Choisir le bon logiciel de gestion de la formation est déterminant pour les organismes de formation et les directions formation qui pilotent des programmes avancés à grande échelle, en particulier lorsqu’ils incluent une part importante de formation en présentiel.
Un training management system (TMS) bien dimensionné ne se contente pas de permettre d’organiser l’activité. Il garantit une optimisation efficace des ressources, réduit la charge administrative et permet de délivrer efficacement de la formation à grande échelle sans sacrifier la qualité. En résumé, c’est le socle qui maintient un programme de formation en état de marche.
Dans cet article, vous trouverez une liste détaillée des fonctionnalités qu’un organisme de formation ou une équipe formation d’entreprise devrait considérer au moment de choisir son prochain logiciel de gestion de la formation.
L’essentiel à retenir
Un logiciel de gestion de la formation (TMS) permet aux organismes de formation et aux entreprises d’automatiser, planifier et piloter l’ensemble des opérations de formation en présentiel, en distanciel ou hybrides. Il centralise la gestion des sessions, des ressources, des formateurs, du budget, des inscriptions et de la conformité réglementaire. Le TMS améliore l’efficacité opérationnelle, réduit la charge administrative et offre une visibilité complète sur l’activité formation. Dans des contextes de commercialisation de la formation, le TMS est l’outil clé pour maximiser la rentabilité de l’activité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de la formation ?
Un logiciel de gestion de la formation, aussi appelé TMS (Training Management System), est une plateforme conçue pour rationaliser l’ensemble des processus de gestion de la formation : élaboration des budgets, planification des sessions, gestion administrative, suivi réglementaire, etc. Sa valeur centrale réside dans sa capacité à simplifier la logistique et automatiser le travail administratif et optimiser la gestion budgétaire.
En offrant une solution unique pour gérer les sessions de formation en présentiel comme en distanciel, un TMS permet aux responsables formation d’exécuter leur stratégie sans perdre en efficacité opérationnelle.
Pour en savoir plus : Un logiciel de gestion de la formation pour maximiser l’impact de votre stratégie
Quelle différence entre un TMS et un LMS ?
Bien que les TMS et les LMS ont des acronymes similaires, et soient d’ailleurs souvent confondus, y compris dans les comparatifs publiés en ligne, il s’agit de logiciels très différents.
Les LMS (Learning Management System) sont des plateformes conçues pour gérer l’e-learning et mettre le contenu à disposition des apprenants : modules de formation, vidéos en ligne et exercices pratiques.
Les TMS sont des outils back-office destinés à organiser et mettre en œuvre la stratégie de formation en présentiel ou en distanciel. Les responsables formation et les équipes formation en sont les principaux utilisateurs.
Les 25 fonctionnalités d’un logiciel de gestion de la formation
Pour piloter des programmes de formation en présentiel à grande échelle, disposer du bon TMS est déterminant pour l’efficacité, le passage à l’échelle et la transparence des opérations.
Pour faciliter la lecture de ce guide complet, les fonctionnalités ont été réparties en six catégories, à destination des organismes de formation comme des directions formation :
- Planification et gestion des ressources
- Reporting et analyse
- Gestion du budget et des coûts de formation
- Outils dédiés aux organismes de formation
- Gestion de la formation en entreprise
- Adaptabilité et capacités technologiques
Planification et gestion des ressources pour les sessions de formation
La planification des sessions constitue l’une des principales responsabilités des équipes en charge des opérations de formation.
Ces sessions peuvent prendre la forme de séminaires de formation, d’ateliers de formation, ou plus simplement de sessions de formation.
Quelle que soit l’appellation retenue, planifier des sessions en présentiel ou en distanciel à grande échelle peut rapidement devenir chronophage et complexe.
C’est pour cette raison que les organismes de formation comme les directions formation en entreprise ont besoin d’un système capable de réduire les tâches manuelles, de simplifier les processus de planification et de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un LMS peut-il planifier des sessions en présentiel et en distanciel ?
Les LMS ne sont pas conçus pour gérer la planification et la coordination des ressources nécessaires à la formation en présentiel ou en distanciel.
Pour une planification efficace des formations et des ressources, un LMS nécessite encore l’usage de tableurs manuels en parallèle et une double saisie des données.
La solution : un TMS est spécifiquement conçu pour la planification et les opérations de formation en présentiel et en distanciel, déployées à grande échelle sur différents sites, dans différentes langues, devises et sur plusieurs fuseaux horaires.
1. Une planification simplifiée des sessions en présentiel et en distanciel
Dites adieu aux erreurs de planification sur vos tableurs Excel.
