fehlerhafter Sitzungsplanung.
Ein optimierter Prozess zur Trainerverwaltung stellt sicher, dass jederzeit der richtige Trainer zugewiesen wird, minimiert kurzfristige Änderungen und verbessert das Lernerlebnis.
4. Kollaborationstools für Trainer und Schulungsteams
Schulungsverwaltungsteams sind auf eine enge Zusammenarbeit mit ihren Trainern angewiesen, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und ihr Engagement zu fördern.
Ausbilder benötigen außerdem eine effiziente Möglichkeit, alle ihre schulungsbezogenen Aktivitäten zu verwalten.
Die besten Schulungsmanagement-Plattformen verfügen über ein integriertes Trainer-Kollaborationsportal, das als zentrale Anlaufstelle für diese Zusammenarbeit dient.
Über ein zentrales Portal können Trainer ihre Kalender, Aufgaben und Kursunterlagen verwalten und gleichzeitig mit den ILT-Verantwortlichen in Kontakt bleiben.
Back-Office-Teams können mit Fachexperten chatten und diese einladen, sich für offene Kurse selbst einzutragen und ihr Interesse zu bekunden – so wird die manuelle Koordination reduziert und der Prozess für alle effizienter gestaltet.
Was können Schulungsteammitglieder in einem Kommunikationsportal tun?
- L&D-Teams können in Echtzeit über aktuelle Probleme und Engpässe bei einzelnen Schulungsprogrammen oder deren Durchführung diskutieren.
- Trainer und Ausbilder können Durchführungsstrategien oder Statusupdates mit den Schulungsteammitgliedern besprechen.
- Schulungsadministratoren können Ausbilder einladen, bevorstehende Sitzungen zu leiten.
- Trainer können ihre Kalender und Verfügbarkeiten verwalten.
- Teams können die aktuellsten Dokumente und Schulungspläne teilen.
Warum ist ein Trainerportal für Präsenzschulungsprogramme wichtig?
Bei umfangreichen Präsenzschulungsprogrammen findet die Kommunikation zwischen Trainern und den organisierenden Teams oft über Dutzende von Kanälen statt.
Das bedeutet viel Hin und Her zwischen Ad-hoc-Anrufen und dringenden E-Mails!
Ein Trainerportal bietet einen einzigen Kanal, über den Administrationsteams und Trainer Zeitpläne, Ressourcen und Sitzungsdetails koordinieren können – und so den Abstimmungsaufwand deutlich reduzieren.
Darüber hinaus kann ein extern zugängliches Portal die Trainerbindung erhöhen, indem es Ausbildern ermöglicht, ihr Interesse an den Kursen zu bekunden, die sie leiten möchten.
Stellen Sie sich ein hypothetisches Szenario eines Schulungsanbieters im Bereich IT-Dienstleistungen vor:
Sie benötigen einen Trainer für virtuelle und Präsenz-Schulungen im Bereich IT und Cybersicherheit. Der ideale Trainer muss folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Lean-Sigma-Six-zertifiziert
- Fließend in Französisch und Englisch
- Verfügbarkeit: freitags um 09:00 Uhr und montags um 17:00 Uhr
- Schulungszeitraum: von März bis Mai
- CompTIA-zertifiziert
Mit dieser konkreten Anforderung können wir eine Kombination aus drei Maßnahmen ergreifen, um diese Schulung zu besetzen:
- Suchen und zuweisen: Finden Sie einen Ausbilder, der alle Anforderungen in unserem verfügbaren Trainerpool oder unserer Liste qualifizierter Trainer erfüllt.
- Ausschreibung: Bewerben Sie die offene Schulung bei anderen verfügbaren Trainern in unserem Kommunikationsportal.
- Neuausrichtung und Strategieentwicklung: Wenn die freie Schulung nicht besetzt werden kann, besprechen Sie mit Ihrem Schulungsverwaltungsteam mögliche Alternativen.
Das Trainer-Engagement-Portal ist besonders wichtig für Teams, die einen Teil oder das gesamte Schulungsprogramm an einen Managed-Learning-Services-Anbieter auslagern möchten, oder für Schulungsabteilungen, die Hunderte von Schulungen an mehreren Standorten verwalten.
Berichterstattungs- und Lernanalyse-Tools
Schulungsmanager müssen nachweisen, dass ihre Präsenzschulungen den Lernenden und Organisationen einen Mehrwert bieten.
Mit zuverlässigen Berichterstattungs- und Lernanalyse-Tools können Schulungsverwaltungsteams sowohl Kunden als auch der Unternehmensleitung wertvolle Daten über die Wirkung ihrer Schulungen bereitstellen.
Kann ein LMS Berichterstattung und Analysen für ILT und vILT liefern?
LMS-Plattformen bieten nur eingeschränkte Berichtsfunktionen und sind nicht für detaillierte ILT- und vILT-Analysen ausgelegt. Einem LMS fehlen tiefergehende Einblicke in die ILT- und vILT-Leistung, einschließlich der Ressourcen- und Trainerauslastung sowie detaillierter Kostenverfolgung und -prognose.
