Über PMC Training
Performance Management Consultants (PMC) mit seiner Division PMC Training ist eine führende kanadische Organisation für berufliche Weiterbildung mit Spezialisierung auf Business- und Managementtrainings. Mit über 40 Jahren Erfahrung bietet PMC Training wirkungsvolle Lernlösungen und Workshops für Behörden, Unternehmen der Privatwirtschaft sowie gemeinnützige Organisationen an. Das umfangreiche Kursportfolio umfasst zentrale Themenbereiche wie Leadership, Kommunikation, Projekt- und Eventmanagement, Business Writing, Produktivitätstools, persönliche Leistungsfähigkeit und Organisationsentwicklung.
Als mehrheitlich frauengeführtes Unternehmen engagiert sich PMC dafür, Fachkräfte zu stärken und Wachstum durch außergewöhnliche Trainingserlebnisse zu fördern. Aufgrund des hohen Anspruchs an die Qualität seiner Trainingsprogramme stand PMC Training jedoch zunehmend vor Herausforderungen bei der effizienten Verwaltung komplexer Schulungsprozesse.
Herausforderung
Vor welchen Herausforderungen PMC Training stand
Wie viele Schulungsorganisationen sah sich PMC Training mit erheblichen Herausforderungen bei der effizienten Steuerung seines Trainingsgeschäfts konfrontiert. Ohne ein effizienteres System für den Prozess vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung gerieten die hohen Servicestandards sowie die Fähigkeit, flexibel auf die vielfältigen und sich wandelnden Anforderungen der Kunden einzugehen, zunehmend unter Druck.
Eine der größten Herausforderungen war der operative Aufwand bei der Verwaltung öffentlicher und unternehmensinterner Trainingsprogramme. Von der Kursplanung und Trainerkoordination bis hin zur Verwaltung von Teilnehmerdaten und Ressourcenmanagement beanspruchten diese komplexen Prozesse viel Zeit und interne Ressourcen. Diese Ineffizienzen erhöhten nicht nur die Betriebskosten, sondern begrenzten auch die Möglichkeit, das Angebot zu skalieren und schnell auf Kundenanforderungen zu reagieren.
Darüber hinaus wollte PMC Training seine Fähigkeit verbessern, Inhalte und Schulungsformate individuell auf die Bedürfnisse der Kunden anzupassen – sowohl für öffentliche Seminare als auch für interne Firmenschulungen. Das Fehlen eines integrierten Systems zur effizienten Verwaltung dieser Anpassungen stellte jedoch ein erhebliches Hindernis dar.
Diese Herausforderungen machten deutlich, dass eine robuste, skalierbare und flexible Trainingsmanagement-Lösung benötigt wurde, um Prozesse zu optimieren, den administrativen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig das Ziel zu unterstützen, außergewöhnliche Lernerfahrungen bereitzustellen.
Auf der Suche nach dem richtigen Lösungspartner
Um operative Ineffizienzen und logistische Komplexität zu überwinden, begann PMC Training mit der Suche nach einem geeigneten Lösungspartner. Die Lösung musste sich nahtlos in die neue Website von PMC Training integrieren lassen und gleichzeitig Einzelregistrierungen für Gruppenbuchungen sowie das Hinzufügen neuer Sessions oder Kurse vereinfachen.
Darüber hinaus waren leistungsstarke Reporting- und Analysefunktionen erforderlich, da dies eine wesentliche Schwachstelle der bisherigen Plattform darstellte.
Nach einer umfassenden Marktanalyse und der Bewertung verschiedener Anbieter entschied sich PMC Training für Training Orchestra. Neben der Erfüllung der zentralen technischen Anforderungen überzeugten insbesondere folgende Faktoren:
- Der etablierte Ruf und die langjährige Marktpräsenz von Training Orchestra gaben PMC Training Vertrauen in die Zuverlässigkeit und Stabilität der Plattform für geschäftskritische Daten.
