Werkzeug oder Kompromiss? Der KI-Effekt auf Präsenztraining im Jahr 2026

Die Ära der KI ist voll im Gange und eine Verlangsamung ist nicht in Sicht. Das World Economic Forum schätzt, dass die Automatisierung bis Ende 2026 weltweit nahezu 85 Millionen Jobs ersetzen oder reduzieren wird.

Laut dem IBM Institute of Business Value glauben mehr als 60% der Führungskräfte, dass generative KI-Tools Auswirkungen auf Kunden- und Mitarbeitererlebnisse haben werden.

Ähnlich zeigte eine CEDEFOP-Umfrage von 2025, dass 18% der befragten Mitarbeiter befürchten, dass ihre Aufgaben durch eine Form von KI ersetzt werden könnten. Dieselbe Umfrage stellte fest, dass 70% der HR-Führungskräfte glauben, dass KI innerhalb der nächsten 5 Jahren einen Großteil der Stellen ersetzen wird.

Was bedeutet all dieses KI-Gerede für Training-Management-Teams?

Traditionell war das Schulungsmanagement die Domäne engagierter Fachleute, die Schulungsprogramme sorgfältig planen, umsetzen und bewerten.

Allerdings wirft der rasant fortschreitende technologische Fortschritt eine bahnbrechende Frage auf: Was wäre, wenn das Schulungsmanagement durch die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz (KI) revolutioniert werden könnte?

Tools wie ChatGPT werden weltweit bereits in Schulungsteams eingesetzt, um Lerninhalte schnell zu erstellen – sei es E-Learning-Skripte, schnelle Performance-Support-Ressourcen oder sogar Beschreibungen für Kurseinheiten bei Präsenzschulung oder virtuelles Präsenzschulung.

Aber was wäre, wenn wir etwas verpassen und mit KI sogar noch viel mehr erreichen könnten?

Was ist KI und wie kann sie für das Schulungsmanagement eingesetzt werden

Seit dem Launch von ChatGPT im November 2022 ist das Thema KI in der Schulungsbranche kaum zu umgehen. Einfach gesagt: KI ist die Fähigkeit von Computersystemen und Maschinen, Aufgaben zu erledigen, die normalerweise einen ausgebildeten Menschen erfordern würden. Ohne zu sehr in technische Details einzutauchen, funktioniert KI durch eine komplexe Kombination aus Machine-Learning-Algorithmen und Terabytes an Daten, die der KI-Administrator bereitstellt, um ein System zu schaffen, das vorhersehbare Antworten generiert.

Warum hat KI in letzter Zeit die Welt im Sturm erobert? KI kann fast alles erledigen, was der Benutzer verlangt.

Von der Übersetzung eines Dokuments in eine andere Sprache über die automatische Generierung von Untertiteln bis hin zum Schreiben eines ganzen Buches. Oder vielleicht sogar die Erstellung des Schulungsplans, den Sie für Ihren Kunden benötigen. In den letzten Jahren hat sich KI so weit verbessert, dass sie nun komplexe Aufgaben bewältigen kann, die Kreativität, kritisches Denken und Problemlösung erfordern – zusätzlich zu kleineren, effizienzorientierten Tasks. Das Potenzial dieser noch jungen Technologie ist jetzt grenzenlos.

Zu den Vorteilen von KI für das Schulungsmanagement gehört die Beschleunigung mühsamer Aufgaben, die normalerweise viel Zeit in Anspruch nehmen. Back-Office-Teammitglieder, die Routineverwaltungsaufgaben erledigen, könnten eine Anfrage eingegeben, um ein Skript zu erstellen, das Aufgaben automatisiert – und innerhalb von Sekunden generiert das KI-System dieses Skript zur Nutzung durch den Schulungsspezialisten.

Die gesteigerte Effizienz durch den Einsatz von KI in Schulungsprogrammen bedeutet Zeit- und Kostenersparnis für Schulungsabteilungen. Die Lernbranche hat das bemerkt: Teammitglieder müssen sich nun noch weniger um administrative Aufgaben wie Terminplanung und Trainerauswahl kümmern und können stattdessen andere Aspekte der L&D-Operationen priorisieren, die KI noch nicht übernehmen kann.