Die Lösung: Eine Schulungsmanagement-Software liefert umfassende Analysen für alle Präsenzschulungsabläufe.
5. Zentralisierung von Schulungsdaten
Stellen Sie sich vor, Sie müssen alle Informationen aus einem Schulungsprogramm zusammentragen, um einen Bericht zu erstellen.
Dabei stellen Sie fest, dass Sie das CRM für Kundendaten, eine Excel-Tabelle für Besprechungszeiten und schließlich das Projektmanagement-Tool öffnen müssen, um zu sehen, welche Ressourcen für ILT-Sitzungen verwendet wurden.
Das sind viele Systeme, die man abfragen muss, um alle erforderlichen Datenpunkte für die eigene Lerninitiative zu erhalten!
Schulungsmanager sollten darauf abzielen, Schulungen möglichst effektiv und effizient durchzuführen – und dasselbe sollte für die Verwaltung und Speicherung ihrer Schulungsdaten gelten.
Ihre Schulungsmanagement-Software sollte alle kritischen Informationen zu Ihren ILT-, vILT- und Blended-Learning-Initiativen zentral an einem Ort konsolidieren, sodass Sie Daten nicht mühsam aus verschiedenen Quellen zusammensuchen müssen.
Beispiele für kritische Daten, die eine Schulungsmanagement-Software verfolgen kann:
- Verfügbarkeit, Kompetenzen, Zertifizierungen und Zeitzonenverfügbarkeit von Trainern und Fachexperten (SMEs)
- Kursinformationen
- Standorte, Verfügbarkeit und Kosten von Schulungsräumen und Ausrüstung
- Schulungsleistung und -ergebnisse
- Compliance- und regulatorische Informationen
Schulungsmanagement-Plattformen sind darauf ausgelegt, historische, Echtzeit- und prognostizierte Schulungsdaten zu speichern, und bieten eine Suchfunktion für alle Kernfunktionen, sodass Sie schnell auf die benötigten Informationen zugreifen können.
6. Individuell angepasste Schulungsberichte und Dashboards
Ein personalisiertes Schulungsberichtstool, das Echtzeitdaten nutzt, ist eine zentrale Funktion einer Schulungsmanagement-Software.
Wenn Sie regelmäßig Berichte erstellen, benötigen Sie ein schnelles und benutzerfreundliches Drag-&-Drop-System mit unbegrenzten Datenaufbereitungsmöglichkeiten, damit Sie Ihre individuell erstellten Daten problemlos mit Ihrem Team teilen können.
Wenn Sie beispielsweise Ihre Daten nach einem bestimmten Schulungsprogramm, einem Lernerprofil oder einer Geschäftseinheit innerhalb Ihrer Organisation aufschlüsseln möchten, kann Ihre Schulungsmanagement-Software durch wenige Klicks auf Datenfilter in Sekundenschnelle einen umfassenden Schulungsbericht mit Kennzahlen und Daten erstellen.
7. Schulungskennzahlen für Effektivität und Verbesserung messen
„Hilft die Schulung unseren Lernenden dabei, die benötigten Kompetenzen zu entwickeln?“
„Inwiefern trägt die bereitgestellte Schulung dazu bei, unsere Unternehmensziele zu erreichen?“
Dies sind zwei häufige Fragen, die Schulungsmanager von der Unternehmensleitung und ihren Kunden gestellt bekommen.
Durch die Messung spezifischer Schulungskennzahlen können Verwaltungsteams mit konkreten Daten belegen, wie effektiv Präsenzschulungen sind.
Diese Funktion der Schulungsmanagement-Software kann mit Standard-Schulungs-KPIs voreingestellt oder an die Vorgaben des Schulungsmanagers angepasst werden.
Trainer können beispielsweise die durchschnittliche Anwesenheitsrate der Lernenden messen, um zu sehen, wie viele an einer Live-Sitzung teilnehmen. Noch gezielter kann ein Trainer erfassen, wie viele Lernende nach den ersten beiden Sitzungen weiterhin teilnehmen Diese und viele andere Kennzahlen können auf die Ziele der L&D-Strategie zugeschnitten werden.
Mehr erfahren: 18 Kennzahlen zur Messung der Effektivität von Schulungen
8. Aufgabenkoordination und Projektmanagement-Tools
Schulungsverwaltungsteams müssen viele bewegliche Teile koordinieren, um sicherzustellen, dass Präsenzschulungen erfolgreich verlaufen.
Es ist unerlässlich, dass Ihre Schulungsmanagement-Software über integrierte Aufgabenmanagement-Tools verfügt, damit Sie sicherstellen können, dass jeder Kurs vor dem Start der ersten Einheit alles Notwendige bereithält.