- Umfassende Funktionen zur Verwaltung öffentlicher und unternehmensinterner Trainingsprogramme – von Anfang bis Ende.
- Hervorragender Pre-Sales-Support, geprägt von persönlicher Betreuung, einem tiefen Verständnis für individuelle Geschäftsanforderungen und einer lösungsorientierten Zusammenarbeit.
- Flexibilität bei der Unterstützung mehrsprachiger und mehrwährungsfähiger Funktionen, abgestimmt auf die zweisprachigen Geschäftsprozessen von PMC Training in Kanada sowie zukünftigen Anforderungen.
- Die Möglichkeit, unterschiedliche Steuersätze abzubilden – eine Funktion, die bei vielen anderen Lösungen fehlte – war ein kleiner, aber entscheidender Vorteil im Auswahlprozess.
„Der richtige Partner ist entscheidend für den Erfolg. Durch den Einsatz von Training Orchestra konnten wir uns einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, manuelle Altprozesse ablösen und unseren Kunden einen noch besseren Service bieten.“
– Terri French, VP, PMC Training
Lösung
Wie Training Orchestra die Herausforderungen von PMC Training löste
PMC Training implementierte das leistungsstarke TMS von Training Orchestra im Jahr 2022. Der Implementierungsansatz wurde gezielt darauf ausgerichtet, die spezifischen Herausforderungen des Unternehmens zu lösen. Durch den Einsatz von Training Orchestra konnte PMC Training seine Prozesse optimieren, Ressourcen effizienter nutzen und die Qualität seiner Trainingsangebote insgesamt verbessern.
Highlights der Implementierung :
Optimierung von Prozessen und Logistik mit einer zentralen Lösung
Training Orchestra stellte PMC Training eine zentrale Plattform zur Verfügung, mit der sämtliche Trainingsprozesse verwaltet werden können. Zeitaufwendige administrative Aufgaben wie Kursplanung, Trainerzuweisungen und Ressourcenmanagement wurden automatisiert. Dadurch konnte der manuelle Aufwand für das Backoffice-Team deutlich reduziert werden, sodass mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten wie Programmentwicklung und Kundenbetreuung zur Verfügung stand.
Unterstützung öffentlicher und interner Schulungsformate
Um der steigenden Nachfrage nach offenen und unternehmensinternen Schulungen gerecht zu werden, bot Training Orchestra leistungsstarke Funktionen zur Verwaltung beider Trainingsarten. Das System ermöglichte PMC Training die nahtlose Koordination virtueller Klassenräume, Trainer und Ressourcen und sorgte so für eine konsistente und hochwertige Lernerfahrung über alle Schulungsformate hinweg.
Darüber hinaus konnte PMC Training Trainingsprogramme flexibel an die individuellen Anforderungen der Kunden anpassen – einschließlich Inhalte, Zeitpläne und Bereitstellungsformate. Dies erhöhte die Kundenzufriedenheit und stärkte gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Dank dieser Flexibilität konnte PMC Training sein Angebot erweitern und neue Zielgruppen erreichen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
Verbesserung von Kundenservice und Kommunikation
Training Orchestra unterstützte PMC Training außerdem dabei, Trainingsprogramme noch gezielter auf die Bedürfnisse der Kunden auszurichten. Das System erleichterte die Kommunikation und Abstimmung mit Kunden erheblich und ermöglichte eine einfache Anpassung von Inhalten, Zeitplänen und Trainingsformaten. Diese Fähigkeit verbesserte nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern stärkte auch die Marktposition von PMC Training.
Integration von Vertrieb und operativen Prozessen
Das Modul „Training as a Business“ von Training Orchestra verschaffte PMC Training einen entscheidenden Vorteil, indem Vertrieb und operative Abläufe nahtlos in einem einzigen System zusammengeführt wurden. Dieser zentrale Ansatz ermöglichte vollständige Transparenz über die Profitabilität einzelner Trainingssessions, vereinfachte die Angebotserstellung sowie die Verwaltung von Rechnungen und Zahlungseingängen.
