4 Wege, wie L&D Umschulungen und Weiterbildungen leiten kann

L&D als Vorreiter in der Personalentwicklung

Lern- und Entwicklungsteams (L&D) sind ein wichtiger Bestandteil eines Unternehmens. Unabhängig davon, ob sie intern unter der Leitung eines Chief Learning Officer oder als externer Schulungsanbieter im Rahmen eines Managed-Learning-Services-Plans tätig sind, spielen sie eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter im Rahmen ihrer Möglichkeiten optimal geschult werden. Von Onboarding-Schulungen für neue Mitarbeiter bis hin zu obligatorischen Sicherheits- und Compliance-Schulungen – L&D ist die erste Adresse, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass das Team eines Unternehmens auf dem neuesten Stand der in der Branche benötigten Fähigkeiten bleibt.

Die L&D-Mentalität: Kontinuierliche Fortbildung und Umschulung

Die Abteilung für Forschung und Entwicklung muss die Entwicklung der Mitarbeiter des Unternehmens mit einer wachstumsorientierten Denkweise leiten, d. h. sie muss die Anforderungen aller Schulungsprogramme mit dem Gedanken gestalten, dass die Schulungsveranstaltungen ein kontinuierliches Wachstum ermöglichen, das weit über das Ende des Kurses hinausgeht. Warum ist dies so wichtig? Zum einen müssen Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben und ihren Kunden die besten Produkte und Dienstleistungen anbieten. Dies erfordert, dass die Teams über die neuesten Trends und Innovationen in ihren jeweiligen Branchen auf dem Laufenden bleiben.

Zum anderen ist es üblich, dass Mitarbeiter sich weiterbilden, um nicht nur ihre beruflichen Anforderungen zu erfüllen und zu erhalten, sondern auch ihre beruflichen Fähigkeiten zu verbessern. Upskilling, Reskilling und sogar „Preskilling“ sind Begriffe, die in der Lern- und Entwicklungsgemeinschaft häufig verwendet werden. In der Regel handelt es sich bei Upskill- und Reskill-Programmen um gezielte Einzelinitiativen für bestimmte Talentanforderungen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise feststellt, dass eine neue Technologie in seiner Branche zur Vereinfachung bestimmter Aufgaben eingesetzt werden könnte, kann es einen Schulungskurs mit mehreren Sitzungen zur effektiven Nutzung dieser Technologie durchführen.

4 Wege, wie L&D Upskilling und Reskilling selbst in die Hand nehmen kann

Die Entwicklung neuer oder die Auffrischung bekannter Fähigkeiten sollte zur Routine werden. Hier ist unser einfacher 4-Schritte-Rahmen für die Entwicklung Ihres Plans.

1. Erkennen Sie an, dass es ein Kompetenzdefizit gibt (und immer geben wird)

Kompetenz setzt sich aus verschiedenen Fähigkeiten zusammen. Fertigkeiten sind es, die die Kompetenz in einem bestimmten Bereich ausmachen. Ein IT-Manager ist beispielsweise in der Lage, die Netzwerkinfrastruktur eines ganzen Gebäudes zu planen und zu entwickeln. Das vollständige Verständnis dafür, wie dies zu tun ist, beruht auf einer Grundlage verschiedener Fähigkeiten, sowohl weicher als auch harter, um diese Rolle zu erfüllen. Von einem IT-Manager wird erwartet, dass er über verschiedene Fähigkeiten verfügt, darunter grundlegendes Projektmanagement, Verkabelung, Einrichtung von Sicherheitsprotokollen und Verwaltung von Datenbanken.

Aber L&D-Teams müssen wählerisch sein. Wählerisch in dem Sinne, dass sie genau prüfen müssen, welche Fähigkeiten innerhalb der Definition der Rolle „kompetent“ verbessert werden müssen. L&D kann sich dafür entscheiden, die „Five Whys“ zur Verbesserung der Kompetenz eines gesamten Schulungsprogramms zu stellen.

Nehmen wir das Beispiel des IT-Managers mit der folgenden Situation etwas weiter:

Nur 46 % der Lernenden haben ihre IT-Zertifizierung erhalten.

Warum? Die Lernenden hatten keine Zeit.

Und warum? Ihre persönlichen Arbeitszeiten kollidierten mit den persönlichen Schulungen.

Und warum? Es waren keine Ausbilder an den Schulungsorten verfügbar.