Betrachten Sie diese Funktion als die Projekt-Checkliste für Ihr ILT- und vILT-Planungssystem.
Mit farbkodierten Verifikations-Checklisten und Zeitplänen, die jedem Schulungsprogramm und jeder ILT/vILT-Sitzung zugeordnet sind, können Sie fehlende Ressourcen schnell identifizieren.
Integrierte Kommunikationskanäle innerhalb der Schulungsmanagement-Software ermöglichen es Ihnen zudem, Aufgaben anderen Teammitgliedern zuzuweisen und so die Transparenz zu erhöhen.
Tools für Schulungsbudget und Kostenmanagement
Präsenzschulung ist die beste Methode, um nachhaltiges Lernen zu vermitteln. Sie ist jedoch keineswegs kostengünstig.
Die Kosten für die Durchführung ILT-basierter Kompetenzprogramme werden genau geprüft, um sicherzustellen, dass jeder Cent zur Erzielung eines messbaren Schulungs-ROI beiträgt.
Die beste Schulungsmanagement-Software verfügt über integrierte Schulungsbudget-Tools, die Ihnen und Ihrem Schulungsteam helfen, Ausgaben und Budgetzuweisungen in Echtzeit zu messen.
Kann ein LMS Schulungsbudgets und -kosten für ILT verwalten?
LMS-Plattformen bieten einfache Kostenberichte, sind jedoch nicht für die Verwaltung von ILT- und vILT-Budgets in großem Maßstab ausgelegt. Einem LMS fehlt die detaillierte Nachverfolgung zentraler Kennzahlen wie geplanter versus tatsächlicher Ausgaben, Kosten pro Teilnehmer und Ressourcenauslastung.
Die Lösung: Eine Schulungsmanagement-Software bietet vollständige Kostenverfolgung, Budgetkontrolle und Prognosen für alle Präsenzschulungsprogramme – ob vor Ort oder virtuell.
9. Schulungsbudget erstellen, verknüpfen und überwachen
Bei umfangreichen Präsenzschulungsprogrammen kann es nahezu unmöglich erscheinen, das Schulungsbudget im Blick zu behalten – schließlich gibt es so viele bewegliche Teile!
Eine Schulungsmanagement-Software unterstützt Sie dabei, Ihr Schulungsbudget einfacher als je zuvor zu erstellen und zu überwachen – selbst wenn mehrere ILT- und vILT-Programme gleichzeitig laufen.
Durch die Erstellung Ihres Schulungsbudgets mit der Schulungsmanagement-Software können Schulungsverwaltungsteams:
- Schulungsinitiativen strategisch mit den Unternehmenszielen abstimmen
- Auf Basis einer Schulungsbedarfsanalyse (TNA) entscheiden, wo Schulungsinvestitionen am dringendsten benötigt werden
- Eine Kosten-Nutzen-Analyse spezifischer Schulungsprogramme und -kurse erstellen
- Einen Rahmen für kritische Schulungsressourcen entwickeln
Ein klar definiertes Schulungsbudget, das mit Ihrem Planungs- und Ressourcensystem verknüpft ist, kann Ihr Schulungsverwaltungsteam dabei unterstützen, kritische Budgetfehler zu vermeiden!
10. Individuelle und Gesamtkosten der Präsenzschulung verfolgen
Die Verknüpfung zwischen der Planung von Sitzungen, der Trainerzuweisung und den Ressourcenmanagement-Tools gibt Ihnen vollständige Transparenz darüber, wo Ihr Schulungsbudget investiert wird.
Erhalten Sie sowohl übergeordnete als auch detaillierte Übersichten basierend auf:
- Stundenkosten für Trainer und Ausbilder
- Ausrüstungs- und Raummieten
- Kosten für einmalige und mehrfache Ressourcennutzung
- Kosten für Lernmaterialien pro Sitzung
- Reise- und Unterkunftskosten
- Und mehr!
Noch besser: Mit der integrierten Kostenkategorie-Funktion in Ihrem Schulungsbudget-Tool erhalten Sie Echtzeitberechnungen, ohne eine zusätzliche Buchhaltungssoftware zu benötigen.
Mehr erfahren: Die 5 häufigsten Schulungsbudget-Fehler im Schulungsbetrieb
Tools zur Optimierung des Vertriebszyklus und zur Steigerung der Schulungskursverkäufe
Schulung ist ebenso ein Geschäft wie eine Dienstleistung.
Laut einer Studie der Nationalen Weiterbildungsstrategie wird der globale Schulungsmarkt im Jahr 2026 um 77 Prozent wachsen.
Wenn Sie im Bereich hochwertiger Schulungsdienstleistungen tätig sind – insbesondere bei Präsenzschulungserlebnissen – können Sie es sich nicht leisten, Gewinne zu verlieren, zumal der Wettbewerb zunimmt. Die Notwendigkeit, ein führender Anbieter von Schulungsdienstleistungen zu bleiben, ist wichtiger denn je.