Welche Funktionen kann KI für L&D-Teams übernehmen?

Angesichts des Hypes um KI, die Dinge vereinfacht, sind Unternehmen natürlich begeistert von dem Potenzial, KI-Tools einzusetzen, um ihre Schulungsmanagement-Prozesse zusätzlich zu allem anderen zu optimieren. Schulungsspezialisten können die Kraft der KI nutzen, um Zeit bei Aufgaben wie diesen zu sparen:

• Personalisierte Lernpfade entwickeln: Analysieren der Stärken, Schwächen und Lernpräferenzen einzelner Mitarbeitender, um maßgeschneiderte Lernpfade zu erstellen und hochwirksame, personalisierte Schulungserlebnisse zu ermöglichen.
• Zertifizierungspfade verwalten: Nachverfolgen und Steuern von Zertifizierungsanforderungen, einschließlich Erinnerungen an Mitarbeitende vor anstehenden Rezertifizierungen, um Compliance mit Branchenstandards und Vorschriften sicherzustellen und Risiken zu minimieren.
• Administrative Aufgaben automatisieren: Vereinfachen mühsamer, aber essenzieller Aufgaben wie der Planung von Sessions, dem Versenden von Erinnerungen und der Bearbeitung von Anmeldungen.
• Adaptive Lernumsetzung: Einsatz KI-gestützter adaptiver Lernsysteme, um Schwierigkeit und Inhalt von Schulungen in Echtzeit basierend auf individuellem Fortschritt anzupassen und Lernende langfristig motiviert und gefordert zu halten.
• Schulungsdaten auswerten und Performance verfolgen: Auswertung großer Datenmengen zu Schulungen, einschließlich Teilnehmerlisten, Bewertungsergebnissen und Feedback, sowie Erstellung handlungsrelevanter Einblicke für Manager.

Das sind nur einige Wege, wie Unternehmen die Kraft der KI für das Schulungsmanagement nutzen können – und mit der Weiterentwicklung der Technologie werden noch mehr Möglichkeiten freigeschaltet.

Kann die Nutzung von KI das Management von Instructor-Led-Training erleichtern?

Ein zentraler Vorteil des Einsatzes von KI besteht darin, dass sie automatisch verfügbare Kursleiter für Präsenz- oder virtuelle Schulungen analysieren und bewerten kann, um zu entscheiden, welche Trainer für bevorstehende Schulungen geeignet sind. Bei richtiger Kalibrierung kann KI einen großen Teil der Backoffice-Schulungsprozesse optimieren, die üblicherweise von L&D-Spezialisten gesteuert werden.

Wie kann KI Ihre Instructor-Led-Training-Prozesse optimieren?

