Integrationen für Lernsoftware
Die heutigen Schulungsteams stehen unter enormem Druck – und die eingesetzten Plattformen erschweren ihre Arbeit häufig mehr, als dass sie diese erleichtern. Zwar versprechen viele Anbieter eine All-in-One-Lösung für Lern- und Schulungsprozesse, doch die Anforderungen moderner Schulungsprogramme sind inzwischen so komplex, dass dieser Ansatz in der Praxis nur schwer umzusetzen ist.
Da Unternehmen verstärkt in Upskilling-, Reskilling-, Compliance- und Kundenschulungsprogramme investieren, entwickeln sich voneinander getrennte Schulungssysteme zunehmend zu einem ernsthaften Wachstumshemmnis. Jeder manuelle Datenexport, jeder doppelte Teilnehmerdatensatz und jede verpasste Schulungserinnerung verursachen zusätzlichen Aufwand und erschweren die Skalierung von Präsenzschulungen erheblich.
Die gute Nachricht: Der Aufbau eines leistungsfähigen Lernökosystems erfordert nicht, alle Anforderungen mit einer einzigen Software abzudecken. Entscheidend ist vielmehr, die operativen Anforderungen Ihrer Schulungsorganisation zu verstehen und die richtigen Integrationen gezielt einzusetzen, um sowohl die Effizienz als auch die Vernetzung Ihrer Systeme zu verbessern.
Im Folgenden betrachten wir die zentralen Systeme, auf die moderne Schulungsorganisationen angewiesen sind, warum Integrationen eine entscheidende Rolle spielen und wie sich skalierbare Schulungsprozesse aufbauen lassen, mit denen sich mehr Lernen bei geringerem Verwaltungsaufwand ermöglichen lässt.
Was genau ist Lernsoftware?
Lernsoftware ist weit mehr als ein Learning Management System (LMS), das Online-Schulungen direkt für Teilnehmende bereitstellt.
Genauer gesagt umfasst der Begriff Lernsoftware eine Vielzahl von Anwendungen, die Unternehmen einsetzen, um Lernangebote für Mitarbeitende, Kunden und Partner zu erstellen, bereitzustellen, zu verwalten und deren Erfolg zu messen.
Auch wenn viele Unternehmen von einer All-in-One-Lösung träumen, zeigt die Praxis, dass die meisten Organisationen ihr Lernökosystem durch die Kombination verschiedener spezialisierter Lernplattformen optimieren müssen, um ihre individuellen Ziele zu erreichen.
| System | Hauptnutzer | Primär gespeicherte Daten | Wichtige mit anderen Plattformen ausgetauschte Daten |
| Customer Relationship Management (CRM) | Vertrieb & Customer Success | Aktuelle Informationen zu Kunden, Partnern und Interessenten | Schulungsteilnahmen, Zertifizierungsstatus, Lernaktivitäten von Kunden |
| Schulungsmanagement-Software (TMS) | L&D, CLO, Schulungsmanager | ILT- und vILT-Daten, einschließlich Terminplänen, Trainern, Schulungsorten, Ressourcen, Anwesenheiten und organisatorischen Abläufen | Teilnehmerdaten, Anmeldungen, Anwesenheiten, Terminpläne, Ressourcenverfügbarkeiten und Abschlussdaten |
| Human Resources Information System (HRIS) | Personalwesen, People Operations | Mitarbeiterdaten sowie operative Prozesse und Richtlinien | Mitarbeiter- und Abteilungsinformationen; Standard Operating Procedures (SOPs) |
| Kommunikations- und Kollaborationstools | IT / Interne Kommunikation | E-Mail-Benachrichtigungen, Kalendereinladungen und Chat-Nachrichten | Schulungseinladungen, Erinnerungen, Terminänderungen und Kommunikation mit Teilnehmenden |
| Reporting- und Analyseplattform | L&D, Business Intelligence, Finanz- und Rechnungswesen | Dashboards, KPIs sowie operative und lernbezogene Kennzahlen | Daten aus HRIS, LMS, Schulungsmanagement-Software (TMS), CRM und virtuellen Schulungsplattformen für konsolidierte Berichte |
Warum sind Softwareintegrationen für Schulungsprozesse so wichtig?
