Fiabilisez et optimisez la planification de vos formations

1. Ne pas partir d’une collecte de besoins structurée

Certaines entreprises construisent encore leur calendrier de formation en reconduisant les formations de l’année précédente. Le risque est alors de programmer les mêmes sessions sans vérifier si elles correspondent toujours aux besoins des équipes.

Cette logique produit souvent un effet catalogue : la planification des formations repose sur l’offre existante plutôt que sur les priorités métiers. Résultat, certaines sessions se remplissent difficilement tandis que d’autres besoins restent insuffisamment couverts.

Une planification de la formation efficace repose au contraire sur un recueil des besoins en formation structuré, croisant entretiens de parcours professionnels, remontées des managers et analyse des écarts de compétences. Ce travail permet d’orienter le plan de formation annuel et d’aligner la planification des sessions de formation avec les enjeux du plan de développement des compétences.

2. Oublier de croiser contraintes et ressources dès la planification

Planifier une session de formation sans vérifier la disponibilité des formateurs, des salles ou des publics cibles conduit souvent à des ajustements de dernière minute, d’autant plus quand il s’agit de formation en présentiel.

Dans les organisations complexes, ces conflits apparaissent rapidement : un formateur déjà mobilisé ailleurs, une salle indisponible ou des groupes impossibles à réunir.

Lorsque la gestion de la formation est traitée séparément de la gestion des ressources, la planification des sessions devient fragile. Les équipes passent alors beaucoup de temps à réorganiser les sessions, au détriment du pilotage du plan de développement des compétences en entreprise ou de missions de développement de l’activité pour les organismes de formation.

Il est donc important de s’équiper des bons outils. Un Training Management System (TMS) permet de visualiser l’ensemble des données et de croiser dès le départ les données ressources humaines et/ou client, logistiques et pédagogiques afin de sécuriser l’organisation des formations en entreprise et en organisme de formation.

3. Ne pas intégrer les contraintes opérationnelles des équipes

Les périodes d’activité varient fortement selon les métiers. Une planification de la formation qui ignore ces contraintes opérationnelles se heurte rapidement à des difficultés.

Organiser une formation commerciale en pleine période de clôture ou mobiliser des équipes de production lors d’un pic d’activité conduit presque toujours à des reports ou à des absences. La planification de la formation professionnelle doit donc s’articuler avec le fonctionnement réel de l’entreprise.

Impliquer les managers dès la phase de planification permet d’identifier les périodes les plus adaptées et d’organiser les formations en entreprise sans perturber l’activité.

4. Négliger les obligations réglementaires

Dans de nombreux secteurs, la planification de la formation doit aussi intégrer des obligations réglementaires. Habilitations techniques, formations sécurité et autres formations obligatoires doivent être renouvelées régulièrement pour permettre aux salariés d’exercer leur activité en conformité avec la réglementation.

Ces exigences s’inscrivent dans le cadre plus large de l’obligation de formation de l’employeur, qui impose aux entreprises d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur employabilité. Cette responsabilité concerne aussi bien les formations obligatoires que les actions nécessaires à l’évolution des compétences.

Lorsque ces échéances sont suivies dans des fichiers séparés ou gérées manuellement, certaines formations peuvent être oubliées ou programmées trop tard. Une habilitation arrivée à expiration peut pourtant entraîner des conséquences importantes, notamment dans les environnements industriels ou techniques.

Intégrer ces contraintes dès la construction du plan de formation annuel permet d’anticiper les échéances et de sécuriser la planification des sessions de formation.

5. Sous-estimer l’impact du no-show

Les absences de dernière minute ont un coût important pour l’organisation des formations en entreprise. Une session peu remplie mobilise les mêmes ressources pédagogiques et logistiques qu’une session complète. Convocations envoyées trop tard, absence de rappels ou gestion approximative des listes d’attente contribuent souvent à augmenter le taux d’absence.

Une planification de la formation efficace intègre des mécanismes simples pour anticiper ces situations :

• gestion des inscriptions
• rappels automatiques
• systèmes d’alertes (par ex. en cas de sous-remplissage)
• activation de listes d’attente pour remplacer les désistements

Un TMS permet d’automatiser les rappels ou d’activer des listes d’attente afin de remplacer rapidement les désistements.

