Schulungsmanagementsystem vs. Lernmanagementsystem: Unterschiede, Anwendungsbereiche und Best Practices

Definition: Unter Schulungsmanagement versteht man die Leitung und Organisation aller administrativen Abläufe von trainergeführten Präsenzschulungen (ILT) und virtuellen trainergeführten Schulungen (vILT) in Ihrem Unternehmen – von der Terminplanung über Logistik, Ressourcen- und Trainerverwaltung bis hin zu Teamzusammenarbeit, Kostenkontrolle, Budgetierung, Vertrieb und Reporting.

Schulungsmanagement ist der Prozess der Planung und Organisation von Mitarbeiterschulungen innerhalb eines Unternehmens. Es stellt Managern die Werkzeuge zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter Zugang zu den notwendigen Ressourcen, Schulungen und Weiterbildungen haben, um ihre Aufgaben erfolgreich auszuführen.

Genauer gesagt umfasst das Schulungsmanagement alle Funktionen innerhalb eines Schulungsbetriebs, die der Verwaltung mehrerer Schulungsprogramme, ihrer Kurse und Sitzungen sowie der dafür benötigten Ressourcen wie Ausbilder, Ausstattung, Räumlichkeiten, Budget und Zeit dienen. So lassen sich Schulungsprogramme erfolgreich umsetzen.

Für Unternehmen, die im Auftrag anderer Unternehmen Lern- und Schulungsangebote als Dienstleistung (TaaS) anbieten, umfasst das Schulungsmanagement auch die Verwaltung und Erfüllung der Schulungsanforderungen im Rahmen von Compliance-Schulungen, Weiterbildungs- und Umschulungsprogrammen sowie Kundenschulungen. Schulungsanbieter müssen den gesamten Schulungszyklus von der Planung und Durchführung über den Abschluss bis hin zur kontinuierlichen Verbesserung effizient steuern.

Schulungsmanagement ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft, denn es erfordert die Zusammenarbeit von Unternehmen, Schulungsexperten und verschiedenen Technologien, um hochwertige Lernerfahrungen zu schaffen und gleichzeitig Zeit, Ressourcen und Budgets effizient einzusetzen.

Bevor wir weiter ins Details gehen, möchten wir noch einige Begriffe klären.

Die TMS-Software stattet Schulungsanbieter mit den notwendigen Tools aus, um Schulungen in großem Umfang schnell zu planen und effizient durchzuführen. Weitere wesentliche Funktionen eines TMS umfassen die bedarfsgerechte Disposition von Trainer für Präsenz- oder Online-ILT-Formate, die Optimierung der Trainerkommunikation, die Fortschrittskontrolle laufender ILT-Maßnahmen sowie das Kosten- und Budgetmanagement.

Neben der Sicherstellung des laufenden Schulungsbetriebs soll ein TMS Schulungsanbietern auch dabei helfen, die Reichweite ihrer Schulungsangebote und Dienstleistungen gezielt zu erweitern.

Definition: Lernmanagement bezeichnet die Gesamtheit der Prozesse, Tools und Strategien, die zum Erreichen der definierten Lernziele innerhalb eines Programms eingesetzt werden.

Beim Lernmanagement liegt der Schwerpunkt auf der Bereitstellung der Ressourcen, die Lernende für einen erfolgreichen Start in ihr Lernvorhaben benötigen, unabhängig davon, ob es sich um einen einzelnen Kurs oder eine Reihe von Kursen innerhalb eines Programms handelt.

Das Lernmanagement konzentriert sich in erster Linie auf die Lerninhalte, deren didaktische Gestaltung sowie auf die Art und Weise, wie diese den Lernenden bereitgestellt und vermittelt werden.

Definition: Ein Learning-Management-System ist eine Software, die eLearning unterstützt, indem sie die Verwaltung von Inhalten, die Bereitstellung von Kursen und die Nachverfolgung des Lernfortschritts ermöglicht.

Mit einem LMS können Lernende über verschiedene Formate und Kanäle auf Lernmaterialien zugreifen, beispielsweise über Online-Videos, interaktive Lektionen wie Quizze und Lernspiele sowie über mobile Lernangebote.

LMS-Plattformen konzentrieren sich auf das Erreichen von Lernzielen, wobei der Lernende die Kontrolle über seinen Lernprozess behält. Das bedeutet, dass LMS-basiertes Lernmaterial auf selbstgesteuerte oder asynchrone Lernmodelle ausgerichtet ist.