Integrationen sind entscheidend, weil kein einzelnes System sämtliche Anforderungen eines modernen Schulungsprogramms vollständig erfüllen kann.
Insbesondere bei Präsenzschulungen ist es wichtig, dass Terminplanung, Ressourcenmanagement und Reporting-Daten reibungslos zwischen den verschiedenen Systemen ausgetauscht werden. Nur so lassen sich Schulungen effizient planen, koordinieren und durchführen.
Die zahlreichen miteinander verbundenen Prozesse unterscheiden sich deutlich von E-Learning-Angeboten, deren Abläufe in der Regel wesentlich vorhersehbarer sind und weitgehend innerhalb eines LMS verwaltet werden.
Wenn Schulungsteams mehrere Softwarelösungen einsetzen, ohne diese über die notwendigen Integrationen miteinander zu verbinden, entsteht schnell ein unübersichtliches, fehleranfälliges und schwer steuerbares Schulungsumfeld.
Wenn ein Lerntechnologie-Ökosystem versagt, führt dies häufig zu ineffizienten Back-Office-Prozessen, die zusätzliche manuelle Arbeit, wiederkehrende Aufgaben und Frustration verursachen.
Sobald Schulungsprogramme über Abteilungen, Regionen oder Partnernetzwerke innerhalb eines Extended Enterprise hinweg wachsen, entwickeln sich diese kleinen, aber zeitintensiven Aufgaben schnell zu erheblichen operativen Herausforderungen.
Wie Software in Schulungsorganisationen zusammenarbeitet
Software sollte nicht als einzelne Lösung betrachtet werden, sondern als Kombination spezialisierter Systeme, die unterschiedliche Bereiche von Kompetenzentwicklungs- und Schulungsprogrammen unterstützen. Während einige Plattformen Lerninhalte bereitstellen, beispielsweise ein LMS, unterstützen andere den Vertrieb von Schulungsangeboten oder die operative Durchführung von Schulungen.
Das Verständnis der jeweiligen Rolle jeder Software innerhalb des Lernökosystems ist entscheidend für effiziente Schulungsprozesse. Noch wichtiger ist jedoch das Wissen darüber, wie sich diese Systeme optimal miteinander verbinden und nutzen lassen. Dadurch entsteht ein zusätzlicher Vorteil für Organisationen, die Präsenzschulungen zur Verbesserung der Lernergebnisse einsetzen.
Welche Rolle spielt ein HRIS in einer Schulungsorganisation?
Das Human Resources Information System (HRIS) dient als zentrale Quelle für Mitarbeiterdaten sowie personalbezogene Richtlinien und Prozesse. Von Mitarbeiterkennungen bis hin zu Standard Operating Procedures (SOPs) bildet das HRIS einen unverzichtbaren Bestandteil moderner Unternehmen.
Mittelständische Unternehmen und Großkonzerne investieren häufig bis zu 20 Wochen in die Auswahl eines geeigneten HRIS. Dabei setzen einige Unternehmen sogar bis zu zehn verschiedene HRIS-Systeme ein, um unterschiedliche Anforderungen abzudecken.
Wie unterstützt ein HRIS Präsenzschulungen?
Für Präsenzschulungen sind die im HRIS gespeicherten Informationen von zentraler Bedeutung. Wechselt ein Mitarbeiter beispielsweise die Abteilung, bekommt eine neue Führungskraft oder verlässt das Unternehmen, müssen Schulungszuweisungen häufig sofort angepasst werden. Nur so können die Kompetenzlücken adressiert werden, die in jedem Mitarbeiterentwicklungsprogramm berücksichtigt werden.
Ohne eine HRIS-Integration werden Probleme oft erst sichtbar, wenn Einladungen an ehemalige Mitarbeitende versendet werden, Pflichtteilnehmer keine Kursinformationen erhalten oder Führungskräfte Schulungen für Personen genehmigen, die ihnen nicht mehr direkt zugeordnet sind.
Für kleinere Unternehmen sind manuelle Aktualisierungen oftmals noch beherrschbar. Bei globalen Schulungsprogrammen mit Tausenden von Teilnehmenden an unterschiedlichen Standorten und in verschiedenen Sprachen wird dieser Aufwand jedoch schnell untragbar.