Durch die gemeinsame Verwaltung von Vertrieb und Logistik konnte PMC Training nicht nur die operative Effizienz und das Cashflow-Management verbessern, sondern auch datenbasierte Entscheidungen fördern, die Profitabilität steigern und das Kundenerlebnis optimieren.
Leistungsstarke Reports und Analysen
Ein weiterer entscheidender Vorteil von Training Orchestra waren die erweiterten Reporting- und Analysefunktionen. PMC Training erhielt Echtzeit-Einblicke in Trainingsleistungen, Ressourcenauslastung und Finanzkennzahlen. Diese Transparenz ermöglichte datenbasierte Entscheidungen, die Optimierung interner Prozesse sowie eine bessere Darstellung des Mehrwerts der Trainingsprogramme gegenüber den Kunden.
Durch die Implementierung des Training Orchestra TMS konnte PMC Training seine operativen Herausforderungen erfolgreich bewältigen, die Qualität seiner Schulungsangebote steigern und sich optimal für nachhaltiges Wachstum in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt positionieren.
„Training Orchestra ist zu unserem zentralen Hub geworden – es ist die umfassendste Lösung für unsere Anforderungen. Von Vertrieb, Rechnungsstellung und Auftragsverwaltung bis hin zur Steuerung umsatzgenerierender Trainingssessions wird alles in einem einzigen, integrierten System zusammengeführt.“
– Terri French, VP, PMC Training
Ergebnis
Nachhaltige Wirkung
Die Ergebnisse der Partnerschaft zwischen PMC Training und Training Orchestra verdeutlichen die transformative Wirkung einer leistungsstarken TMS-Plattform. Durch die erfolgreiche Bewältigung zentraler operativer Herausforderungen und die Optimierung des Ressourcenmanagements konnte PMC Training nicht nur seine Prozesse effizienter gestalten, sondern auch neue Maßstäbe für operative Exzellenz setzen – ein Ansatz, von dem andere Schulungsunternehmen lernen und den sie erfolgreich übernehmen können.
„Training Orchestra hat es uns ermöglicht, veraltete und stark personenabhängige Systeme abzulösen und Prozesse zu schaffen, die eigenständig funktionieren – für nachhaltige und effiziente Abläufe.“
– Terri French, VP, PMC Training
Operative Effizienz
Die Implementierung des Training Orchestra TMS hat die Abläufe bei PMC Training erheblich optimiert. Durch die Automatisierung von Prozessen wie Planung, Ressourcenallokation und Rechnungsstellung konnte PMC Training den manuellen Aufwand reduzieren und Fehler minimieren. Die Integration der Vorfakturierung in die bestehenden Buchhaltungssysteme hat die operative Effizienz zusätzlich verbessert, indem sie einen nahtlosen Fluss der Finanzdaten gewährleistet und den administrativen Aufwand verringert.
Verbesserte Ressourcensteuerung
Dank Echtzeit-Einblicken in die Ressourcenauslastung konnte PMC Training fundiertere Entscheidungen bei der Planung und Zuweisung von Ressourcen treffen. Dies hat die Nutzung der Trainingsressourcen optimiert, höhere Auslastungsraten ermöglicht und eine bessere Abstimmung mit den operativen Zielen sichergestellt. Die Möglichkeit, Schulungsprogramme zu kategorisieren und mit der Website zu integrieren, hat zudem eine zentrale und effiziente Verwaltung des Angebots geschaffen.