Und warum? Die Abteilung für Forschung und Entwicklung war nicht in der Lage, qualifizierte Ausbilder für den Kurs zu finden.

Und warum? L&D konnte mit den damals verfügbaren Mitteln keine qualifizierten Ausbilder und KMUs beschaffen.

In dieser Situation weiß die Abteilung L&D, dass sie die Kompetenz und die zugrundeliegenden Fähigkeiten verbessern kann, aber nur, wenn sie den richtigen Rahmen und die richtigen Prozesse für die Durchführung bereitstellen kann.

2. Qualitative und quantitative Nachweise für Reskill- und Upskill-Programme bereitstellen

Grünes Licht für die Entwicklung von Weiterbildungs- und Umschulungsprogrammen zu erhalten, ist nicht so einfach, wie es scheint.

In vielen deutschen Unternehmen fehlt eine klar an den Geschäftszielen ausgerichtete L&D‑Strategie: Laut dem ein Studie von Bericht verfügen zwar 71% der Organisationen über eine Lernstrategie, doch nur 15% können deren Wirkung auf die Unternehmensziele tatsächlich messen, gleichzeitig überschätzen viele Führungskräfte, wie stark sie die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden unterstützen.

Während L&D die Umsetzung von Lernprogrammen überwacht, ist die Zustimmung der oberen Führungsebene nach wie vor entscheidend. L&D muss die Führungsebene, einschließlich des Chief Learning Officers, strategisch davon überzeugen, warum Weiterbildungs- und Umschulungsprogramme eine Notwendigkeit sind. Wie kann L&D den Beweis für die Umschulung und Höherqualifizierung erbringen? Mit handfesten Beweisen.

Durch eine Analyse des Schulungsbedarfs kann die Abteilung L&D sowohl qualitative als auch quantitative Daten erhalten, die beschreiben, wo es den Lernenden an den benötigten Fähigkeiten mangelt. Zu den wichtigsten qualitativen Daten, die verwendet werden können, gehören bevorzugte Lernmethoden und Schulungsstandorte (oder deren Fehlen). Zu den wichtigen qualitativen Daten gehören die Anzahl der abgeschlossenen Zertifizierungen, die verfügbaren Stunden für Schulungen für Lernende und Ausbilder sowie der Prozentsatz der Mitarbeiter, die mit ihren Fähigkeiten insgesamt zufrieden sind.

Schulungsmetriken, Mitarbeiterbefragungen und Leistungsergebnisse nach Abteilungen können einen umfassenden Überblick darüber geben, wo Verbesserungen vorgenommen werden können.

3. Den Lernenden als Hauptziel setzen

In jedem Unternehmen liegt die endgültige Lösung bei den Mitarbeitern. Daher sind die Mitarbeiter das wichtigste Kapital, um das Unternehmensleitbild zu verwirklichen. Für die operative Abteilung werden sie als „Humankapital“ betrachtet, für L&D sind sie „Lernende“. Beide Gesichtspunkte sind wichtig, aber es ist die Aufgabe von L&D, die Kompetenz der Mitarbeiter zu erhöhen und ihr berufliches Wachstum zu fördern. Wenn L&D eine verbesserte Lernerfahrung bieten kann, führt dies zu einer besseren Anwendung der erlernten Fähigkeiten und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.

L&D muss sich in erster Linie für die Lernenden und erst in zweiter Linie für die Unternehmensziele einsetzen.

Schulungsteams sollten bei der Planung von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung stets die Schulungsstrategie im Blick behalten.

Wenn Ihre Organisation darauf ausgerichtet ist, Fähigkeiten zu vermitteln, die:

• Aktuelle Geschäftsanforderungen erfüllen
• Ihre Organisation nachhaltig für den Erfolg aufstellen
• Mehrwert für neue Dienstleistungen schaffen

dann lohnt es sich, Präsenzschulungen statt reinem eLearning in Betracht zu ziehen. Aber warum?

Präsenzschulungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, nicht nur für die Lernenden, sondern für die gesamte Organisation. Mit Präsenzschulungen erhalten Teilnehmende praxisnahe Schulungen, die Folgendes ermöglichen:

• Direkte Anwendung am Arbeitsplatz
• Austausch unter Kolleginnen, Kollegen und Lernenden
• Vertiefung des Wissens durch erfahrene Trainer

Zunächst kann L&D damit beginnen, sich selbst zu fragen:

• Welche Fähigkeiten fehlen den Mitarbeitern, um ihre Arbeit besser zu machen?
• Wo fehlt es ihnen an Fähigkeiten, die die Mitarbeiter unserer Konkurrenten haben?
• Wie kann diese Schulung so durchgeführt werden, dass sie in den Zeitplan der Lernenden passt?
• Wie lässt sich diese Schulung am besten durchführen?
• Welche Art von Schulung wünschen sich die Lernenden für ihre berufliche Laufbahn?
• Wie wurde die Ausbildung in der Vergangenheit durchgeführt? War sie zufriedenstellend oder war es „Training um des Trainings willen“?

Nur wenn die Lernteams die Bedürfnisse der Lernenden in den Mittelpunkt der gesamten Schulungsmaßnahme stellen, kann die Abteilung L&D besser verstehen, wie sie die Schulungen anbieten kann, die die Lernenden benötigen, um sich für das Unternehmen und ihre berufliche Entwicklung auszuzeichnen.

4. Die Logistik des Lernens beherrschen

Jetzt, wo die Weiterbildungsprogramme startklar sind, muss die Abteilung L&D ihre umfassenden Fähigkeiten im Bereich des Managements des Schulungsbetriebs unter Beweis stellen und sicherstellen, dass ihre Programme effizient und effektiv ablaufen.

Die Logistik des Lernens oder Prozessmanagement Weiterbildung dreht sich um die Planung, Terminierung, Durchführung und Überwachung verschiedener Schulungsaktivitäten, um den Erfolg sicherzustellen. Das Ziel der L&D-Teams besteht darin, dass die Schulungen planmäßig ablaufen und die Lernenden die erworbenen Fähigkeiten in die berufliche Praxis umsetzen können.

Führungskräfte und andere an der Ausbildung Beteiligte wollen wissen, wie solche umfangreichen Ausbildungsaktivitäten verwaltet werden. Schließlich haben Umschulungs- und Weiterbildungsprogramme in der Regel einen großen Umfang. Das bedeutet, dass die Abteilung L&D für die Planung und Überwachung mehrerer Kurse und Lernressourcen sowie für die Auslastung der Ressourcen, einschließlich der Schulungsorte, der Ausrüstung und der Trainer und Ausbilder, verantwortlich ist. Darüber hinaus wird sich das obere Management auch Gedanken über die Kosten und den Nutzen der Schulungen machen.

Zu den wichtigsten Fragen, die den L&D-Managern in Bezug auf die Umschulung und Höherqualifizierung gestellt werden können, gehören:

• Was ist der Umfang des Schulungsprogramms?
• Wie sieht der Schulungsplan für unser Team angesichts des Umfangs der Schulung aus?
• Wie sehen die Kosten für die einzelnen Kurse aus?
• Wie sieht die Finanzanalyse des gesamten Schulungsprogramms aus, Kosten vs. Budget?
• Wer steht Ihnen für die Durchführung von Schulungen zur Verfügung? Wie viele Stunden stehen für den Trainer zur Verfügung?
• Wann können wir die Schulung durchführen? Wann sind Lernende und Ausbilder verfügbar? An welchen Tagen und zu welchen Zeiten?

Wird die Schulung von einem Ausbilder geleitet / von Angesicht zu Angesicht? Durch virtuelles Training mit Ausbilder (VILT)? Oder ist es besser, sie online durchzuführen?

Verfügen wir über die richtigen Lösungen, um die Terminplanung und Logistik effizient zu verwalten?

Falls wir immer noch mit Tabellen und Kalendern arbeiten, um die Planung zu verwalten, wurden diese aktualisiert?

Die Sicherstellung, dass die Abteilung L&D über die richtigen Systeme verfügt, um den komplexen Prozess der Planung von Schulungen und der Verwaltung der Lernvorgänge zu bewältigen, ist entscheidend für die effektive Verwaltung von Schulungsprogrammen und deren Ergebnisse. Auch wenn es auf den ersten Blick entmutigend erscheinen mag, so ist es doch ein natürlicher Bestandteil der Optimierung der Lerninitiativen eines jeden Unternehmens. Welche wichtigen Vorteile kann das richtige System für Schulungsanbieter bieten?

