TMS, LMS, LXP… Comment s’y retrouver parmi tous ces acronymes ? Quelles sont les différences entre ces solutions ?
Nous avons interrogé notre expert, Antoine Lorne, qui accompagne les acteurs de la formation depuis plus de 20 ans et qui vous apporte de nombreux éclairages, de la simple définition à l’analyse du marché actuel.
Les différents composants de l’écosystème digital de la formation
Les trois principaux outils que l’on retrouve aujourd’hui dans la Learning Stack sont le TMS, le LMS et le LXP.
Le TMS, Training Management System
Les objectifs du Training Management System
Le Training Management System, c’est la solution de gestion de la formation. C’est le seul outil back-office destiné aux équipes formation qui a pour objectif de gérer et piloter l’ensemble du processus de gestion :
- la planification et l’organisation des sessions de formation en présentiel et en distanciel comprenant la gestion des ressources, des formateurs, des salles, du matériel de formation, etc.
- la gestion budgétaire, du prévisionnel au contrôle des dépenses et des coûts
- toute la gestion administrative avec l’envoi de documents, convocations, attestations, etc.
- la gestion du cadre légal de la formation en France et des habilitations et recyclages
- la dimension internationale avec la gestion des différentes réglementations selon les pays.
L’usage du TMS pour les entreprises
Si l’on prend l’exemple de la France, le TMS s’avère indispensable pour :
- l’organisation et la gestion de formations présentielles
- les éditions de reporting légaux (Bilan à six ans)
- la garantie de la bonne mise en conformité de l’entreprise vis-à-vis de la réglementation (formations obligatoires et non obligatoires)
- la gestion des financements des différents dispositifs de formation.
Le TMS permet également de gérer d’autres éléments dans d’autres pays réglementés, comme la gestion de Fundae en Espagne, par exemple.
L’usage du TMS pour les Organismes de Formation (OF)
Le TMS va aussi répondre à des enjeux des organismes de formation, où il va permettre de gérer, en plus de la partie planification, staffing des ressources et gestion des inscriptions par les équipes de formation :
- l’intégralité du cycle commercial devis/commande
- l’édition du bilan pédagogique et financier (BPF)
- et les audits pour la certification QUALIOPI.
Le Training Management System est donc un outil back-office, orienté sur la gestion de la formation par les services des ressources humaines ou les organismes de formation.
Le LMS, Learning Management System
On va ensuite avoir le LMS, qui est la solution dédiée à la formation e-Learning.
Le LMS est l’outil sur lequel l’entreprise ou l’organisme de formation va mettre l’ensemble de son contenu digital pour la formation en ligne. On va retrouver bon nombre de modalités : d’un e-learning classique à du micro-learning et différentes capsules, d’un simple PDF à des vidéos immersives en réalité virtuelle.
Tous les contenus hébergés sur une plateforme LMS vont permettre aux collaborateurs ou à l’apprenant d’un organisme de formation, d’aller suivre sa formation où et quand il le souhaite, sur son téléphone, sa tablette ou son ordinateur.
Le salarié ou le stagiaire va également pouvoir retrouver son historique de formation ainsi que les formations qui lui ont été assignées et qu’il va devoir suivre dans les prochaines semaines ou prochains mois.
Le LMS est donc un outil middle-office, à destination des collaborateurs et des managers qui peuvent suivre l’activité de leur équipe.
Toutefois, lorsqu’une organisation combine des dispositifs d’apprentissage en ligne avec des formations en présentiel ou en distanciel, il devient essentiel de comprendre comment un LMS peut s’intégrer à un logiciel de gestion de la formation afin de coordonner efficacement l’ensemble des opérations de formation.
Le TMS et le LMS sont les deux outils historiques du marché de la formation. Et plus récemment, on a vu arriver le LXP, la Learning Experience Platform.
Le LXP, la Learning Experience Platform
L’objectif d’un LXP
Le rôle du LXP est d’être la surcouche front-office, qui vient s’ajouter au-dessus du LMS pour être le point d’entrée unique de la formation pour l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise ou des stagiaires d’un organisme de formation. Le LXP va ainsi permettre d’accéder à l’ensemble des catalogues de formation de l’entreprise, en présentiel comme en digital.
Quelles différences entre les logiciels LMS et LXP ?
Par rapport au LMS, le LXP apporte une composante beaucoup plus dynamique et intelligente, avec du contenu qui est poussé au stagiaire et aux collaborateurs en fonction des formations qu’il a déjà vues, en fonction de son poste, des obligations légales, etc.. C’est aussi une solution qui va permettre d’agréger un ensemble de choses pour construire des parcours personnalisés, s’appuyant à la fois sur les formations proposées par l’entreprise, mais également sur des contenus, des vidéos que le collaborateur peut aller voir ailleurs, sur YouTube ou sur LinkedIn par exemple.
L’outil idéal du Collaborative Learning
Il y a également dans le LXP une dimension très forte, liée au collaborative learning. Parce que, en tant que commercial, j’ai suivi telle formation, j’ai trouvé tel contenu que j’ai trouvé très pertinent, et bien je peux le pousser à l’ensemble de mes collègues qui ont le même métier et qui peuvent être intéressés par ces sujets-là. Autre cas de figure : si j’ai suivi ce module, on va m’en pousser d’autres. Il y a donc une dimension de personnalisation grâce à l’intelligence artificielle et à l’automatisation.