• Inhaltliche Vorbereitung: KI kann Trainer bei der Zusammenstellung und Strukturierung von Schulungsmaterialien unterstützen. Sie schlägt relevante Ressourcen vor, erstellt Präsentationen und hilft dabei, Inhalte für einen optimalen Lernerfolg aufzubereiten.
• Personalisiertes Lernen: KI kann Trainer dabei unterstützen, Schulungsinhalte gezielt auf individuelle Lernbedürfnisse abzustimmen. Durch die Analyse von Lernprofilen und Leistungsdaten schlägt KI Anpassungen in der Inhaltsvermittlung vor, um unterschiedliche Lernstile und Lerngeschwindigkeiten optimal zu berücksichtigen.
• Echtzeit-Einblicke: KI kann während trainergeführter Präsenzschulungen Echtzeit-Analysen bereitstellen. Trainer erhalten Einblick in das Engagement der Teilnehmenden, erkennen frühzeitig Bereiche mit Verständnisschwierigkeiten und können ihre Schulungsmethoden entsprechend anpassen.
• Dynamische Inhaltsvermittlung: Mit KI können Trainer ihre Präsentationen in Echtzeit an Fragen, Interessen und Feedback der Teilnehmenden anpassen. So bleibt die Schulung jederzeit zielgerichtet und interessant.
• Bewertung und Feedback: KI-gestützte Tools können Bewertungen automatisieren und sofortiges Feedback zu Quizzen, Tests und Übungen während trainergeführter Präsenzschulungen liefern. Dadurch wird der Bewertungsprozess beschleunigt und Lernenden ermöglicht, Konzepte schneller und effektiver zu verstehen.
• Q&A-Support: KI-gestützte Chatbots können während trainergeführter Präsenzschulungen Fragen der Lernenden in Echtzeit beantworten und ermöglichen es den Trainern, sich auf komplexere Diskussionen zu konzentrieren.
• Steigerung des Engagements: KI kann interaktive Aktivitäten, Diskussionen und Gruppenübungen vorschlagen, die das Engagement der Teilnehmenden fördern und trainergeführte Schulungen lebendiger und produktiver gestalten.
• Empfehlung von Ressourcen: KI kann ergänzende Materialien wie Artikel, Videos oder Fallstudien vorschlagen, die zu den Themen der trainergeführten Präsenzschulungen passen.
• Zeitmanagement: KI kann Trainer dabei unterstützen, die Schulungszeit effektiv zu verwalten. Sie kann Benachrichtigungen senden, die Zeit für einzelne Themen verfolgen und sicherstellen, dass alle geplanten Inhalte innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens behandelt werden.
• Sprachübersetzung: KI-gestützte Übersetzungstools können trainergeführte Präsenzschulungen unterstützen, wenn Teilnehmende unterschiedliche Sprachen sprechen, und so Sprachbarrieren überwinden.
• Teilnahme- und Anwesenheitsverfolgung: KI kann die Anwesenheit automatisch erfassen und das Engagement der Lernenden bewerten, wodurch Trainer den Überblick über die Teilnahme behalten.
• Analyse nach der Schulung: Nach trainergeführten Präsenzschulungen kann KI Trainer dabei unterstützen, die Leistung der Teilnehmenden zu analysieren, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Anpassungen für zukünftige Kurseinheiten vorzuschlagen.
• Virtuelle Realität (VR) und Erweiterte Realität (AR): KI-gestützte VR- und AR-Technologien können während trainergeführter Präsenzschulungen immersive Lernerlebnisse schaffen und so das Verständnis sowie die Behaltensleistung bei komplexen Themen verbessern.

Durch den Einsatz von KI in trainergeführten Präsenzschulungen können Lehrende den Lernprozess optimieren, Virtuelle Realität (VR) und Erweiterte Realität (AR) einbinden, auf individuelle Bedürfnisse eingehen und eine interaktivere sowie ansprechendere Lernumgebung schaffen. Gleichzeitig ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen technologischen Werkzeugen und der persönlichen Note zu wahren, die erfahrene Trainer in den Schulungsprozess einbringen.