Wie unterstützt ein LMS eine Schulungsorganisation?
Das Lernmanagementsytem (LMS) ist die am häufigsten eingesetzte Software für die Bereitstellung digitaler Lernangebote. Als zentrale Komponente vieler E-Learning-Strategien verlassen sich mehr als 12.000 Organisationen bei bis zu 90 % ihres Schulungsbedarfs auf ein LMS.
Dank seiner Fähigkeit, Wissensvermittlung effizient zu skalieren, unterstützt ein LMS insbesondere folgende Aufgaben:
- Bereitstellung von Online-Lerninhalten
- Verwaltung von Kursanmeldungen
- Dokumentation von Lernfortschritten und Abschlüssen
- Verwaltung von Zertifizierungen und Qualifikationen
- Reporting und Analyse von Lerndaten
Wie funktioniert ein LMS im Kontext von Präsenzschulungen?
Trotz der anhaltenden Diskussion über die Vor- und Nachteile von Online- und Präsenzschulungen spielt ein LMS eine wichtige Rolle bei der Unterstützung vieler Blended-Learning-Programme.
Einige LMS-Anbieter bieten Funktionen für die Planung und Verwaltung von Präsenzschulungen an. Die ausschließliche Nutzung eines LMS für diese Aufgaben wird von Experten jedoch häufig nicht empfohlen, da dadurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler steigt – insbesondere bei Kompetenzentwicklungsprogrammen in mittelständischen und großen Unternehmen.
Bei Präsenzschulungen dient das LMS häufig als zentrale Plattform für Teilnehmende, auf der verfügbare Termine eingesehen und Lernhistorien verwaltet werden können. Die eigentliche Durchführung von Live-Schulungen bringt jedoch eine deutlich höhere operative Komplexität mit sich.
Wenn Organisationen ihre Weiterbildungs- und Schulungsprogramme über mehrere Standorte oder sogar weltweit ausweiten, wird die Schließung operativer Lücken zunehmend anspruchsvoller. Aus diesem Grund erkennen viele Unternehmen, dass LMS-basierte Terminplanung allein langfristig nicht ausreicht, um groß angelegte oder komplexe Präsenzschulungsprogramme effektiv zu verwalten. Die Ausweitung von Schulungs- und Kompetenzentwicklungsprogrammen auf mehrere Standorte erhöht diesen Druck zusätzlich.
Die besten Lernmanagementsysteme (LMS) für Schulungsmanagement-systeme (TMS)
eLearning allein reicht selten aus, sobald Präsenztermine, Trainer und Räume ins Spiel kommen. Entdecken Sie, wie sich Ihr LMS nahtlos mit einer Schulungsmanagement-Software verbinden lässt, damit Blended Learning nicht an der Organisation scheitert.
Welche Rolle spielt ein CRM in einer Schulungsorganisation?
Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Interessenten, Kunden und Partnern über den gesamten Vertriebsprozesses hinweg.
Weltweit nutzen 74 % der mittelständischen und großen Unternehmen CRM-Systeme, um Kundenbeziehungen zu pflegen und Vertriebsaktivitäten strategisch zu steuern.
Wie unterstützt ein CRM Präsenzschulungen?
Nicht jedes Schulungsprogramm richtet sich ausschließlich an Mitarbeitende. Viele Unternehmen führen Schulungen auch für ihr erweitertes Netzwerk durch. Dazu gehören Kunden, Partnerunternehmen, Franchisenehmer und externe Dienstleister. Dieses Extended Enterprise bringt zusätzliche Anforderungen und Herausforderungen mit sich.
Statt regelmäßig Informationen von der L&D-Abteilung anzufordern, können Vertriebsteams das CRM nutzen, um nachzuvollziehen, welche Kunden bereits zertifiziert sind, welche Partner noch Schulungsanforderungen erfüllen müssen und welche Accounts zusätzliche Enablement-Maßnahmen benötigen.
Was passiert, wenn die Schulungssoftware nicht richtig in das Lernökosystem integriert ist?
Wenn eine oder mehrere Schulungsplattformen nicht optimal miteinander verbunden sind, geraten häufig auch andere Bereiche des administrativen Schulungsbetriebs ins Stocken. Viele Verzögerungen und Engpässe in L&D-Abteilungen lassen sich auf Daten zurückführen, die nicht korrekt zwischen Systemen übertragen wurden.