Warum ist die Integration Ihres Schulungsvertriebsprozesses in Ihr Schulungsmanagementsystem wichtig?
Wenn Schulungsunternehmen ihre Vertriebsprozesse in ihre Schulungsmanagement-Plattform integrieren, steigern sie die Effizienz im Schulungsvertriebsprozess erheblich.
Schulungsunternehmen haben zwei Aufgaben: Schulungen verkaufen und Schulungen anbieten.
Das Problem ist, dass beides nicht gleichzeitig möglich ist, ohne dass Zeit oder Geld geopfert werden muss.
Wie können Schulungsanbieter bessere Kompetenzentwicklungskurse anbieten, wenn sie so sehr mit der Verwaltung laufender Schulungen beschäftigt sind?
Wie können sie neue Kursangebote und eine bessere Umsetzung strategisch planen, wenn sie mit der Zuweisung von Sitzungen ausgelastet sind?
Die beste Schulungsmanagement-Software ist sowohl für Schulungsanbieter als auch für Schulungsabteilungen effektiv einsetzbar. Für diese Training-as-a-Service-Anbieter ist es entscheidend, Schulungsvertriebsfunktionen in die auf das Schulungsmanagement ausgerichteten Funktionen zu integrieren.
11. Schulungskursverkäufe verwalten
Die Verwaltung Ihres Vertriebszyklus von Anfang bis Ende – und wieder von vorne – umfasst viele Schritte, um erfolgreich zu sein.
Von der Angebotsanfrage (RFP) bis zur ILT-Sitzungsdurchführung benötigen Schulungsanbieter eine effiziente Möglichkeit, den Verkauf von privaten und öffentlichen Kursen sowie die unterstützenden Back-Office-Prozesse zu verwalten.
Die Optimierung offener und geschlossener Kurse – von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung – trägt zur Umsatzmaximierung bei.
Die beste Schulungsmanagement-Software bietet Schulungsanbietern die kontinuierliche Möglichkeit, sicherzustellen, dass jeder Kursverkauf schnell abgewickelt wird.
Was erwarten Schulungsanbieter von einer Schulungsmanagement-Software?
- Vertriebsüberwachung: Überwachen Sie den Status von Kursverkäufen – von ausstehenden Bestellungen bis zu Rechnungen – um die Nachfrage zu verstehen und den Umsatz zu prognostizieren.
- Automatisierte Rechnungsstellung: Sparen Sie Zeit bei der Erstellung von Rechnungen für Debitoren und Kreditoren und passen Sie ausstehende Posten individuell an.
- Vereinfachte Buchhaltung: Eine zentrale Rechnungsstellung erleichtert die Buchführung für Ihr Schulungsunternehmen und trägt zur Sicherstellung der finanziellen Compliance bei.
- Integration mit der Schulungsdurchführung: Verknüpfen Sie Vertriebs- und Durchführungsabläufe, um Fehler zu reduzieren, Sitzungen schneller zu starten und die Schulungsabwicklung effizient zu skalieren.
Präsenzschulungen mit der besten Trainingsmanagement-Software skalieren
Wir sind mehr als nur ein Planungssystem für Schulungen und Kompetenzentwicklung.
Entdecken Sie, wie Training Orchestra Geschäftsergebnisse verbessert, Schulungsabläufe optimiert und Ihrem Unternehmen hilft, mit jeder einzelnen Schulung zu wachsen.
12. Schulungen vermarkten und bewerben
Der Verkauf neuer und attraktiver Schulungsprogramme ist das primäre Ziel von Schulungsanbietern.
Leider kann es mühsam sein, Ihre Kursangebote neuen und wiederkehrenden Kunden zu präsentieren – insbesondere ohne das richtige Rahmenwerk.
Abgesehen von herkömmlichen Marketing-Tools nutzen die besten Schulungsmanagement-Plattformen ein dediziertes Kundenportal, um bevorstehende Schulungen zu bewerben und Kurse zu verkaufen, die für ihre Kunden interessant sein könnten.
Wie funktioniert ein Kunden-Kollaborationsportal?
Sehen Sie das Kundenportal Ihres Schulungsmanagementsystems als digitales Schaufenster für Kunden, die Schulungsdienstleistungen erwerben möchten.
Das Portal zeigt Ihr aktuelles Schulungsangebot sowie bevorstehende Schulungen und Schulungssitzungen an, die für Ihre Kunden auf Grundlage früherer Bestellungen interessant sein könnten.
Aber damit hört es nicht auf!
Im Gegensatz zu ähnlichen Standard-Online-Shops für den Kursverkauf können Schulungsverwaltungsteams den gesamten Registrierungsprozess verwalten – von der Kursauswahl bis zum Start der Sitzung.