Künstliche Intelligenz ist immer noch fehleranfällig

KI kann viele Aufgaben im Zusammenhang mit dem Schulungsmanagement unterstützen und automatisieren, wird jedoch in der Regel nicht eingesetzt, um ein Schulungsmanagement-Team vollständig zu ersetzen. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Menschliche Interaktion und Unterstützung: Schulung umfasst oft direkte Mensch-zu-Mensch-Interaktionen wie Mentoring, Coaching und emotionale Unterstützung. Während KI diese Interaktionen ergänzen kann, kann sie die Empathie und das Verständnis, das menschliche Trainer und Manager bieten, nicht vollständig ersetzen.
• Komplexe Entscheidungsfindung: Das Schulungsmanagement erfordert oft komplexe Entscheidungen basierend auf Kontext, individuellen Bedürfnissen und Unternehmenszielen. KI kann datenbasierte Entscheidungsunterstützung bieten, bewältigt jedoch nicht immer die Feinheiten und Nuancen aller Situationen effektiv.
• Anpassungsfähigkeit: Schulungsprogramme und -strategien müssen sich oft an veränderte Umstände, Lernenden-Feedback und neue Trends anpassen. Menschen sind anpassungsfähiger und können Strategien schnell anpassen, während KI möglicherweise Updates und erneutes Training benötigt, um effektiv zu reagieren.
• Kreativität und Innovation: Die Entwicklung und Verbesserung von Schulungsprogrammen erfordern Kreativität und Innovation – Eigenschaften, die typisch menschlich sind. KI kann bei der Datenanalyse helfen und Verbesserungen vorschlagen, generiert jedoch selten vollständig neue und innovative Schulungsansätze.
• Ethische Überlegungen: Es gibt ethische Aspekte im Schulungsmanagement, wie den Umgang mit Voreingenommenheiten, die Sicherstellung von Fairness und das Treffen von Entscheidungen, die mit Unternehmenswerten übereinstimmen. Menschliche Aufsicht ist unerlässlich, um diese ethischen Bedenken zu adressieren.
• Unerwartete Situationen: Unvorhergesehene Situationen, Notfälle oder spezielle Bedürfnisse von Lernenden können auftreten, die menschliches Eingreifen und Urteilsvermögen erfordern.

KI ist ein wertvolles Tool für die Planung von Kursen und Workshops, aber selbst hier kann es Probleme geben. Wenn beispielsweise das Format der Quelldaten inkonsistent ist, kann dies die KI verwirren. Zudem fehlt KI die Nuancen eines Menschen. Ein Schulungsmanager könnte wissen, dass Trainer A besser für vILT-Workshops geeignet ist als Trainer B und dementsprechend den besten wählen – doch wie soll KI so etwas wissen?

KI kann menschliche Spracheingaben leicht missverstehen, wichtige Kalendereinträge übersehen (was zu Terminüberschneidungen führt) oder zu falschen Schlüssen kommen. Während KI-Software sich mit der Zeit durch Lernen aus Ihren typischen Eingaben und Verhaltensmustern verbessert, wird sie nie den Kontext so erfassen wie ein Mensch, der die Feinheiten einer Situation versteht. KI kann auch voreingenommen sein – beispielsweise wurde ein KI-Tool von Amazon zur Lebenslaufsichtung mit der Zeit immer stärker gegen weibliche Bewerberinnen voreingenommen, sodass es eingestellt werden musste. Natürlich möchte kein Schulungsmanager, dass sein KI-Tool weibliche Trainerinnen benachteiligt!

Warum ist das für Trainer wichtig? Obwohl fast jeder Schulungsmanager auf der Welt gerne das “Einhorn-Tool” finden würde, das die Planung viel einfacher macht, als sie eigentlich sein sollte: Dieses Tool existiert bisher noch nicht.

Wie kann KI in meinen Schulungsprozess und Learning Tech Stack integriert werden

So wichtig die Back-Office-Verwaltung für den reibungslosen Ablauf Ihres ILT- oder vILT-Programms auch sein mag, sie gehört selten zu den Lieblingsaufgabe. Hier kommt KI ins Spiel: Sie können mühsame, zeitaufwendige Aufgaben mit einem Knopfdruck schnell und einfach erledigen und die frustrierenden Teile der Arbeit eines Schulungsadministrators in Sekunden eliminieren.

Natürlich hängt vieles davon ab, welche Prozesse und Systeme bereits in Ihrem L&D-Team vorhanden sind – beispielsweise könnte Ihr Lern-Ökosystem aus Folgendem bestehen:

• Einem Learning Management System (LMS)
• Einer Learning Experience Plattform (LXP)
• Lernressourcen (wie Videos, E-Learning-Materialien und Podcasts)
• Customer Relationship Management (CRM)-Tools
• Bootstrapped Learning Architecture, bestehend aus einem lockeren System von Drittanbieter-Tools zur Verwaltung von Lernaktivitäten in Ihrer Organisation.