6. Planifier sans scénarios ni simulations de volumes

Un plan de formation annuel construit sur une seule hypothèse peut rapidement se retrouver déséquilibré. Les priorités métiers évoluent, certains projets sont accélérés ou retardés, des recrutements interviennent en cours d’année et les budgets peuvent être réajustés.

Dans la pratique, ces changements ont un impact direct sur la planification des sessions de formation. Une formation prévue pour 20 collaborateurs peut finalement ne concerner que quelques personnes, tandis qu’un nouveau besoin peut apparaître sur un autre métier ou une nouvelle équipe.

Sans scénarios alternatifs, la planification des formations devient difficile à ajuster. Les équipes formation doivent alors annuler certaines sessions, en ouvrir d’autres en urgence ou réorganiser le calendrier en cours d’année.

Intégrer plusieurs hypothèses dans la planification de la formation professionnelle (par exemple en simulant différents volumes de participants ou plusieurs périodes de déploiement) permet d’anticiper ces évolutions et de sécuriser l’organisation des formations. Les logiciels de gestion de la formation permettent de faire cela.

7. Ne pas exploiter les données historiques

Les équipes formation disposent souvent de nombreuses données issues des années précédentes : taux de remplissage des sessions, taux de no-show ou périodes d’annulation fréquentes. Ces informations proviennent notamment du suivi de formation, qui permet de mesurer des indicateurs comme :

• le taux de remplissage des sessions
• le taux de no-show
• les périodes où certaines formations sont systématiquement annulées
• les disponibilités des formateurs.

Pourtant, ces informations sont rarement exploitées au moment de la planification des formations. Les mêmes sessions sont programmées aux mêmes périodes, avec les mêmes volumes, alors que les données montrent parfois que certaines formations se remplissent difficilement ou que certaines périodes sont peu propices.

Analyser ces données permet au contraire d’affiner la gestion du calendrier de formation :

• réduire le nombre de sessions peu demandées
• regrouper les participants sur certaines périodes
• anticiper les besoins sur des formations très sollicitées.

Mais encore faut-il pouvoir accéder aux informations : une étude menée par Atlassian révélait que le temps passé à chercher des informations s’élevait à 8,65 heures par semaine par collaborateur en France, faute de centralisation des données.

Un TMS permet de centraliser et de sécuriser les données et d’accéder à des tableaux de bord pour faciliter la visibilité et aider les équipes formation à ajuster la planification des sessions.

8. Oublier la communication et les délais de convocation

La communication est un maillon souvent sous-estimé dans la planification des sessions de formation. Une convocation envoyée quelques jours avant la formation laisse peu de marge aux apprenants/stagiaires pour s’organiser.

Dans la pratique, cela se traduit rapidement par des désistements : les managers n’ont pas eu le temps d’adapter la charge de travail, certains apprenants/stagiaires sont déjà mobilisés sur d’autres priorités et les déplacements deviennent difficiles à anticiper pour les formations en présentiel, surtout dans les organisations multisites.

Voici quelques actions indispensables pour communiquer efficacement sur les sessions de formation, sécuriser leur organisation et ainsi améliorer le taux de présence :

• prévoir des délais de convocation suffisants
• envoyer des rappels automatiques
• informer les managers en amont en entreprise

9. Ne pas définir de règles de gestion claires

Dans de nombreuses organisations, certaines règles restent implicites, comme :

• le seuil minimum de participants pour maintenir une session
• le délai à partir duquel une annulation devient coûteuse
• la priorisation des publics lorsqu’une formation est complète.

En l’absence de cadre clair, les équipes formation doivent arbitrer au cas par cas. Une session peut être maintenue avec trop peu de participants, ou au contraire annulée trop tard, avec des conséquences sur le budget et l’organisation du calendrier de formation.

Formaliser ces règles en amont permet de sécuriser la planification des formations et de faciliter la prise de décision au quotidien.