Weitere Funktionen eines integrierten Kundenportals für Ihr Schulungsunternehmen umfassen:
- Verwaltung individueller Kundenregistrierungen für einzelne Schulungssitzungen
- Automatisierung der Rechnungserstellung, -prüfung und -zustellung
- Bearbeitung von Kundenanfragen und Angeboten über Kollaborationstools
Was passiert, wenn Schulungsanbieter über eine effiziente Möglichkeit verfügen, Schulungen an ihre Kunden zu verkaufen, mit ihnen zusammenzuarbeiten und diese durchzuführen? Sie wandeln Schulungs-Leads in mehr Schulungsverkäufe um!
Enterprise-Funktionen für das Schulungsmanagement
Für die größten Organisationen ist Schulung nicht mehr an einem einzigen Standort angesiedelt, sondern an Hunderten von Standorten – vor Ort und online.
Für umfangreiche Schulungsprogramme, die sich über den gesamten Globus und verschiedene Zeitzonen erstrecken, muss Ihre Schulungsmanagement-Software in der Lage sein, mehrere Programme mit Hunderten von ILT-Sitzungen zu bewältigen.
Kann ein LMS umfangreiche ILT- und vILT-Schulungen auf Enterprise-Niveau verwalten?
LMS-Plattformen sind primär für die Bereitstellung von eLearning konzipiert und können nicht den gesamten Funktionsumfang für umfangreiche Präsenzschulungen (ILT) oder virtuelle Präsenzschulungen (vILT) auf Enterprise-Niveau abdecken.
Einem LMS fehlen ILT-Verwaltungsfunktionen wie die Unterstützung mehrerer Sprachen, Zeitzonen und Währungen sowie Anforderungen für erweiterte Enterprise-Umgebungen.
Die Lösung: Eine Schulungsmanagement-Software, die für komplexe ILT- und vILT-Abläufe auf Enterprise-Niveau entwickelt wurde, bündelt die globale Planung, externe Schulungsunterstützung, Zertifizierung und Einhaltung regulatorischer Anforderungen an einem zentralen Ort.
13. Mehrsprachige und länderübergreifende Unterstützung
Ihre Schulungsmanagement-Software sollte in der Lage sein, Schulungen über Standorte, Länder und Geschäftsbereiche hinweg zu planen und zu verwalten – alles über ein zentrales System.
Laut einer Studie von ICC German sind immer mehr Unternehmen weltweit in mindestens drei Ländern tätig – und diese Zahl wird bis 2030 voraussichtlich noch deutlich steigen.
Unterschiede bei Zeitzonen, Sprachen und Währungen können auf den Erfolg Ihres Schulungsbetriebs auswirken. Ihre Schulungsmanagement-Software sollte diese Variablen automatisch berücksichtigen, sodass Schulungsteams Zeitpläne nicht manuell von PST auf MEZ anpassen oder Schulungskosten von GBP in EUR umrechnen müssen.
Mehr erfahren: Verwaltung eines globalen Schulungsbetriebs mit Präsenzschulungen
14. Unbegrenzte Präsenzschulungen
Mehr Schulungen bedeuten ein besser ausgestattetes Team von Fachleuten.
Die beste Schulungsmanagement-Software setzt keine Grenzen für die Anzahl der Präsenzschulungen, die Sie anbieten können – ganz im Gegenteil.
Angesichts der rasanten Entwicklung in den Branchen ist es nicht verwunderlich, dass Lernende bestrebt sind, sich weiterzubilden und umzuschulen, um in ihrem Bereich relevant zu bleiben. Die meisten Schulungsmanagement-Plattformen können nur eine begrenzte Anzahl an Kursen pro Programm planen.
Achten Sie auf eine Schulungsmanagement-Plattform, die Ihnen hilft, Präsenz- und virtuelle Schulungen bedarfsgerecht für Ihre wachsende Organisation zu organisieren und zu planen.
15. Verwaltung der Teilnehmerregistrierung
Die Verwaltung von Anmeldungen für Hunderte oder sogar Tausende von Lernenden kann schnell zu einem logistischen Albtraum werden – besonders wenn man sich auf eine eigenständige Datenbank und eine Tabellenkalkulation verlässt!
Dies ist besonders relevant für Ihre Mitarbeiter ohne festen Schreibtisch, Ihre Frontline-Mitarbeiter und Ihre Produktionsbelegschaft.
Die beste Schulungsmanagement-Software vereinfacht diesen Prozess mit Massenanmeldefunktionen, die es Schulungsadministratoren ermöglichen:
- Lernende nach Abteilung, Region, Rolle oder Kompetenzniveau mithilfe von Filtern oder Organisationshierarchien anzumelden
- CSV-Uploads oder direkte HRIS-Integrationen zu nutzen, um Mitarbeiter automatisch für Schulungen – wie Kompetenzentwicklung oder Compliance-Schulung – anzumelden
- Anmelderegeln zu definieren und Sitzungen auf Basis der Schulungsbedarfsanalyse oder der Bedarfsplanung zuzuweisen
16. Personalisierung von Lernpfaden
Die Personalisierung von Lernpfaden bedeutet, Schulungsprogramme individuell zu gestalten, sodass sie optimal auf die Rolle, das Kompetenzniveau, den Compliance-Bedarf oder die Karriereentwicklungsziele eines Mitarbeiters abgestimmt sind.