Trois outils, trois usages
On se retrouve finalement avec un positionnement propre à chaque outil de gestion de la formation avec :
- le TMS qui est l’outil back-office,
- le LMS, qui est devenu plutôt l’outil middle-office,
- et le LXP en front-office.
Certaines organisations peuvent se satisfaire du duo TMS/LMS, mais toutes les entreprises qui veulent avoir une approche innovante centrée sur les besoins du collaborateur, sur l’autonomie du collaborateur dans le développement de ses compétences, va vouloir ajouter cette surcouches LXP.
Les outils annexes à mentionner dans cet écosystème
On va retrouver des outils connexes qui sont de purs spécialistes et ici, on descend vraiment dans des niveaux de spécialisation encore plus fins.
LCMS
On va retrouver par exemple les LCMS, les outils de création de contenus de formation. Dans un LMS, on va pouvoir apporter et intégrer du contenu clé en main. Les entreprises et les organismes de formation aiment créer leur propre contenu et donc pour ça, on s’appuie sur des outils LCMS, aussi appelés outils auteur, pour créer du contenu propre à l’entreprise ou au centre de formation, qui sera injecté dans le LMS ou le LXP pour permettre de suivre ce contenu.
Les solutions très spécifiques et ultra-spécialisées
On va retrouver également des outils dédiés à des tâches très spécifiques : des spécialistes de l’émargement digital, des spécialistes de l’évaluation, de QCM, etc.. Il y a un certain nombre d’acteurs qui se sont spécialisés pour répondre à des besoins d’entreprises ou d’organismes de formation très spécifiques qui veulent aller très loin, sur de la digitalisation notamment.
L’usage sur le terrain des différents outils de gestion de formation par les entreprises
Des outils dans l’ère du temps
Les choix de solutions et les dynamiques répondent à des cycles, à des tendances, à des modes. On a eu la mode de l’e-learning et donc la mode du LMS il y a un peu plus de 10 ans. À cette époque, il était indispensable d’avoir son LMS, sa plateforme e-Learning, c’était LA tendance du moment.
Aujourd’hui, la plupart des entreprises ont leur plateforme LMS, mais finalement, beaucoup se rendent compte que ce n’est pas le besoin primordial et que les informations sont fragmentées entre différents outils.
La tendance qu’on observe aujourd’hui est une tendance où les entreprises et les organismes de formation vont rechercher à centraliser l’ensemble des informations sur la formation sur un socle unique, le TMS. Celui-ci va former un core system autour duquel les services de formation, les départements de développement des compétences, vont construire leur écosystème formation avec le TMS au centre, puis autour, le LMS pour le e-learning, le LXP pour le formations interactives et d’autres outils comme un outil de comptabilité, un outil de gestion des évaluations, avec lesquels le TMS va communiquer pour centraliser l’ensemble des données de formation.
Ce que l’on observe également c’est que tous les grands comptes aujourd’hui vont vers le LXP, c’est vraiment l’outil qui arrive de façon massive sur le marché.
Comment les entreprises construisent leur écosystème formation
La tendance, c’est donc la mise en place d’un socle central qui va permettre d’asseoir toute la stratégie avec des outils Best-of-Breed pour les usages spécifiques, qui graviteront autour de ce socle.
Les entreprises aujourd’hui, cherchent des outils spécialisés. Je crois que le monde a compris la nécessité d’avoir des outils spécialisés pour plusieurs raisons :
- gagner en productivité et en pertinence,
- devenir une véritable entreprise apprenante,
- développer plus rapidement et plus efficacement les compétences,
- répondre aux besoins spécifiques en matière de formation.
Aujourd’hui, c’est très clairement cette tendance-là, l’approche Best-of-Breed, qui se démarque, aussi parce que la technologie a évolué et que tous ces outils communiquent entre eux, parce que tous les éditeurs ont développé des connecteurs pour apporter aux entreprises des solutions unifiées.
10 ans en arrière, les DSI pouvaient être frileux et alerter sur des complications à venir pour maintenir un écosystème. Aujourd’hui, on a cassé cette barrière liée aux interfaces. Cela fonctionne par connecteur, par API, et donc ce n’est plus un frein. Tout le monde profite de cette spécialisation plutôt que de choisir un outil tout-en-un qui sera moyen un peu partout et qui nécessitera d’avoir des compléments, des fichiers Excel, des outils à part qui freinent une gestion homogène.
Webinaire TMS, LMS, LXP : Quelles stratégies ? Quels usages ?
Avec ce webinaire, Antoine Lorne, Directeur commercial chez Training Orchestra, et Bérengère De Micco, Associée chez ConvictionsRH, vous apportent de précieux éclairages ponctués de retours d’expérience et des clés qui vous seront d’une grande aide pour mener vos projets à bien.
A propos de l’auteur :
Directeur commercial chez Training Orchestra, Antoine Lorne accompagne depuis près de 15 ans les départements Formation des entreprises et les Organismes de Formation dans l’optimisation de la gestion de leurs activités Formation. Fort d’une expérience solide dans le domaine des solutions SaaS et animé d’une passion pour le domaine de la Formation Professionnelle, il comprend parfaitement les besoins de ses clients et les guide dans la construction de leurs projets.