Grâce à une interface intuitive, vous pouvez affecter vos sessions, vos formateurs et vos ressources au bon endroit et au bon moment, en garantissant un planning sans conflit en quelques minutes.
Une visualisation claire de la date de la session de formation, de la durée totale et du formateur affecté, donne aux équipes administratives toutes les informations dont elles ont besoin, en quelques secondes.
Vous gérez une équipe multisite ? Cette fonctionnalité offre une visibilité immédiate sur l’ensemble des événements et activités de formation, partout où ils se déroulent, avec la possibilité de mettre à jour les sessions et leurs détails en un clic.
Un système de codes couleur intuitif et d’indicateurs en temps réel vous aide à suivre rapidement le taux de remplissage et le statut de chaque session en un coup d’œil.
Pourquoi la planification des sessions de formation sur tableur n’est-elle pas idéale ?
Planifier manuellement des sessions en présentiel et en distanciel avec des tableurs est chronophage et propice aux erreurs humaines.
Un système de planification dédié aux sessions et aux cours permet aux responsables formation d’organiser rapidement des classes présentielles et virtuelles, sans avoir à comparer plusieurs tableurs et calendriers entre eux.
2. Outils de gestion des ressources
Une formation en présentiel requiert un certain nombre de ressources pour faire de chaque session une réussite. Les responsables formation doivent coordonner ces ressources pour assurer le succès de chaque session.
D’ailleurs, les premières générations de logiciels de gestion de la formation étaient parfois qualifiées de Training Resource Management Systems, et ce pour une bonne raison : elles permettaient déjà de suivre et de gérer tous les éléments nécessaires à la réussite d’une session.
Quelles ressources les sessions de formation en présentiel exigent-elles ?
- Formateurs et experts métiers, également appelés animateurs ou intervenants
- Supports pédagogiques
- Équipements (ordinateurs, technologies spécifiques à certains secteurs, projecteurs, …)
- Salles de formation
- Outils de visioconférence, en cas de session en distanciel
En parallèle de ces ressources, il faut également parfois gérer les déplacements, hébergements et la restauration, aussi bien pour les apprenants que pour les formateurs.
Pour les sessions de formation en présentiel, les ressources nécessaires sont bien plus nombreuses, coûteuses et soumises à des contraintes de disponibilité que pour des sessions en distanciel.
Lorsque l’on multiplie ces contraintes par plusieurs centaines de sessions, réparties sur différents sites et fuseaux horaires, avec plusieurs devises pour un seul et même programme, on comprend pourquoi un système spécialisé est essentiel pour coordonner chaque détail, gagner du temps et optimiser l’utilisation des ressources.
Pourquoi la gestion des ressources est-elle critique pour la formation en présentiel ?
Une gestion efficace des ressources est essentielle pour tenir les délais et garantir le bon déroulement des programmes de formation en présentiel.
Les sessions annulées faute de participants, les formateurs surbookés ou les convocations envoyées trop tard sont des écueils fréquents, d’où l’intérêat de connaître les erreurs de planification de formation à éviter.
Lorsque la planification des ressources est directement connectée aux processus de planification des sessions, les équipes formation peuvent s’assurer que les meilleures conditions sont réunies pour chaque session : les bons experts, le bon équipement et le bon espace, sans avoir à jongler entre plusieurs feuilles de calcul.
Cela réduit le temps nécessaire aux équipes administratives pour effectuer des vérifications multiples, et élimine le risque d’oublier de planifier des ressources critiques.
Par exemple, les équipes peuvent ajuster rapidement le nombre d’ordinateurs nécessaires pour une session, réaffecter un formateur en cas de conflit d’agenda ou d’imprévu, ou réserver une salle plus grande si le nombre d’inscrits augmente.
Ces capacités mènent à une préparation plus rapide, moins de problèmes de dernière minute, un taux d’annulation réduit, un meilleur taux de remplissage et une expérience apprenant plus fluide.
3. Gestion des formateurs
Les formateurs sont sans doute la ressource la plus déterminante pour les initiatives de formation en présentiel. Votre TMS doit donc être équipé des bons outils pour coordonner les affectations de vos formateurs.
La réussite d’un programme de formation dépend directement de la gestion des formateurs et experts qui l’animent. Il n’y a tout simplement pas de formation présentielle ou distancielle sans formateur.
Un TMS complet vous permet de structurer votre référentiel de formateurs et experts métiers, permettant aux responsables formation d’identifier, d’affecter et de coordonner rapidement le formateur idéal pour la bonne session en quelques clics seulement.