In großen Organisationen – insbesondere solchen, die mehrere Kompetenzentwicklungsprogramme oder regulierte Schulungen verwalten – stellt die Personalisierung sicher, dass Lernende auf dem optimalsten und effizientesten Weg zum Erfolg sind.
Schulungsadministratoren können Daten aus den integrierten Berichtstools der Schulungsmanagement-Software nutzen, um auf Basis von Präferenzen oder bisherigen Leistungen alternative Lernpfade für die Lernenden zu entwickeln.
Denken Sie beispielsweise an ein kürzlich durchgeführtes Kompetenzbeurteilungsseminar für Finanzfachleute. Nach der Auswertung der Ergebnisse hat das Schulungsverwaltungsteam festgestellt, dass eine Gruppe von Lernenden aufgrund ihrer fünfjährigen Erfahrung als erfahren gilt – im Vergleich zu den Neueinsteigern, die gerade ins Unternehmen eingetreten sind.
Auf Grundlage der Seminardaten entscheidet das Team, für die erfahrenen Mitarbeiter vILT-Sitzungen und für die unerfahrenen Finanzteammitglieder ILT-Sitzungen anzubieten. Die Begründung für Letzteres liegt in einer stärkeren persönlichen Interaktion mit den Teammitgliedern und der Möglichkeit, praktische Übungen durchzuführen.
Mehr erfahren: Entwicklung einer erfolgreichen Learning-Operations-Strategie
17. Automatisierte Prozesse für regelmäßige und wiederkehrende Schulungen
Für Organisationen und Schulungsanbieter, die dieselben Schulungssitzungen wiederholt durchführen, kann der administrative Aufwand erheblich sein.
Berücksichtigt man verschiedene Schulungsstandorte, vermittelte Kompetenzen, Ausbilder und Sitzungszeiten, wird es schnell überwältigend. Noch schlimmer: Manuelle Duplizierung wird ineffizient und fehleranfällig!
Achten Sie auf eine Schulungsmanagement-Software, die es Ihnen ermöglicht, wiederkehrende Zeitpläne zu automatisieren und Vorlagen für Schulungsprogramme mit gemeinsamen Datenpunkten in Ihrem Dashboard zu erstellen – wie Ausbilder, Kursname, benötigte Ressourcen oder Sitzungszeit.
Die Vorlagenfunktion der Schulungsmanagement-Software sorgt dafür, dass Ihr Schulungsverwaltungsteam erheblich Zeit spart und nicht mehr zwischen verschiedenen Tabellenkalkulationen hin- und herwechseln muss.
18. Schulungskatalog und Verwaltung des Kursangebots
In großen Unternehmen kann eine L&D-Strategie Dutzende von Schulungsprogrammen umfassen, die verschiedene Präsenzschulungen beinhalten.
Die Kurse können von Soft Skills wie Führungskräfteentwicklung und „Die Kunst der Überzeugung“ für Ihr Vertriebsteam bis hin zu technischen Fähigkeiten wie der Installation von Glasfasern für Telekommunikationsunternehmen reichen. Bei diesem Volumen und dieser Vielfalt ist die Anzahl der ILT-Sitzungen schier unbegrenzt!
Die beste Schulungsmanagement-Software ermöglicht Schulungsanbietern und internen L&D-Teams eKursangebote und die notwendigen Ressourcen effizient zu verwalten, damit die Schulungen für die Lernenden reibungslos umgesetzt werden können.
19. Bereitstellung und Verwaltung von Extended-Enterprise-Schulungen
Schulungen enden nicht bei den internen Mitarbeitern. Die wichtigsten Schulungserlebnisse sind diejenigen, die für das erweiterte externe Netzwerk einer Organisation bereitgestellt werden.
Extended-Enterprise-Schulungen konzentrieren sich darauf, praxisnahes Lernen für die Partner eines Unternehmens bereitzustellen, darunter Lieferanten, Vertriebspartner, Franchisenehmer und sogar die Kunden selbst.
Mit der Integration von Extended-Enterprise-Schulungsfunktionen in Ihre Schulungsmanagement-Software können Schulungsteams den Nutzen Ihrer Produkte und Dienstleistungen durch gezielte Schulungen erhöhen.
