Choisir le bon logiciel de gestion de la formation (TMS) n’est pas une mince affaire. Fonctionnalités, évolutions, intégrations, support client… Quels sont les critères essentiels à considérer ?
Pourquoi opter pour une solution de gestion de la formation ?
Le logiciel de gestion de la formation permet aux entreprises de relever de nombreux défis en matière de pilotage des formations présentielles et distancielles. C’est le seul outil qui répond vraiment aux enjeux de la gestion de la formation.
En optant pour une solution non spécialisée comme un LMS ou un SIRH, voire pour une gestion manuelle, vous compromettez l’efficacité, la pertinence et la fiabilité de votre activité.
Certaines fonctionnalités des logiciels non spécialisés peuvent vaguement répondre à vos besoins mais vous ne bénéficierez jamais d’une couverture fonctionnelle vous permettant de piloter efficacement vos opérations.
Vous l’avez compris, le TMS est donc la base fondamentale sur laquelle votre stratégie Formation repose et l’outil central au cœur de votre écosystème Learning. Il vous faut donc faire le bon choix. Pour vous aider, nous avons rassemblé un ensemble de critères pour vous aider dans votre prise de décision.
9 critères à prendre en compte pour la solution de gestion de la formation qui s’adapte le mieux à vos besoins
Critère n°1 : Les fonctionnalités : vérifiez que la solution répond à vos enjeux
1) Optimisation budgétaire
Les services Formation et les universités d’entreprise sont souvent challengés sur l’optimisation de leur budget.
Répondre à cet objectif en réduisant le nombre de formations proposées en présentiel peut se révéler efficace à court terme, mais cela pose de nombreux problèmes.
En effet, ces entreprises réduisent sans le savoir le format de formation qui reste à ce jour inégalé en termes de résultats (taux de rétention, taux de complétion, …).
Alors, comment répondre à ce défi sans impacter le nombre de formations proposées ? Voire en l’augmentant ? En mettant en place un logiciel de gestion de la formation performant, les entreprises peuvent former plus en dépensant moins.
2) Planification des formations à grande échelle
La formation est un enjeu stratégique central pour les entreprises, tant pour assurer la performance globale que pour attirer et fidéliser les meilleurs talents.
Les objectifs attendus sont nombreux : soutenir la stratégie d’entreprise, anticiper les évolutions de marché, accompagner les changements, favoriser les développements de carrière, etc..
Autant d’objectifs à décliner en programmes de formation à organiser, avec parfois, une variété de modalités à gérer, et là, la planification se corse.
Une solution de gestion de la formation est un atout non négociable à mettre au cœur de votre stratégie pour planifier toutes vos sessions en quelques clics et gérer efficacement vos ressources pédagogiques et logistiques.
3) Gestion des inscriptions
Quand il est question d’organiser plusieurs centaines de sessions de formation, la gestion des inscriptions peut vite devenir un vrai casse-tête. Un pilotage manuel n’est pas envisageable sans entraîner un risque d’erreur conséquent et surtout, un risque d’usure et de lassitude pour les équipes.
4) Améliorer la productivité
Bien souvent, les équipes formation passent un temps considérable à exécuter des tâches administratives laborieuses, à pallier le manque de collaboration entre les équipes, à essayer de tenir à jour une multitude de fichiers séparés et à suivre manuellement les coûts des opérations menées.
Autrefois, les équipes formation réalisaient des tâches clés telles que la planification et la gestion budgétaire à l’aide de méthodes et de technologies dépassées, ce qui représentait plus d’heures administratives que jamais.
Le logiciel est là pour apporter une aide très précieuse aux équipes en rationnalisant l’ensemble de ces process pour un gain de temps et d’efficacité inégalable.
5) Fiabilisation des données
De nombreux services formation utilisent et gèrent encore leurs activités à l’aide d’un nombre inconcevable de fichiers Excel, en utilisant Outlook ou d’autres calendriers, et parfois même en partie avec leur LMS ou d’autres systèmes.
Cette approche décentralisée et inadaptée est non seulement frustrante pour les équipes, mais elle fait perdre du temps et de l’argent aux entreprises. Les données sont difficiles à retrouver, à consolider, à tenir à jour et à exploiter afin de prendre des décisions stratégiques cohérentes.
Le TMS est le seul outil 100% dédié à la gestion de votre activité formation : toutes vos données sont centralisées dans une plateforme collaborative unique et sécurisées car mises à jour en temps réel.
6) Suivi de la performance et optimisation du ROI
Le ROI est le maître-mot de bon nombre de directions d’entreprise à juste titre, car il est essentiel d’analyser les résultats pour gagner en visibilité et améliorer la stratégie au fil de l’eau.
Le ROI de la formation, de la planification à l’exécution, sert de boussole pour guider les équipes formation vers l’atteinte de leurs objectifs, en cohérence avec les objectifs métier.
La première erreur des organisations consiste à apprendre à le mesurer avec précision, tandis que la seconde consiste à comprendre comment en suivre l’impact grâce à la technologie adaptée.
Mais comment optimiser le retour sur investissement d’une action de formation sans un rapport de performances pertinent et à jour ?
7) Assurer la bonne conformité réglementaire
Qu’il s’agisse des obligations des employeurs en matière de formation ou du cadre réglementaire applicable pour les organismes de formation, les points d’attention sont parfois nombreux. Le TMS est un outil indispensable pour vous aider à répondre à ces obligations.
Pour les organismes de formation, demandez si la solution vous permet de produire le CERFA de votre Bilan Pédagogique et Financier et de préparer sereinement vos audits Qualiopi. Point bonus pour les solutions qui vous aident à identifier les clients dont les échéances d’habilitations approchent pour des relances pertinentes.
8) Gestion du cycle commercial (si concerné)
La gestion du cycle commercial est centrale pour les organismes de formation et les Extended Enterprises. En vous équipant d’une solution de gestion de la formation adaptée, vous allez augmenter vos revenus et fidéliser votre clientèle.
Critère n°2 : Expertises et perspectives à long terme du fournisseur
Critère n°3 : Une solution adaptée à vos besoins organisationnels
Critère n°4 : Coût global de la solution
Critère n°5 : Mise en œuvre et déploiement
Critère n°6 : Formation et assistance
Critère n°7 : Accessibilité
Critère n°8 : Technologie et sécurité
Critère n°9 : Solution éprouvée et reconnue
Le nombre de solutions disponibles sur le marché est assez conséquent et il n’est pas toujours évident de s’y retrouver, même après avoir validé les 8 critères précédents. Il est important de vérifier la réputation du fournisseur et l’ancienneté également. Un éditeur bien implanté sur son marché depuis plusieurs dizaines d’années ne risquera pas de disparaître du jour au lendemain par exemple et vous assure pérennité et stabilité.