Da die Lernmaterialien für die Lernenden jederzeit zugänglich sind, unterstützt ein LMS während der gesamten Lernphase keine trainergeführten Schulungen (ILT) oder Live-Online-Schulungen (vILT).

Dies bedeutet, dass ein LMS nur begrenzt oder gar nicht in der Lage ist, die zentralen Aspekte des Schulungsbetriebs zu steuern – etwa die Planung von Schulungssitzungen, die Auswahl und Zuweisung von Kursleitern sowie den Verkauf von Kursen.

Nein, Lernmanagement und Schulungsmanagement sind nicht dasselbe.

Modernes Learning & Development (L&D) besteht aus zwei Bereichen: Lernmanagement und Schulungsmanagement.

Das Schulungsmanagement ist „administrativ ausgerichtet“ und konzentriert sich auf die von Ausbildern geleiteten Schulungen und die Wirkung von Schulungsprogrammen als Ganzes.

Das Lernmanagement ist auf den Lernenden ausgerichtet und legt den Schwerpunkt auf die Bereitstellung von Lernmaterialien und Inhalten.

TMS- und LMS-Plattformen mögen auf den ersten Blick sehr ähnlich wirken, ihre Funktionalität unterscheidet sich jedoch auf mehreren Ebenen, wenn es um die Planung und Bereitstellung von Lernerfahrungen geht.

Wer nutzt ein Schulungsmanagementsystem?

Nutzer eines Training-Management-Systems (TMS) sind in erster Linie Mitglieder des Schulungsteams oder diejenigen, die für die Leitung der Schulungsstrategie und die Überwachung des Gesamterfolgs der Schulungsmaßnahmen verantwortlich sind.

Schulungsteams, die das TMS implementieren, können intern oder extern (ausgelagert) sein und Folgendes umfassen:

• Lern- und Entwicklungsabteilungen
• Lernanbieter
• Managed Learning Services
• Ausbildungsbetriebe
• Unternehmensakademien
• Unternehmen für professionelle Weiterbildung
• Berufsbildungsverbände

Zu den Mitarbeitern des Schulungsteams, die das TMS regelmäßig im Tagesgeschäft einsetzen, gehören Schulungsexperten, die für die Betreuung aller Aspekte verschiedener Schulungsprogramme und deren Strategien verantwortlich sind.

Zu den Mitgliedern des Schulungsteams gehören:

• Leitender Lernbeauftragter
• Direktor für Lernen & Entwicklung
• Leiter der Schulungsabteilung
• Schulungsleiter
• Schulungsspezialisten

Die Nutzer des TMS sind die zentralen Akteure, wenn es darum geht, den Erfolg trainergeführter Schulungen (ILT) und virtueller trainergeführter Schulungen (vILT) sicherzustellen und diese mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen.

Wer nutzt das Learning Management System (LMS)?

Die Nutzer von Lernmanagementsystemen (LMS) sind in erster Linie die Lernenden.

Das LMS ist das Herzstück der Online-Schulungsbereitstellung in den meisten Unternehmensschulungsmodellen, da es E-Learning-Inhalte einem breiten Publikum zugänglich macht.

Lernende können auf die Online-Schulungsinhalte zugreifen und Aufgaben in Form von Quizzen, Tests und Video-Tutorials in ihrem eigenen Tempo bearbeiten.

Verwendet das Schulungsteam das LMS?

Das Schulungsteam nutzt das LMS, allerdings im Backend. Seine Rolle im Lernmanagement umfasst:

• Organisieren und Planen von eLearning-Inhalten
• Analysieren von Lerneraktivitäten, z. B. die Erledigung von Aufgaben
• Änderungsvorschläge für Lerninhalte
• Verfolgen von Lerninteraktionen

In der heutigen Lernumgebung wird häufig über die Wirksamkeit von trainergeführten Schulungen im Vergleich zu eLearning diskutiert, aber beide werden oft gemeinsam im Rahmen eines Blended-Learning-Ansatzes verwendet.