Ein typisches Beispiel sind Budget- oder Kostendaten aus einem Kompetenzentwicklungsprogramm, die ursprünglich in einer Finanz- oder Buchhaltungssoftware erfasst wurden, bei der Planung neuer Schulungsmaßnahmen jedoch nicht vollständig in die Plattform für Ressourcenplanung übernommen werden.
Ein einzelner Fehler mag zunächst unproblematisch erscheinen. Häufen sich jedoch Datenabweichungen und Inkonsistenzen, verbringen Schulungsteams immer mehr Zeit mit administrativen Aufgaben anstatt mit der eigentlichen Durchführung und Optimierung von Schulungen.
Genau deshalb sind durchgängige Integrationen innerhalb des Lernökosystems so wichtig. Sie sorgen für konsistente Daten, reduzieren manuellen Aufwand und schaffen die Transparenz, die moderne Schulungsorganisationen benötigen, um Präsenzschulungen effizient zu planen, zu verwalten und zu skalieren.
| Symptome | Wahrscheinliche Ursache | Folgerisiken | Lösung durch Integration |
| Veraltete Teilnehmerdaten | Historische Schulungsdaten wurden nicht vollständig integriert HRIS und LMS arbeiten mit unterschiedlichen Kennzahlen und Datenstrukturen | Trainer führen möglicherweise die falsche Schulung für die falsche Zielgruppe durch Schulungsressourcen werden durch fehlerhafte Planung verschwendet | Die Anbindung von HRIS und Lernsystemen sorgt für aktuelle und präzise Mitarbeiterdaten Automatische Aktualisierungen bei Änderungen im Rahmen von Upskilling-, Reskilling- und Kompetenzentwicklungsprogrammen |
| Doppelte Berichterstattung | Verschiedene Systeme speichern ähnliche Informationen unterschiedlich, ohne zentrale Datenquelle oder automatisierte Datenflüsse | Verantwortliche erhalten uneinheitliche Berichte, was die Bewertung des Schulungserfolgs und fundierte Entscheidungen erschwert | Die Verknüpfung von Echtzeit- und historischen Daten reduziert Redundanzen Doppelte Datensätze werden automatisch erkannt und bereinigt |
| Uneinheitliche Lernerfahrungen | Schulungsstrategien werden nicht konsequent von L&D an Trainer kommuniziert Es fehlt ein einheitlicher Ansatz für die Durchführung von Schulungen | Erhöhter administrativer Aufwand zur Behebung von Problemen Beschwerden von Teilnehmenden Budgetverluste durch unzureichende Lernerfahrungen | Transparenz zwischen den Lernsystemen stellt konsistente Informationen auf allen Plattformen sicher Umfassende Transparenz über alle relevanten Schulungsdaten |
| Ressourcenengpässe | Wichtige Daten werden in cloudbasierten Tabellenkalkulationen verwaltet | Unzureichende Planungs- und Ressourcenprozesse für zukünftige Schulungsprogramme | Ressourcen- und operative Prozesse werden zentral über eine Schulungsmanagement-Software verwaltet Verknüpfte Daten aus anderen Systemen fließen in zentrale Transparenz- und Reporting-Dashboards |
| Steigender Verwaltungsaufwand | Zu viele Lernsysteme müssen miteinander abgeglichen werden, um Informationen zu validieren | Mehr menschliche Fehler und erheblicher Zeitverlust bei der Verwaltung von Schulungsprogrammen | Jede Software konzentriert sich auf ihre Kernaufgabe Mehr Transparenz durch Dashboards einer Schulungsmanagement-Software |
Implementierung einer Schulungsmanagement-Software in Ihren Software-Stack
Schulungsmanagement-Software (TMS) ist ein zentraler Bestandteil moderner L&D-Abteilungen, insbesondere in mittelständischen Unternehmen und Konzernen, die Präsenzschulungen (ILT) als wesentlichen Bestandteil ihrer Lernstrategie einsetzen.
Als operative Grundlage für die Durchführung von Präsenzschulungen ist eine Schulungsmanagement-Software weit mehr als nur eine weitere Anwendung im Lernökosystem.
