Ein zentraler Baustein der meisten Mitarbeiterschulungs– und Upskilling‑Programme ist das Learning Management System (LMS), das in vielen Unternehmen zur Planung von Trainings eingesetzt wird.
Allerdings stellen viele Trainingsmanager schnell fest, dass sie mit einer LMS‑Software Schwierigkeiten haben, Präsenzschulungen (Instructor‑Led Training, ILT) zu koordinieren.
Warum tut sich ein LMS so schwer damit, ILT‑Trainings zu planen?
Das Learning Management System wurde ursprünglich nie dafür konzipiert, Präsenztrainings und andere Vor‑Ort‑Veranstaltungen zu terminieren.
Da ILT aber ein zentraler Erfolgsfaktor für kompetenzbasierte Weiterbildungsprogramme ist, braucht es für ein professionelles Management von ILT in einer zunehmend digitalen Lernwelt eine völlig andere Art von Software.
Bequemlichkeit und Popularität von Learning-Management-Systemen
Seit nunmehr 30 Jahren investieren Organisationen jeder Größe erheblich in Online-Lernlösungen, um Kompetenzlücken zu schließen, neue Fähigkeiten zu entwickeln und sich auf Herausforderungen in ihrer Branche vorzubereiten.
Über eine der mehr als 1.000 verfügbaren Lernmanagementsystemes (LMS) bereitgestellt, ist E‑Learning aufgrund seiner Fähigkeit, Lernen bequem, schnell und unterhaltsam zu vermitteln, fest etabliert.
LMS-Plattformen haben jedoch ihre Grenzen, insbesondere wenn es um die Verwaltung von Präsenzschulungen geht.
Trotz einer anhaltenden Debatte zwischen Präsenz- und Online-Training bleibt instruktorengeleitete Schulung (Instructor-Led Training, ILT) die effektivste Form der Lernvermittlung.
Laut der Brandon Hall Group entfallen heute 70% aller in Unternehmen durchgeführten Schulungen auf ILT und virtuelles instruktorengeleitetes Training (vILT).
Doch sollten L&D-Teams und Trainingsverantwortliche wirklich ein LMS für jeden Aspekt von Weiterbildung und Kompetenzentwicklung nutzen – einschließlich instruktorengeleiteter Trainings?
Das Ironische daran ist, dass das LMS ursprünglich nie dafür konzipiert wurde, Live‑, also Präsenztrainings, ganzheitlich zu steuern.
Ein LMS sollte höchstens für Schulungskonzepte eingesetzt werden, die nur wenig praktische Anwendung oder Anleitung erfordern.
Warum tut sich LMS-Software so schwer damit, instruktorengeleitete Trainings umfassend zu managen – und wie können L&D-Teams diese Form der Schulung besser organisieren?
Präsenzschulungen ist mehr komplex als E-Learning
Präsenzschulungen oder Instructor-Led Training (ILT) unterscheidet sich deutlich von Online-Training und E-Learning-Methoden der Weiterbildung.
Im Vergleich zu asynchronen und bequemen Online-Lernmethoden erfordert ILT einen erheblichen Aufwand an Ressourcen und administrativer Planung, um Schulungen für Lernende durchzuführen.
Aufgrund des Zeit- und Ressourcenaufwands, der für die Umsetzung eines Instructor-Led-Training-Programms erforderlich ist, ist diese Form der Weiterbildung wenig überraschend für nahezu jedes Trainingsbudget kostenintensiv.
Die benötigten Ressourcen reichen von den Trainer:innen und Dozent:innen, die die Sitzungen leiten, über materielle Ressourcen wie Computer und Werkzeuge bis hin zu den Vor-Ort-Schulungsräumen.
Angesichts der Kompetenzentwicklungsinitiativen großer Unternehmen und des Umfangs, in dem ILT verwaltet werden muss, erscheint es für Trainingsmanager:innen nahezu unmöglich, hunderte Schulungssitzungen mit einem LMS zu verwalten, das ursprünglich für Video-Content konzipiert wurde.
ILT-Programme erfordern eine intensivere Ressourcenkoordination
Bei der Durchführung von Online-Schulungen verwenden die meisten Trainingsstrategen eine Kombination aus Quizze, Assessments und Online-Trainingsvideos.