Eine trainergeführte Schulung ist eine klassische Präsenzschulung im Klassenzimmer, die von Angesicht zu Angesicht mit den Lernenden stattfindet. Dies kann auch eine virtuelle, von einem Ausbilder geleitete Schulung umfassen, auch als vILT bekannt. eLearning hingegen ist webbasiert und Kurse können jederzeit online absolviert werden. Da sich die beiden Ansätze unterscheiden, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, sie zu verwalten und umzusetzen.

Ein Training-Management-System unterstützt Sie bei der Organisation von Präsenzschulungen und virtuellen, trainergeführten Schulungen. Sie erstellen komplexe Zeitpläne? Sie weisen Kursleiter und Ressourcen zu? Sie verfolgen die Kosten pro Sitzung, Region oder Geschäftseinheit? Das sind die Aufgaben, die von Ihrer Schulungsmanagementsoftware ausgeführt werden können.

Ein Lernmanagementsystem hingegen ist eine Software, die sich speziell der Verwaltung von eLearning und Ihren Lernenden widmet. Es ermöglicht Content-Managern, Online-Kurse über eine Endbenutzeroberfläche zu organisieren, bereitzustellen und zu überwachen.

Natürlich können sich das Schulungsmanagementsystem und das Lernmanagementsystem gegenseitig ergänzen. Daher entscheiden sich Unternehmen, die sowohl Präsenzschulungen als auch virtuelle Schulungen anbieten, häufig dafür, in beide Softwaretypen zu investieren.

Voraussetzung dafür ist ein zuverlässiger Datenaustausch in einem vernetzten Lernökosystem.

Unabhängig davon, ob Sie ILT-/vILT-Lernerfahrungen und eLearning getrennt oder zusammen in Blended-Learning-Szenarien nutzen, benötigen Sie eine Schulungssoftware, die kompatibel ist und eine auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung bietet.

Zwischen diesen beiden Ausdrücken liegt nur ein Wort – aber ein entscheidender Unterschied. Ein Schulungsmanagement-Softwaresystem konzentriert sich auf die Organisation und Optimierung von Schulungen und ist für Schulungsadministratoren konzipiert.

Kernstück sind die Back-Office-Funktionen und -Möglichkeiten für das Schulungsmanagement, mit einem klaren Fokus auf den Prozessen Ihres Unternehmens.

Zu den zentralen Funktionen eines Schulungsmanagementsystems, auf die Sie achten sollten, gehören: Termin- und Ressourcenplanung, Betriebs- und Logistiksteuerung, Ausbildermanagement, Finanzplanung, Leistungsüberwachung, Reporting sowie Verwaltung des Verkaufszyklus. Die meisten TMS-Lösungen bieten heute auch Endbenutzerportale.

Ein TMS dient dazu, alle Abläufe vor und nach einer Schulung so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten. Manche Lernexperten bezeichnen die Software möglicherweise als Schulungsverwaltungssoftware oder Kursmanagementsystem. Unabhängig von der Bezeichnung sind die Funktionen dieselben und unterstützen Schulungsanbieter und ihre Teams bei der Planung von Schulungsveranstaltungen.

Im Gegensatz dazu ist das LMS in erster Linie ein Tool zur Bereitstellung von Inhalten. Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, eLearning-Inhalte für Ihre Lernenden optimal zu verwalten und bereitzustellen, ist eine LMS-Plattform die ideale Lösung.

Wenn Sie Ihre Betriebsabläufe, Ihren Vertriebszyklus für Schulungen oder Ihre Budgetüberwachung verbessern möchten, sind Sie mit einer Schulungsmanagementsoftware besser beraten.

Wichtige Funktionen eines TMS sind:

• Verwaltung der Lernlogistik für verschiedene Schulungsprogramme, einschließlich der Ressourcenplanung (Standorte und Ausstattung).
• Organisation von trainergeführten Schulungen, einschließlich Kurse, Seminare und Workshops, die entweder persönlich vor Ort oder live online durchgeführt werden.
• Pflege eines verfügbaren Pools qualifizierter Moderatoren, Ausbilder und Fachexperten für Schulungsveranstaltungen.
• Verwaltung von Schulungsanfragen und Teilnehmerregistrierungen für ILT- und vILT-Schulungen.
• Überwachung der Schulungsausgaben und Optimierung der Schulungsbudgets.
• Erstellung von Leistungsberichten und Lernanalysen für Schulungsaktivitäten.
• Abwicklung von Schulungsrechnungen für interne und öffentliche Kurse für Partnerunternehmen und das Extended Enterprise.