Sie schafft die Voraussetzungen dafür, dass Schulungsteams die effektivste Lernmethode, Instructor-Led Training, mit effizienten und skalierbaren Prozessen umsetzen können.
Integration über vorgefertigte oder individuelle APIs
Mit individuell entwickelten oder vorgefertigten APIs für Schulungsmanagement-Software lassen sich Daten schnell und unkompliziert mit einer Vielzahl von Softwareplattformen austauschen.
So konnten beispielsweise Wells Fargo und Dell Technologies Training Orchestra erfolgreich integrieren und in ihr bestehendes Lernökosystem einbinden, um virtuelle Präsenzschulungen schnell und effizient in großem Umfang bereitzustellen.
Dabei mussten weder bestehende Softwarelösungen noch andere Schulungssysteme ersetzt werden. Stattdessen nutz die Unternehmen das Training-Orchestra-Framework, um Transparenz über ihre Schulungsprozesse zu schaffen und neue Optimierungsmöglichkeiten für die Durchführung von Schulungen zu identifizieren.
Die Vorteile von Blended Learning weiter ausbauen
Die meisten Unternehmen setzen heute auf hybride oder Blended-Learning-Konzepte, um ihren Lernbedarf abzudecken. Wird eine Schulungsmanagement-Software in diese Lernstrategie integriert, verbessern sich die Planungs- und Verwaltungsprozesse für den Präsenzschulungsanteil erheblich.
Die Formel ist einfach: Online-Lernen dient dem Wissensaufbau, während Präsenzschulungen die Anwendung, Vertiefung und praktische Umsetzung von Fähigkeiten ermöglichen.
Damit dieses Modell erfolgreich funktioniert, benötigen Schulungsverantwortliche das passende LMS für die Anbindung an ihre Schulungsmanagement-Software.
Dadurch wird sichergestellt, dass:
- Online-Kurse die Inhalte von Präsenzschulungen vorbereiten und ergänzen.
- Schulungsinhalte durch Trainer vertieft, angewendet und überprüft werden.
- Abschlussdaten, Leistungskennzahlen und weitere Lerndaten bei ILT- und vILT-Veranstaltungen berücksichtigt werden können.
Effizientere Schulungsprozesse
Die steigende Komplexität im Bereich Learning & Development hat dazu geführt, dass klassisches Trainingsmanagement zu umfassenden Schulungsprozessen und Training Operations geworden ist. Um entscheidende Kompetenzen erfolgreich aufzubauen, sind effiziente Back-Office-Prozesse heute ebenso wichtig wie die eigentliche Lernmaßnahme.
So wie ein LMS hochwertige E-Learning-Inhalte bereitstellen kann, ermöglicht eine Schulungsmanagement-Software L&D-Verantwortlichen die Umsetzung ihrer Lernstrategien durch eine effiziente Planung und Skalierung von Präsenzschulungen.
Von der Auswahl des passenden Trainers für Upskilling-Maßnahmen bis hin zur Maximierung der Vorteile betrieblicher Weiterbildung erfordert die erfolgreiche Durchführung von Präsenzschulungen die richtigen Funktionen, um ILT professionell und in großem Umfang zu verwalten.
Wann stößt ein LMS als Schulungssoftware an seine Grenzen?
Mit zunehmender Programmgröße und einem stärkeren Fokus auf die praktische Anwendung von Fähigkeiten statt auf reine Wissensvermittlung müssen Schulungsteams über das LMS hinausdenken.
Der Fokus verlagert sich von der reinen Bereitstellung von Lerninhalten hin zur gezielten Vermittlung und praktischen Anwendung von Kompetenzen.
Die Integration einer Schulungsmanagement-Software bietet eine Reihe spezialisierter Funktionen für Schulungsprozesse, die von den meisten Lernplattformen und anderen Unternehmenssysteme nicht abgedeckt werden.
Ab diesem Punkt wird die Verwaltung von Präsenzschulungen über Tabellenkalkulationen oder manuelle Prozesse zunehmend schwierig. Versionskonflikte nehmen zu, manuelle Aktualisierungen häufen sich und selbst kleine Terminänderungen wirken sich auf mehrere Systeme gleichzeitig aus.