Alle Lernressourcen werden in der Regel vom LMS-Anbieter oder vom Verlag fertig bereitgestellt.
Bei der Entwicklung von Präsenzschulungen (Instructor-Led Training, ILT) sind jedoch diese und noch viele weitere Ressourcen erforderlich, um den Erfolg der Schulung sicherzustellen!
Sehen wir uns an, was von den Training Operations-Teams verwaltet werden muss.
Planung von Schulungsveranstaltungen und -sitzungen
Administrations-Teams für Trainings vergleichen oft Kalender mit den Terminen und Zeiten der Schulungssitzungen anhand verschiedener Tabellen.
Diese Tabellen enthalten wertvolle Datenpunkte wie Schulungsverfügbarkeit, Anzahl der Schulungsausrüstungen und Informationen zu Schulungsorten.
Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten alle Ressourcen für eine einzige Schulungssitzung koordinieren – das bedeutet eine Menge Vergleichsarbeit.
So nachvollziehbar das auch scheint, es ist nicht empfehlenswert, Tabellenkalkulationen für die Planung und Verwaltung von ILT-Sitzungen zu verwenden, da dies ein hohes Risiko menschlicher Fehler und zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich bringt.
Nachverfolgung von Ausgaben und Trainingsbudgets
Wie bereits erwähnt, ist Präsenztraining kostenintensiv.
Sowohl Schulungsanbieter als auch Trainingsmanager möchten sicherstellen, dass jeder investierte Cent zur Steigerung ihres Training-ROI beiträgt.
Zudem sollten Sie vermeiden, teure Budgetfehler im Trainingsmanagement zu machen, die hart erarbeitete Budgets verschwenden könnten.
Verwaltung von Trainingsressourcen
Trainer, Moderatoren und Dozenten sind die wichtigsten personellen Ressourcen einer ILT-Sitzung – doch das ist nur ein Teil des Ganzen.
Oft werden Sitzungszeiten, Reisekosten und Raumkapazitäten nicht effizient verwaltet.
Während die Ressourcenauslastung bei mittelgroßen Organisationen im Durchschnitt bei etwa 50 bis 60 Prozent liegt, sollten Großunternehmen einen Zielwert von etwa 75 Prozent anstreben.
4 Nachteile bei der Verwaltung von Präsenzschulungen mit einem LMS
Die Planung von Präsenzschulungen mit Trainer sollte niemals über eine LMS‑Plattform erfolgen.
So beeindruckend eine LMS‑Plattform auch erscheinen mag, fast jedes heute auf dem Markt verfügbare Learning Management System ist begrenzt, wenn es um die administrativen und operativen Aspekte von Präsenzschulungsprogrammen geht.
Worin ein LMS beim Online‑Training überzeugt:
- Planung von Online‑Kurszuweisungen
- Verwaltung von Teilnehmeranmeldungen
- Herunterladen von unterstützenden Materialien
- Erstellung von Abschlussnachweisen
- Verfolgung von Testergebnissen
Diese Funktionen sind zwar hilfreich, eignen sich jedoch nicht optimal zur Erreichung der zentralen Ziele von Präsenzschulungen – und das aus vier Hauptgründen.
1. Unterschiedliche Lernziele und Erwartungen
ILT und eLearning verfolgen unterschiedliche Lernziele und sprechen verschiedene Erwartungen von Lernenden an.Während Online-Training über ein LMS wichtige Informationen auf ansprechende Weise vermitteln kann, ist ILT in Bezug auf Lernerfolg, Trainingsverständnis und die Entwicklung neuer Fähigkeiten von Vorteil.
Laut einer Studie der Brandon Hall Group halten 56 Prozent der Unternehmen ILT für sehr effektiv – im Vergleich zu 21 Prozent bei eLearning-basierten Modulen.
Der Hauptvorteil von eLearning liegt in seinen geringen Kosten und seiner Flexibilität. Sein größter Nachteil ist jedoch die eingeschränkte Fähigkeit, Trainingssituationen zu schaffen, die Lernenden helfen, erworbene Fähigkeiten tatsächlich anzuwenden.
Wenn Teilnehmende vollständig in ein Lernerlebnis eingebunden sind, müssen sie zuhören, sprechen, hören und Fertigkeiten aktiv anwenden.