Ein Lernmanagementsystem verwaltet in erster Linie die Prozesse rund um die Planung, Durchführung und Bewertung von Online-Kursen. Es ist eine zentrale Komponente in Blended-Learning-Programmen.

Zu den spezifischen Funktionen eines LMS gehören:

• Erstellen von eLearning-Kursen, die online bereitgestellt werden
• Bereitstellung eines Katalogs von Kursen und Schulungsmodulen für Lernende
• Hochladen und Pflegen von Kursmaterialien und Lerninhalten
• Bereitstellung von Online-Kursen
• Anmeldung von Lernenden zu bestimmten Kursen und Schulungsprogrammen
• Kommunikation mit Lernenden
• Überwachung der Lernleistung und des Abschlusses von Modulen

Ein einziges Tool kann nicht alle Probleme Ihrer Schulungsprogramme lösen.

So wie man mehr als nur ein Werkzeug braucht, um ein Haus mit einem stabilen Fundament zu bauen, so braucht auch Ihr Schulungsbetrieb die richtige Kombination von Werkzeugen, um Lernangebote zu planen, durchzuführen und zu optimieren.

Ein Schulungsbetrieb ist auf das Zusammenspiel von LXP, LMS und TMS angewiesen, um ein effektives Lernerlebnis für die Lernenden und effiziente Prozesse für Schulungsadministratoren zu schaffen.

Welche Rolle spielt TMS im Lerntechnologie-Ökosystem?

In der Lernlandschaft werden zahlreiche Lerntechnologien eingesetzt, und die Landschaft entwickelt sich ständig weiter.

Im Kern des Learning-Tech-Stacks stehen drei zentrale Technologien. Jede Ebene erfüllt dabei eine spezifische Funktion, um Lern- und Entwicklungsinitiativen zu unterstützen und die übergeordneten Schulungsziele zu erreichen.

Zum modernen Lern-Ökosystems gehören drei zentrale Komponenten: LXP, LMS und TMS. Worauf ist jede dieser Komponenten spezialisiert?

• Die LXP bildet die oberste Ebene des Learning-Tech-Stack und bietet den Lernenden eine ansprechendes Nutzererlebnis.
• Das LMS verwaltet vorwiegend Online- und asynchrone Lernformate, wie vorab aufgezeichnete Videos und Lernmodule.
• Das TMS dient als Back-Office-Tool, das von den Schulungsverwaltungsteams genutzt wird. TMS-Plattformen dienen der Verwaltung von ILT- und vILT-Sitzungen und ergänzen damit die Funktionalitäten von LMS und LXP.

Zusammenfassend zeigt die folgende Grafik die Unterschiede zwischen einem Trainingsmanagementsystem (TMS) und einem Lernmanagementsystem (LMS) in Bezug auf Zweck, Funktionen und Zielgruppen:

In der Praxis sind die Grenzen oft verschwommen. Manche LMS-Plattformen unterstützen Präsenz- und virtuelle Schulungen, andere TMS-Plattformen integrieren auch eLearning-Management.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines Training-Management-Systems?

Die Auswahl eines Schulungsverwaltungssystems hängt vom Umfang der Präsenz- und virtuellen von Ausbildern geleiteten Schulungen in Ihrem Schulungsbetrieb ab.

Weitere Fragen, die sich Schulungsteams bei der Auswahl eines TMS für ihren Schulungsbetrieb stellen können, sind:

• Wie groß ist Ihr Anteil an Präsenzschulungen im Vergleich zu Online-Schulungen?
• Bevorzugt Ihre Organisation ILT-basierte Lernprogramme aufgrund der damit verbundenen Vorteile?
• Macht Ihr aktueller Arbeitsablauf das Verwalten von Schulungsanfragen, Zahlungen und Daten einfacher?
• Kann mein derzeitiges System bzw. meine aktuelle Software-Lösung alle Aspekte meiner Schulungsprogramme auf Unternehmensebene abdecken?
• Verbringt mein Team zu viel Zeit mit der Planung von Schulungssitzungen, statt Strategien zur Verbessrung von Schulungen zu entwickeln?

Anhand dieser Fragen können Sie herausfinden, welche Software – Schulungsverwaltungssystem oder Lernverwaltungssystem – am besten zu Ihren Schulungsanforderungen passt.