• Effizienz: Geeignete Systeme rationalisieren die Planung, die Ressourcenzuweisung und die Zusammenarbeit der Ausbilder und sparen so allen Beteiligten Zeit und Mühe.
• Exaktheit: Automatisierte Systeme reduzieren menschliche Fehler bei der Planung und stellen sicher, dass die Schulungen korrekt geplant und kommuniziert werden.
• Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Komplexität des Schulungsbedarfs. Effiziente Systeme können größere Mengen an Schulungssitzungen und Teilnehmern nahtlos verarbeiten.
• Datengesteuerte Einblicke: Moderne Systeme bieten Analysen zu wichtigen Aspekten wie Ressourcennutzung, Schulungsdurchführung, Analyse der Kursdurchführung und Budget-/Finanzanalyse und ermöglichen so fundierte Entscheidungen.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein gut durchdachtes System verbessert die Erfahrung für das Schulungs-Backoffice (Schulungsteam) und die Ausbilder, indem es den Zugriff auf Ressourcen, die Verfolgung des Fortschritts und die Kommunikation von Updates erleichtert.

Wenn die Unternehmensleitung die Bedeutung dieser Systeme hervorhebt, kann sie sich darauf verlassen, dass die L&D-Abteilung in der Lage ist, die Komplexität der Schulungsplanung und -durchführung effektiv zu bewältigen.

Ganz zu schweigen davon, dass die L&D-Abteilung Vertrauen in ihre Fähigkeiten zur Verwaltung komplexer Up- und Reskill-Programme und zur Bereitstellung klarer und detaillierter Daten haben kann.

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Die Verwendung von Live-Online-Schulungen mag zunächst seltsam erscheinen, aber mit diesen Tipps können Sie Schulungen besser durchführen als zuvor!

Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung der Lernerfahrung

Lernen ist ein lebenslanges Unterfangen. So klischeehaft es auch klingen mag, dieses Mantra gilt sowohl für Lernende als auch für L&D-Profis. Lernprofis müssen sich immer wieder vor Augen führen, dass die Ausbildung nicht mit dem Ende einer Sitzung oder dem Abschluss eines Kurses endet, sondern dass die Ausbildung nur für einen kurzen Moment pausiert. Die meisten Personal- und Betriebsteams müssen verstehen, dass Lernen und Entwicklung ein ständiger Prozess ist, der sich ändert, wenn neue Technologien verfügbar werden und sich das Unternehmen an Veränderungen anpasst.

Das Besondere an L&D-Prozessen ist, dass es immer etwas zu verbessern gibt. Die Japaner pflegen das Konzept des Kaizen oder den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung durch Wiederholung und Lernen aus Fehlern. Lern- und Entwicklungsprozesse sollten genau diesen Ansatz verfolgen. Darüber hinaus müssen sie sich fragen, wo Verbesserungen möglich sind und wo es bessere Möglichkeiten gibt, um es für alle einfacher und effizienter zu machen.

Nach Abschluss der Schulung ist es an der Zeit, dass L&D sich zusammensetzen und das Schulungsprogramm in seiner Gesamtheit überprüfen und fragen:

• Was ist bei der Schulung gut gelaufen?
• Was ist schief gelaufen?
• Was hat den Lernenden gefallen? Was hat den Lernenden nicht gefallen?
• War ein Kurs besser für eine virtuelle lernen geeignet als für eine persönliche Schulung?
• Konnten wir einen besseren ROI für die Lernenden erzielen als zuvor?
• Wie viel Zeit wurde für die Durchführung der Schulung aufgewendet? Auf der Seite des Ausbilders und auf der Seite des Lernenden?
• Wie hoch waren die Gesamtkosten der Schulung? Haben wir unser Schulungsbudget überschritten?

Wenn die Abteilung für Forschung und Entwicklung die Daten ausgewertet hat, kann sie zuversichtlich die notwendigen Entscheidungen treffen, um die nächste Schulungseinheit zu verbessern. Die Planung und Verwaltung von Zeitplänen und Ressourcen zur Durchführung von Weiterbildungsprogrammen kann jedoch selbst für die erfahrensten Schulungsteams eine Herausforderung darstellen.

In sich schnell verändernden Branchen, in denen regelmäßig neue Tools und Technologien eingeführt werden, wie z. B. im Finanzdienstleistungssektor, in der Medizintechnik und in der Telekommunikation, kann sich die Organisation von Weiterbildungsprogrammen ohne ein geeignetes Seminarverwaltungssoftware oder Schulungsmanagement-Software schwieriger gestalten als nötig.