Das Ergebnis? Gestärktes Verständnis durch Wiederholung und häufigere Anwendung der gelernten Fähigkeiten.
2. Begrenzte Leistungsfähigkeit im Trainingsbetrieb
Ein LMS ist zunächst darauf ausgelegt, die Bereitstellung von Online-Lernen zu optimieren, weshalb viele der oben aufgeführten Funktionen, wie etwa die Verfolgung von Testergebnissen und das Herunterladen von Dokumenten, als sinnvolle Erweiterungen von eLearning-Funktionen erscheinen.
Selbst wenn ein LMS einige Anpassungen zur Verwaltung von ILT bietet, bleibt seine Stärke eher auf der Ebene der Bereitstellung als auf der organisatorischen Seite.
LMS-Plattformen sind nicht dafür konzipiert, die für einen erfolgreichen Trainingsbetrieb mit ILT-Programmen erforderlichen Inputs zu koordinieren.
Funktionen wie Ressourcenmanagement und Kostenverfolgung, die den Kern des ILT-Managements bilden, werden, sofern überhaupt vorhanden, nur als Nebenfunktionen angeboten.
Learn More: Die 25 wichtigsten Funktionen eines Trainingsmanagementsystems für Schulungsanbieter
3. Endbenutzer sind Lernende, NICHT Schulungsmanager.
Der rote Faden bei LMS‑Funktionen ist der Fokus auf die Interaktion mit den Lernenden.Aus Sicht der Softwareentwicklung sind Mitarbeitende bzw. Lernende die Endnutzer.
Über ein LMS melden sich Lernende für Online‑Kurse an, laden Kursmaterialien herunter und schließen Tests bzw. Assessments ab.Wenn Mitglieder des Trainingsadministrationsteams – Trainingsmanager, Koordinatoren und L&D‑Spezialisten – nicht über den vollständigen Werkzeugsatz zur Steuerung von Trainings verfügen, sind sie gezwungen, mit dem LMS zu improvisieren.
Einige Einschränkungen, bei denen ein LMS für Präsenzschulungen (ILT) nicht ausreichend ist, umfassen:
- Visualisierung verfügbarer Trainer und Ressourcen
- Filterung von Trainerkompetenzen, Verfügbarkeit und Qualifikationen
- Nachverfolgung der Kosten pro Stunde bzw. Nutzung
- Gesamtplanung und -zuweisung des Trainingsbudgets
- Reporting und Analytics
Wenn man eine große Anzahl von Präsenztrainings verwaltet, sollte man darüber nachdenken, wie sich Trainings organisatorisch besser steuern und Ressourcen noch effizienter koordinieren lassen.
4. Fokus auf Lernende statt auf Trainingsadministration
Aus technischer Sicht verwendet LMS-Software den Lernenden und nicht die Veranstaltung als Baustein. Das ist für ILT nicht optimal, da hier die Geschäftslogik von der Trainingsveranstaltung getrieben wird.
Ein Beispiel ist die Kostenverteilung: Ein LMS aggregiert die Kosten pro Lernendem, um die Veranstaltungskosten zu bestimmen. Die meisten ILT-Kosten sind jedoch unabhängig von der Anzahl der Lernenden: Raummiete, Trainerhonorar usw. Deshalb tun sich LMS-Systeme schwer, eine präzise Kostenerfassung zu ermöglichen.
Das bedeutet auch, dass LMS es schwerhaben, zukünftige Investitionen zu planen, für die die einzelnen Lernenden noch nicht namentlich bekannt sind.
Die Optimierung von Präsenzschulungen beginnt mit einer effizienten Trainingsverwaltung
Wenn Präsenzschulungen ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Lernstrategie sind, wissen Sie, dass die Optimierung der administrativen Seite Ihres Trainingsbetriebs der entscheidende Schritt ist.
Werfen Sie einen Blick auf unsere kurze Checkliste unten, um Ihre Trainingsabläufe und die Effizienz Ihrer Präsenzschulungen zu verbessern.
Ressourcen für Präsenzschulungen maximieren
Behalten Sie den Überblick über all Ihre Ressourcen und verfolgen Sie Auslastungsraten, um die finanzielle Effizienz Ihrer Schulungssitzungen zu optimieren.
