Fragen Sie eine beliebige L&D-Fachkraft, was sie am meisten ausbremst, und die Planung steht fast immer ganz oben auf der Liste.
Die Koordination von Trainern, Ressourcen, Standorten, Räumen und Ausrüstung – und das alles in Tabellenkalkulationen – kann jede Woche viele Stunden kosten. Und je größer Ihre Schulungsprogramme werden, desto größer werden auch die Herausforderungen.
Die Komplexität steigt weiter, wenn sowohl Präsenzschulungen (ILT) als auch virtuelle, trainergeführte Trainings (vILT) zunehmen. Ob Sie Logistik über verschiedene Zeitzonen hinweg organisieren oder kurzfristige Änderungen bewältigen müssen – Ihr Team kann sich jetzt keine kostspieligen Fehler leisten.
Das Ziel Ihres Teams ist klar: hochwertige Schulungen im großen Maßstab bereitzustellen, ohne auszubrennen oder das System zu überlasten. Doch hier ist die unbequeme Wahrheit:
Tabellenkalkulationen wurden nie dafür entwickelt, ILT- und vILT-Trainings in großem Umfang zu planen.
Sie sind nicht dafür ausgelegt, die dynamischen, schnelllebigen Anforderungen moderner Trainingsorganisationen zu bewältigen.
Wenn Ihre Lernstrategie wächst und Sie sich weiterhin auf Excel verlassen, um alles zusammenzuhalten, verlieren Sie wahrscheinlich Zeit, Budget und Motivation. Wie können Sie also schneller agieren, präzise bleiben und mit Zuversicht skalieren?
Der aktuelle Stand der Schulungsplanung
Verborgene Kosten aufdecken
Die Kursplanung und das Trainingsmanagement werden oft zugunsten der kreativen Gestaltung von Lerninhalten übersehen.
Selbst auf der administrativen Seite konzentrieren sich L&D-Teams häufig auf die Veröffentlichung von Lerninhalten und die Kommunikation mit Trainern, was dazu führt, dass die Planung von Sitzungen und Kursen zur Nebensache wird.
Schulungserfolg entsteht nicht erst im Klassenzimmer – er beginnt mit der sorgfältigen Planung und Organisation der Abläufe. Wenn Lernende nicht rechtzeitig informiert werden, der Veranstaltungsort zu klein ist oder die besten Trainer zu den gewählten Terminen nicht verfügbar sind, kann schnell Chaos entstehen, das nur schwer zu beheben ist.
Kursplanung mit Tabellenkalkulationen
Trainingskoordinatoren arbeiten häufig mit einer Kombination aus Tabellen, Datenbanken und zusätzlichen Tools wie Excel, Google Sheets und CRM-Systemen, um Kurs- und Trainerpläne zu verwalten – ein in der Branche weit verbreitetes Vorgehen.
Das mag funktionieren, führt jedoch zu einem hohen Verwaltungsaufwand und einem Zeitverlust, den L&D-Teams nicht ignorieren können.
Sie glauben nicht, dass Sie zu viel Zeit in Tabellen verbringen?
Eine Studie von BearingPoint über organisatorische Leistung hat festgestellt, dass mittlere Führungskräfte fast 28 % ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, die weder für das Team noch für die Stakeholder einen Mehrwert schaffen.
Stellen Sie sich vor, welches Potenzial freigesetzt werden könnte, wenn diese Zeit stattdessen in Lernende oder die Weiterentwicklung des Schulungsteams investiert würde!
Online-Kalender, E-Mails und manuelle Tabellen sind zwar beliebte Werkzeuge im Trainingsmanagement, doch selten die besten Lösungen. In der L&D-Welt kann die Kursplanung und Trainerzuweisung über Tabellenkalkulationen unglaublich zeitaufwendig sein – vor allem bei großen oder hybriden Schulungsprogrammen.
Viele Trainingsverantwortliche werden unfreiwillig zu Excel-Spezialisten. Stunden gehen für Datenpflege, Terminabstimmungen und Reportings verloren, während strategische Aufgaben auf der Strecke bleiben.