Zusätzlich zu Ihren Systemen benötigt KI eine reichhaltige Quelle hochwertiger Daten, um die aussagekräftigsten Ergebnisse zu liefern. Dies könnte bedeuten, dass Sie mit Ihrem IT-Team zusammenarbeiten müssen, um den richtigen Zugriff für Ihre KI-Tools zu ermöglichen oder eine Datenbereinigung durchzuführen, damit Ihre KI-Lösung die besten Erfolgschancen hat. Schließlich kann ein API-gestütztes KI-Tool unmöglich die Aufgaben erledigen, die Sie benötigen, wenn es nicht auf Ihre Trainerlisten, Kursmaterialien oder Zeitpläne zugreifen kann.

Die Zukunft des KI-Einsatzes im Instructor-Led-Training (ILT) und in Lernprozessen

Genau wie andere Branchen, die die Kraft der KI nutzen, um administrative Arbeit zu automatisieren, wird KI weiterhin eine Rolle im Werkzeugkasten von Schulungsmanagern spielen. Die Vorteile, die sie für Unternehmen und Schulungsteams bietet, sind zu wertvoll, um sie zu ignorieren – und da die bereits hochentwickelte Technologie noch in den Kinderschuhen steckt, wird erwartet, dass KI-Systeme mit verbessertem Training und Anpassungen im Laufe der Zeit noch besser werden.

Allerdings ist KI noch nicht so fein abgestimmt, wie wir es uns wünschen würden. Sie ist kein vollwertiger Ersatz für Menschen, was bedeutet, dass wir KI nicht einfach programmieren können, um alle Back-Office-Aufgaben zu übernehmen, und sie dann laufen lassen.

Während das Back-Office-Team KI weiterhin zu seinem Vorteil einsetzen kann, ist es nach wie vor äußerst wichtig, dass der gesamte Schulungsmanagement-Prozess von einem Team erfahrener Schulungsexperten überwacht wird, um etwaige Probleme auszubügeln.

Während KI das Schulungsmanagement durch Automatisierung von Routineaufgaben, datenbasierte Einblicke und Verbesserungen bestimmter Prozessaspekte sicher effizienter machen kann, ist sie am effektivsten, wenn sie als unterstützendes Tool für ein Schulungsmanagement-Team eingesetzt wird, anstatt es vollständig zu ersetzen. Die Synergie aus menschlicher Expertise und KI-Fähigkeiten kann zu effektiveren und ganzheitlicheren Schulungsprogrammen führen.

Warum Training Orchestra dem automatisierten Trainingsmanagementsystem am nächsten kommt

Trotz der nachweisbaren Fehler, die KI bei der Planung und Verwaltung von Schulungseinheiten machen kann, gibt es dennoch einige praktikable Alternativen, um zeitaufwändige administrative Aufgaben im Schulungsmanagement durch Technologie zu vereinfachen.

Ein spezielles Training Management System (TMS) wie Training Orchestra ist darauf ausgelegt, Back-Office-Prozesse zu optimieren und die häufigsten Aufgaben und Abläufe erheblich zu vereinfachen – von der Auswahl des optimalen Termins im Kalender jedes Trainers bis hin zur Identifikation des am besten geeigneten Raums für eine Schulungseinheit.

Aber natürlich kann eine Technologie wie Training Orchestra nicht einfach von irgendjemandem bedient werden. Sie benötigt die Expertise erfahrener Schulungsmanager und Moderatoren, um sicherzustellen, dass Kurse problemlos korrekt geplant und terminiert werden.

In Wirklichkeit entsteht die “Magie” erst, wenn Schulungsexperten mit hervorragender Technologie zusammenarbeiten. Wir stellen Ihrem Team die Tools zur Verfügung, die es braucht, um optimale Arbeit zu leisten – gleichzeitig werden Prozesse gestrafft und alles so effizient und reibungslos wie möglich gestaltet. Egal ob farbcodierte Kursplanung, eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Oberfläche oder Berichtserstellung mit einem Klick – unsere Aufgabe ist es, Ihre Arbeit zu erleichtern. Und es funktioniert!