Von der Verfügbarkeit der Trainer bis hin zur Anzahl der Computer, die in einer Schulungssitzung verwendet werden – stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit schnellen Zugriff auf alle Informationen haben!
Trainer & Dozenten filtern und auswählen
Identifizieren und kommunizieren Sie einfacher mit Ihren Trainern und Dozenten – wissen Sie genau, wer über die passenden Kenntnisse zu welchem Thema verfügt.
Hat Ihr Trainer die richtigen Qualifikationen? Spricht er oder sie die bevorzugte Sprache? Befindet sich die Person überhaupt am gewünschten Standort?
Perfektionieren Sie die Lernlogistik
Planen Sie die Schritte, die vor, während und nach jeder Schulung erfolgen müssen. Kommunizieren Sie, welches Team für jeden Schritt verantwortlich ist, und verfolgen Sie den Abschluss der Aufgaben.
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Präsenzschulungen
Nutzen Sie präzise Prognosen zu Schulungsvolumen und -kosten, um langfristig zu planen, und verfolgen Sie die Entwicklung Ihrer wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs) Jahr für Jahr.
Track Instructor-Led Training Progress
Use precise forecasts of training volume and costs to plan long-term, and track the improvement of key performance indicators (KPIs) year after year.
Datenfreigabe optimieren und besser zusammenarbeiten
Verabschieden Sie sich von Tabellenkalkulationen und setzen Sie auf kollaborative Tools, um Logistik-, Terminplanungs- und Finanzprozesse nahtlos zu integrieren.
Bewerten Sie Ihre Trainingssoftware.
Verschaffen Sie sich Klarheit über die Vor- und Nachteile jeder Trainingssoftware in Ihrem Learning-Tech-Stack.Stellen Sie sicher, dass Sie ein System bereitstellen, das speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Trainings- und Verwaltungsteams bei der Durchführung von Präsenzschulungen sowie auf Tools zur Verwaltung von Blended Learning zugeschnitten ist.Es sind viele Ressourcen zu koordinieren, aber mit dem richtigen Team und der richtigen Software ist Ihr Admin-Team unschlagbar!
Kurzgesagt: Das LMS ist großartig, aber kann nicht alles leisten.
So sehr wir es uns auch wünschen würden: Die „One‑Size‑Fits‑All“-Trainingssoftware gibt es noch nicht. ILT ist nicht E‑Learning und lässt sich nicht optimal mit denselben Tools verwalten.
Es gibt viele Möglichkeiten, ein effizientes Trainingsprogramm sowohl auf Lernendenseite als auch auf Seiten der Trainingsadministration aufzubauen. Alle setzen voraus, dass man die zentralen Unterschiede zwischen den einzelnen Trainingsformaten versteht.
Haben Sie noch Schwierigkeiten, die Grenzen eines LMS beim ILT‑Management zu verstehen? Werfen Sie einen Blick in unseren umfassenden Leitfaden zu den Unterschieden zwischen TMS- und LMS-Plattformen.
Erwägen Sie Trainingsmanagement-Software als Ergänzung zu Ihrem LMS.
Wenn es um die Verwaltung von Präsenzschulungen (ILT) geht, zeigen zahlreiche Ressourcen und Studien, dass die allseits beliebten LMS-Plattformen für Training-Administrationsteams nur begrenzte Möglichkeiten bieten.
Für ILT/vILT- und Blended-Learning-Strategien sollten Sie daher ein Trainingsmanagementsystem (TMS) in Ihre Trainingsabläufe und L&D-Prozesse integrieren.
Training Orchestra ist dabei einfach die beste Trainingsmanagement-Plattform für ILT- und Blended-Learning-Programme im Enterprise-Maßstab.
Speziell entwickelt, um die Anforderungen von Trainingsanbietern und unternehmensinternen Trainingsabteilungen zu erfüllen, bietet Training Orchestra eine vollständige Suite administrativer Tools zur Planung von lehrergeführten Trainings – sowohl vor Ort als auch als Live-Online-Sitzungen. Außerdem stehen alle Tools zur Verfügung, die Sie benötigen, um Ihre ILT-Abläufe zu perfektionieren, einschließlich integrierter Berichte, CRM-Funktionen und Ressourcenmanagement.
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