Studien zeigen, dass manuelle Dateneingabe und Datenübertragung bis zu 15 bis 30 Prozent der Arbeitszeit beanspruchen können. Wenn ein erheblicher Teil des Arbeitstags für die Pflege von Tabellen statt für die Planung, Durchführung und Optimierung von Trainings verwendet wird, leidet nicht nur die Effizienz, sondern auch die Skalierbarkeit der gesamten Trainingsorganisation.
Die besten Trainingsmanagement-Ansätze setzen auf automatisierte Schulungsplanung. So lassen sich für jede Sitzung leicht der optimale Zeitpunkt, der passende Trainer und der richtige Veranstaltungsort finden, und zukünftige Planungen werden einfacher und effizienter.
Idealerweise sollte das Management von Learning & Development kein übermäßig manueller Prozess sein – Software sollte die Kursplanung vereinfachen, nicht zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachen.
See how Wells Fargo eliminated 633 spreadsheets for scaling ILT & vILT with Training Orchestra
Die Bedeutung des Managements von Schulungsprogrammen im großen Maßstab: Beseitigung von Tabellenkalkulationsineffizienzen
Schulungsprogramme sind entscheidend für die Entwicklung neuer beruflicher Kompetenzen und tragen maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Bei der Messung des ROI von Schulungen kann die Implementierung solcher Programme laut verschiedenen Studien die Fähigkeiten und Karriereaussichten von Mitarbeitenden um 50 bis 300 % verbessern. Diese Programme werden auch in Zukunft eine zentrale Rolle spielen, da sie entscheidend sind, um Talente langfristig zu entwickeln und zu fördern – von grundlegenden Initiativen wie dem Compliance-Training bis hin zu spezialisierten, zielgerichteten Maßnahmen wie dem Sales Enablement Training.
Tabellenkalkulationen spielen häufig eine zentrale Rolle im Management von Lernprozessen – insbesondere in den frühen Phasen beim Aufbau eines Schulungsprogramms. Sie sind vertraut, flexibel und können anfangs hilfreich sein, um Ordnung in die Abläufe zu bringen. Doch sobald Programme an Umfang und Komplexität gewinnen, werden Tabellenkalkulationen schnell zu einem einschränkenden Faktor. Auf Unternehmensebene investieren L&D-Teams erhebliche Zeit und Mühe in administrative Aufgaben, um den Trainingsbetrieb – sei es für Mitarbeitende, Kunden oder Partner – aufrechtzuerhalten. Dieser Aufwand lässt sich jedoch kaum skalieren.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl und größerem Leistungsumfang werden L&D-Teams zunehmend mit den Folgen der Tabellenplanung konfrontiert: Der damit verbundene Mehraufwand nimmt exponentiell zu. Die Folge? Lernexpertinnen und -experten sind mit manuellen Aufgaben überlastet – Dateneingabe, Abgleich von Trainerplänen, Überprüfung von Kursressourcen, Koordination von Schulungsterminen und Kommunikation zwischen Trainerinnen, Trainern und Interessengruppen. Der Großteil der Zeit wird somit für Verwaltungstätigkeiten aufgewendet, anstatt sich auf strategische Lernziele und die Weiterentwicklung der Schulungsprogramme zu konzentrieren.
Der Einsatz der richtigen Lerntechnologien für Effizienz und Skalierbarkeit
Schulungsteams sind mit dem Einsatz unterschiedlicher Technologien und Methoden bestens vertraut, um Lernenden ein hochwertiges Lernerlebnis zu bieten. Ob Onboarding, Compliance, Reskilling, Upskilling, Führungskräfteentwicklung oder Soft Skills – der Bedarf an hochwertigen Lernlösungen durchzieht alle Bereiche eines Unternehmens.
Die konkrete Lerntechnologie-Landschaft variiert je nach Infrastruktur und Anforderungen jedes Unternehmens. Dennoch lassen sich drei grundlegende Plattformtypen identifizieren, die für alle Organisationen mit einer starken Blended-Learning-Strategie von Vorteil sind.