Etablierung eines Erfolgsstandards
Die erfolgreiche Einführung des TMS von Training Orchestra unterstreicht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Lösung. PMC Training hat als einzigartiger Anwendungsfall die Funktionen des Systems vollständig genutzt – einschließlich der nahtlosen Integration in die Website und die Buchhaltungssysteme. Diese umfassende Nutzung hat nicht nur die operativen Herausforderungen gelöst, sondern das Unternehmen auch als Vorbild für andere Schulungsanbieter positioniert, die ihre Prozesse optimieren möchten.
Die Zusammenarbeit zwischen PMC Training und Training Orchestra verdeutlicht die transformative Wirkung eines leistungsstarken TMS auf Trainingsprozesse. Durch die vollständige Nutzung der Systemfunktionen konnte PMC Training messbare Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Ressourcenmanagement und Kundenzufriedenheit erzielen.
„Wir haben den Nutzen unserer Investition in Training Orchestra sehr schnell erkannt. Verbesserungen bei Genauigkeit und Transparenz waren direkt erkennbar – ebenso bei der Kundenkommunikation und der Automatisierung.“
– Terri French, VP, PMC Training
PMC’s Engagement für indigene Völker
PMC Renewal setzt sich dafür ein, indigene Gemeinschaften in Kanada zu stärken, indem Kapazitäten auf individueller, organisatorischer und gemeinschaftlicher Ebene aufgebaut werden. Als Schwesterdivision von PMC Training ist PMC Renewal auf den Aufbau indigener Kompetenzen spezialisiert und bietet kulturell verankerte Trainings-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse indigener Kund:innen, Organisationen, Regierungen und Gemeinschaften zugeschnitten sind.
Ein zentraler Bestandteil der Mission von PMC Renewal ist das 12-wöchige Pre-Employment-Trainingsprogramm, das insbesondere in den nördlichen Regionen Kanadas, vor allem in Nunavut, große Anerkennung gefunden hat. Dieses Programm vermittelt indigenen Teilnehmenden essenziellen Fähigkeiten, um erfolgreich in den Arbeitsmarkt einzusteigen. Durch die enge Zusammenarbeit mit lokalen Interessengruppen stellt PMC Renewal sicher, dass jede Trainingsinitiative relevant, kulturell sensibel sowie an den Werten und Prioritäten der Gemeinschaften ausgerichtet ist. Dieser Ansatz schafft Vertrauen, stärkt Partnerschaften und erhöht sowohl die Wirksamkeit der Programme als auch die Selbstbestimmung der Gemeinschaften.
PMC Renewal agiert auf Basis von drei zentralen Kapazitätssäulen: Individuelle Kapazität, die sich auf Kompetenzaufbau, Mentoring und ganzheitliches Wohlbefinden konzentriert; Organisatorische Kapazität, die Non-Profit-Organisationen, Förderer, Unternehmen und Institutionen durch strategische Beratung, Leadership-Coaching und Kompetenzschulungen unterstützt; sowie Gemeinschaftliche Kapazität, die Führungskompetenz und Resilienz in indigenen Gemeinschaften durch kultursensible Schulungen, Mentoring und Wellness-Angebote stärkt.
Obwohl Training Orchestra ursprünglich zur Unterstützung von PMC Training eingeführt wurde, bietet die Fähigkeit der Plattform, mehrere Geschäftsbereiche zu verwalten, auch eine vielversprechende Grundlage für das Wachstum von PMC Renewal. Aktuell wird das System in begrenztem Umfang für Angebotserstellung und administrative Unterstützung genutzt. PMC Renewal plant jedoch, den Einsatz künftig auszuweiten, um die operative Effizienz weiter zu steigern und indigene Kund:innen noch besser zu unterstützen. Diese strategische Erweiterung soll dazu beitragen, die Wirkung zu skalieren und einen größeren Mehrwert für Gemeinschaften in ganz Kanada zu schaffen.
Gemeinsam engagieren sich PMC Training und PMC Renewal für die Förderung von Wachstum, Leadership und Empowerment in indigenen Gemeinschaften und ebnen so den Weg für eine kompetentere und gerechtere Zukunft.