Weitere Vorteile von Extended-Enterprise-Schulungen mithilfe einer Schulungsmanagement-Software umfassen:
- Steigerung des Produktwissens durch effektive Schulung von Kunden und Vertriebspartnern
- Konsistente Servicebereitstellung für Filialen und Partnerstandorten
- Senkung der Supportkosten durch strukturierte Schulungen für externe Stakeholder
- Stärkung von Partnerbeziehungen durch Up- und Reskilling-Kurse zu Ihren Produkten
- Generierung neuer Einnahmen durch gebührenpflichtige Schulungsprogramme
Jetzt ansehen und lernen: Wie Extended-Enterprise-Schulungen zu Unternehmenswachstum führen
20. Schulungsmanagement für Verbandsmitglieder
Verbände existieren unter anderem, um ihren Mitgliedern Möglichkeiten zu Upskilling und Reskilling zu bieten und so sicherzustellen, dass diese in ihrem Fachgebiet auf dem neuesten Stand und wettbewerbsfähig bleiben. Mit einem offenen Schulungskatalog erhalten Mitglieder schnellen Zugang zu bevorstehenden Kursen und können flexibel die für sie passenden auswählen.
Verbandsmitglieder benötigen regelmäßige Schulungen, um ihre Fachkenntnisse zu vertiefen oder neue Techniken in ihrem Fachgebiet zu erlernen. Mit Funktionen wie Kursregistrierung, Budget- und Kostenverfolgung sowie Kursmanagement auf einer zentralen Plattform können Verbände wiederkehrende Schulungen effizient organisieren und die Mitgliederbindung steigern.
Eine Schulungsmanagement-Software erfasst zudem die Teilnahme und den Lernfortschritt der Mitglieder, wodurch Verbände laufendes Lernen überwachen, Kompetenzlücken schließen und Schulungen nach den höchsten Verbandsstandards sicherstellen können. Durch die Reduzierung des administrativen Aufwands sorgt eine Schulungsmanagement-Software für ein nahtloses und einheitliches Lernerlebnis für alle Mitglieder.
21. Verwaltung regulatorischer Schulungsanforderungen
Da Regierungen sowohl auf Schulungsanbieter als auch auf Unternehmen angewiesen sind, um berufliche Kompetenzen zu entwickeln, bleibt die Verwaltung geförderter Schulungsmittel und -anforderungen eine administrative Herausforderung.
Ihre Schulungsmanagement-Software sollte in der Lage sein, jeden Aspekt der Kurse und Sitzungen Ihres Schulungsprogramms nachzuverfolgen, wie es von Ihrer lokalen, regionalen oder nationalen Regierung vorgeschrieben wird.
Eine Schulungsmanagement-Software hilft dabei, den administrativen Aufwand bei der Erfassung und Verwaltung der zahlreichen Informationen zu staatlich geförderten Schulungsinitiativen deutlich zu reduzieren.
Vorteile des Einsatzes einer Schulungsmanagement-Software für staatlich geförderten Schulungsprogrammen:
- Sicherstellung, dass Schulungen den staatlichen Standards entsprechen, um Förderung zu erhalten
- Verfolgung und Verwaltung der erforderlichen Daten für geförderte ILT-Kurse, einschließlich Kursdetails und Teilnehmerinformationen
- Integration der Finanzierung für staatlich geförderte Programme in die Budget- und Kostenmanagement-Tools für eine vereinfachte Buchhaltung
- Maximierung von Erstattungsmöglichkeiten durch Erfassung aller förderfähigen Schulungen
- Minimierung des Risikos von Strafen oder Berichtsfehlern durch manuelle Schulungsverwaltung
Ihre Schulungsmanagement-Software sollte flexibel alle staatlich geförderten Schulungsprogramme ohne Einschränkungen verwalten können. Bekannte Beispiele:
- Deutschland: Unternehmen müssen die Einhaltung des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) sicherstellen, das die Strukturen der beruflichen Ausbildung sowie die Qualitätsanforderungen regelt.
- Österreich: Organisationen müssen die Vorgaben des Berufsausbildungsgesetzes (BAG) beachten, das die Standards der Lehrlingsausbildung und deren Zertifizierung festlegt.
- Schweiz: Arbeitgeber müssen das Berufsbildungsgesetz (BBG) befolgen, das die bundesweiten Anforderungen für berufliche Ausbildungsprogramme definiert.
Mehr erfahren: Administrative Effizienz für staatlich geförderte Schulungsprogramme
22. Tools zur Lizenz- und Zertifizierungsverwaltung
Die Schulungsmanagement-Software hilft großen Organisationen dabei, die Compliance-Vorgaben von Akkreditierungsorganisationen zuverlässig zu erfüllen.
Eine leistungsfähige Schulungsmanagement-Software sorgt dafür, dass Lizenz- und Zertifizierungsschulungen effizient verwaltet werden, indem sie Nachverfolgung, Planung und Compliance-Prozesse automatisiert, sobald die relevanten Fristen näher rücken.
Das System stellt sicher, dass Mitarbeiter Pflichtschulungen fristgerecht abschließen, und so ihre Zertifizierung sowie die Einhaltung aller Vorgaben in ihrer Rolle sicherstellen. Dies ist besonders wichtig in Compliance-intensiven Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Luftfahrt und dem Finanzwesen, in denen ablaufende Mitarbeiterlizenzen über Erfolg oder Misserfolg einer Organisation entscheiden können.