1. Learning Experience Platform (LXP)
Eine LXP ist ein Front-Office-System, mit dem Lernende direkt interagieren. Dies kann beispielsweise die Unternehmenswebsite oder eine spezialisierte LXP wie Degreed oder Fuse sein.
Typischerweise bietet eine LXP folgende Funktionen:
- Kuratierte Inhalte aus internen und externen Quellen
- Personalisierte Lernszenarien auf Basis von Algorithmen und Datenanalysen, um den jeweils relevantesten Inhalt für jeden Nutzenden bereitzustellen
- Soziales Lernen, beispielsweise in Foren, über kollaborative Projekte oder Peer-to-Peer-Austausch
2. Learning Management System (LMS)
Ein LMS wird hauptsächlich vom Schulungsteam genutzt, um Lerninhalte bereitzustellen. Es umfasst in der Regel E-Learning-Kurse, digitale Ressourcen und multimediale Inhalte. Ohne umfassende Anpassungen ist ein herkömmliches LMS jedoch oft nicht in der Lage, komplexe, trainergeführte Präsenzschulungen oder Terminplanungen effizient zu verwalten.
In einem LMS finden Sie typischerweise:
- Zentralisierte Content-Repositories für Lernmaterialien
- Administrationswerkzeuge zur Erstellung und Verwaltung formeller Online-Schulungskurse
- Benutzerverwaltung zur Erstellung von Nutzenden, Rollenzuweisung und Zugriffssteuerung
- Bewertungen und Tests zur Fortschritts- und Kompetenzmessung
- Integrationen in andere Systeme zur Prozessoptimierung und zum Datenaustausch
3. Training Management System (TMS): Planung ohne Tabellenkalkulation
Ein TMS (Training Management System) unterstützt Organisationen bei der effizienten Verwaltung und Optimierung ihrer Trainingsabläufe – insbesondere im Bereich von ILT-, vILT- und hybriden Trainingsformaten.
Ein TMS ermöglicht es Schulungsteams, Schulungsveranstaltungen zentral zu planen, zu organisieren und zu terminieren – ohne dafür Kalender, Tabellen oder manuelle Prozesse einsetzen zu müssen.
Zentrale Funktionen eines TMS wie Training Orchestra umfassen:
- Planung und Ressourcenmanagement zur Identifizierung des optimalen Zeitpunkts, Trainers, Veranstaltungsorts und der benötigten Ressourcen für jede Sitzung
- Kataloge zur Erfassung der Trainerkompetenzen, um die bestgeeignete Trainerin oder den bestgeeigneten Trainer zuweisen zu können
- Budgets- und Kosten-Tracking-Tools zur Überwachung der Ausgaben
- Trainerportale für Kommunikation und Dokumentenaustausch
- Integration mit anderen Systemen, einschließlich LMS, für eine einfache Anmeldung von Lernenden
Kursplanung und Trainingslogistik perfektionieren – Optimierte Abläufe ohne Tabellenkalkulationen
Was lässt sich also über den aktuellen Stand der Schulungslandschaft sagen?
Eines ist sicher: Die Bedeutung einer soliden Trainingsverwaltung darf nicht unterschätzt werden.
Durch die Optimierung von Prozessen und den Aufbau zuverlässiger Schulungsprotokolle schaffen Sie die besten Voraussetzungen, um langfristig erfolgreich zu bleiben – und das bedeutet, sich endgültig von Tabellenkalkulationen zu verabschieden und den Fokus auf jene Tools und Technologien zu richten, die Ihr Schulungsteam dabei unterstützen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.
Genau hier setzt Training Orchestra an.
Unser marktführendes TMS hilft Unternehmen weltweit, ihre Schulungseffizienz zu maximieren – durch eine einfachere Planung, Terminierung und Nachverfolgung von ILT-, vILT- und hybriden Trainings.
Wenn das nach einer Lösung klingt, die Sie benötigen, freuen wir uns, Ihnen mehr zu zeigen.