Das bedeutet jedoch nicht, dass die Terminplanung über ein LMS grundsätzlich ungeeignet ist. Schwierigkeiten entstehen, wenn die operative Komplexität schneller wächst, als die vorhandenen Planungswerkzeuge sie bewältigen können.
Folgende Anzeichen deuten darauf hin, dass Ihr LMS und Ihre bestehenden Softwareintegrationen möglicherweise nicht mehr ausreichen:
- Die Verfügbarkeit von Trainern wird in Tabellenkalkulationen oder gemeinsam genutzten Kalendern verwaltet.
- Ihre Organisation setzt zunehmend auf Präsenzschulungen und von Experten geleitete Seminare.
- Die Nachverfolgung von Schulungskosten wird durch unterschiedliche Kostenstellen und Ausgaben immer komplexer.
- Eine einzige Terminänderung erfordert Anpassungen in mehreren Systemen oder E-Mails.
- Teilnehmende werden regelmäßig falschen Schulungsterminen zugeordnet oder doppelt angemeldet.
- Zertifizierungsverlängerungen und wiederkehrende Schulungen verursachen erheblichen manuellen Aufwand.
- Die Suche nach verfügbaren Trainern, Räumen oder Schulungsmaterialien wird zur Herausforderung.
- Der administrative Aufwand wächst schneller als die Anzahl der durchgeführten Präsenzschulungen.
Der Aufbau von Kompetenzen für Präsenzschulungen beginnt mit der Integration eines TMS
Je stärker Unternehmen in Upskilling- und Reskilling-Initiativen investieren, desto wichtiger werden fundierte Softwareentscheidungen. Ziel sollte es nicht sein, eine einzige Plattform, meist das LMS, für sämtliche Anforderungen einzusetzen. Stattdessen muss das Schulungsteam sicherstellen, dass jede Plattform ihre spezifische Aufgabe bestmöglich erfüllt und gleichzeitig nahtlos mit dem übrigen Schulungsökosystem zusammenarbeitet.
Für Organisationen, die Präsenzschulungen in großem Umfang durchführen, bedeutet das: Das HRIS verwaltet Personaldaten, das LMS steuert Lernhistorien und Qualifizierungsnachweise, das CRM schafft Transparenz über Kunden- und Geschäftsdaten, und ein TMS koordiniert die operative Komplexität von Live-Schulungen. Kurz gesagt: Jede Plattform sollte ihre Kernaufgabe übernehmen und die relevanten Informationen effizient mit den übrigen Systemen austauschen.
Durch den Aufbau eines skalierbaren Lernökosystems verbringen Schulungsteams deutlich weniger Zeit mit der Bereinigung doppelter Datensätze. Gleichzeitig sinkt die Anzahl verpasster E-Mails, Berichte werden präziser und Schulungsprogramme können weiter wachsen, ohne dass ständig manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Genau das zeichnet skalierbares ILT-Management aus und zeigt, in welche Richtung sich moderne Lerntechnologien und Schulungsmanagement-Software künftig entwickeln werden.
Die für die Durchführung von Präsenzschulungen entwickelte Softwareintegration
Mit steigendem Schulungsvolumen sind administrative Herausforderungen vorprogrammiert, insbesondere dann, wenn Lernökosysteme aus improvisierten Lösungen und nur teilweise verbundenen Integrationen bestehen. Ein gut integriertes Schulungsökosystem hilft dabei, diese Probleme zu vermeiden, indem Daten automatisch zwischen den einzelnen Systemen ausgetauscht werden, einschließlich aller Prozesse rund um Präsenzschulungen.
Training Orchestra ist die Schulungsmanagement-Software, die als operatives Zentrum Ihrer ILT-, vILT- und Blended-Learning-Strategie fungiert.
Indem wir sämtliche Prozesse zentralisieren, die für eine effiziente Durchführung von Präsenzschulungen erforderlich sind, und alle Komponenten miteinander verbinden, die Ihre Schulungsorganisation für einen reibungslosen Betrieb benötigt, optimieren wir selbst die komplexesten administrativen Prozesse im Bereich Learning & Development. So können Sie mehr Schulungen durchführen und gleichzeitig den organisatorischen Aufwand deutlich reduzieren.