Dank Echtzeit-Einblicken in Zertifizierungsstatus und Ablaufdaten können Schulungsteams:
- Ablaufende Zertifizierungen oder Lizenzen frühzeitig erkennen und rechtzeitig erneuern
- Compliance-Risiken und Strafen durch autorisierte Organisationen reduzieren
- Kompetenzlücken erkennen und Schulungen gemäß Vorgaben der Akkreditierungsstelle bereitstellen
Diese Funktion eignet sich besonders für Trainingsprogramme mit dualem Lernen, bei denen Teilnehmende neue Kompetenzen sowohl in formalen Trainings als auch durch praktische Anwendung im Arbeitsumfeld entwickeln.
Anpassungsfähigkeit und Technologiekompetenz
Ihre Schulungsmanagement-Software muss technisch einwandfrei sein, um den Anforderungen von Hunderten von Lernenden an mehreren Standorten gerecht zu werden.
Während es für Software-as-a-Service (SaaS)-Anbieter erwartete Standards gibt, müssen Schulungsmanager, die eine Schulungsmanagement-Software in ihre administrativen Prozesse implementieren möchten, auf folgende Kriterien achten.
23. Integration von Drittanbieter-Software
Schulungsmanagement ist eine Wissenschaft, die darauf beruht, dass L&D-Teams über einen Software-Tech-Stack verfügen, der alle Ebenen des Lernökosystems abdecken kann. Die Konnektivität der Schulungsmanagement-Software ist daher entscheidend für den Erfolg von Lernstrategien.
Angesichts der Vielzahl an Softwarelösungen für die Verwaltung und Bereitstellung von Schulungen ist es entscheidend, dass alle Systeme nahtlos miteinander verbunden sind.
Integrierte Schulungsmanagement-Software-Tools sollten Daten nahtlos über APIs verbinden und synchronisieren können, darunter:
- LMS
- HRIS
- ERP
- Videokonferenz-Tools
Die Integration mit Drittanbieter-Software ist entscheidend, da Ihr Schulungsverwaltungsteam seine Datenbanken und Aufzeichnungen auf die Schulungsmanagement-Plattform übertragen muss.
Noch wichtiger: Ihre Schulungsmanagement-Software muss über Videokonferenzfunktionen verfügen, um virtuelle Präsenzschulungen (vILT) zu unterstützen, falls Sie sich entscheiden, durch Trainer geleitete Sitzungen online anzubieten.
Mehr erfahren: Ihren Training-Software-Stack mit Ihrer Schulungsmanagement-Plattform verbinden
24. Blended-Learning-Funktionen und LMS-Konnektivität
Blended Learning kombiniert die praxisnahe Anleitung durch Präsenzschulungen mit der Flexibilität von Online-Schulungen.
Die Verbindung einer LMS-Plattform mit einer Schulungsmanagement-Software ermöglicht es, eLearning-Komponenten mit ILT-Sitzungen in physischen oder virtuellen Klassenräumen zu kombinieren.
Diese Integration gibt Lernenden das Beste aus beiden Welten – skalierbare, selbstgesteuerte Online-Module gepaart mit interaktiven, durch Trainer geleiteten Sitzungen. Außerdem vereinfacht sie auch das Programmdesign für Schulungsteams, die gemischte Lernpfade bereitstellen können, ohne Arbeit in mehreren Systemen zu duplizieren.
Bei der Entwicklung einer Blended-Learning- oder Hybrid-Lernstrategie sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die richtige Online-Schulungssoftware verfügen, die sich nahtlos mit Ihrer Schulungsverwaltung-Software verbinden lässt.
Mehr erfahren: Top-Tipps für die Verwaltung von Blended-Learning-Programmen
25. Enterprise-Sicherheit ohne IT-Aufwand
Nehmen Sie Sicherheit und Datenschutz genauso ernst wie Ihre Schulungen.
Alle in Ihrer Schulungsmanagement-Software übertragenen und gespeicherten Daten sollten nach den höchsten Standards der Branche verschlüsselt werden, sodass sensible Schulungsunterlagen, Mitarbeiterinformationen und Kundendaten jederzeit vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Eine Schulungsmanagement-Software, die auf einer Cloud-basierten Plattform läuft, muss zudem in der Lage sein, alle System-Updates, Sicherheits-Patches und Leistungsverbesserungen automatisch und zentral zu installieren. Das bedeutet, dass Sie immer die neueste Version nutzen – ohne Ausfallzeiten oder Abhängigkeit von Ihrer internen IT-Abteilung für die Bereitstellung von Korrekturen oder Upgrades.
Ihre Plattform sollte außerdem sichere Anmeldungen, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Single Sign-On (SSO) unterstützen, um eine einfache Anpassung an die Identity-Management-Richtlinien Ihrer Organisation zu gewährleisten.
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