Pourquoi l’affectation et la gestion des formateurs sont-elles si importantes pour un TMS ?
L’affectation des formateurs est l’une des tâches les plus critiques, mais aussi l’une des plus négligées, dans la gestion des programmes de formation, qu’ils soient en présentiel ou en distanciel.
Comme l’affectation des formateurs peut se faire en croisant manuellement des bases de données de formateurs avec des calendriers de formation, de nombreuses directions formation n’y accordent pas toujours l’attention nécessaire.
Pourtant, quand les organismes de formation et les directions formation gèrent des centaines de sessions par an, cette approche manuelle augmente rapidement la charge de travail administratif, risquant d’épuiser les équipes et de multiplier les erreurs commises.
Un processus de gestion des formateurs structuré et simplifié garantit que chaque session dispose du bon intervenant, réduit les changements de dernière minute et améliore l’expérience vécue par les apprenants.
4. Portail de collaboration pour les formateurs et les équipes formation
Les équipes administratives comptent sur une collaboration continue avec les formateurs pour garantir l’alignement organisationnel et le bon déroulement des programmes.
Les formateurs ont eux aussi besoin de pouvoir gérer efficacement l’ensemble de leurs activités liées à la formation.
Un TMS complet intègre un portail de collaboration formateurs, qui fait office de hub central pour cette collaboration. Depuis un portail unique, les formateurs peuvent gérer leur calendrier, leurs tâches et les supports pédagogiques tout en restant connectés aux parties prenantes des sessions en présentiel.
Les équipes administratives peuvent également échanger avec les experts métiers et les inviter à se positionner sur les sessions ouvertes qui les intéressent, ce qui réduit la coordination manuelle et rend le processus global plus efficace.
Que permet le portail formateurs de Training Orchestra ?
- Les équipes formation peuvent échanger en temps réel avec les formateurs et garder une traçabilité des échanges
- Les formateurs et intervenants peuvent partager aux équipes formation des détails concernant la méthodologie pédagogique qu’ils mettent en œuvre.
- Les équipes administratives peuvent inviter des formateurs à animer les sessions à venir
- Les formateurs peuvent gérer leur planning et mettre à jour leurs disponibilités
- Les équipes peuvent partager les documents nécessaires à la collaboration
Pourquoi un portail formateur est-il important pour gérer les formations en présentiel ?
Dans le cadre de programmes de formation en présentiel de grande ampleur, la communication se fait souvent à travers des dizaines de canaux entre formateurs et équipes organisatrices. Entre les appels, les e-mails urgents et les outils de messagerie, la coordination peut rapidement devenir complexe.
Un portail formateur centralise les échanges et permet aux équipes administratives et aux formateurs de coordonner les plannings, les ressources et les informations relatives aux sessions dans un même espace, réduisant considérablement le temps consacré à la communication.
De plus, un portail accessible aux intervenants externes peut aussi renforcer l’engagement des formateurs en leur permettant d’indiquer leur intérêt pour les sessions qu’ils souhaitent animer.
Prenons l’exemple d’un organisme de formation spécialisé dans les services informatiques :
Vous avez besoin d’un formateur pour animer des sessions de formation en présentiel et en distanciel en informatique et cybersécurité.
Le formateur idéal doit :
- Être certifié Lean Six Sigma
- Maîtriser le français et l’anglais
- Être disponible à 9 h les vendredis et à 17 h les lundis
- Pouvoir animer la formation de mars à mai
- Être reconnu comme formateur certifié par un organisme sectoriel reconnu
Pour répondre à cette demande, plusieurs approches sont possibles :
- Rechercher et affecter : identifier un formateur qui répond à l’ensemble de ces critères au sein de votre réseau de formateurs qualifiés.
- Lancer un appel à candidatures : diffuser l’opportunité auprès des formateurs disponibles via le portail collaboratif.
- Réévaluer la stratégie : si aucun intervenant ne correspond au besoin, réunir l’équipe formation afin d’étudier d’autres solutions.
Le portail formateurs est particulièrement précieux pour les équipes qui cherchent à sous-traiter tout ou partie de leur programme de formation à un prestataire externe, ou pour les directions formation qui gèrent des centaines de sessions à travers plusieurs sites.
5. Automatisation des tâches administratives
Convocations, relances, listes d’attente, émargements et attestations forment un flux administratif qui s’alourdit avec le volume de sessions.
Un outil de gestion des inscriptions et de pilotage opérationnel automatise cette chaîne de bout en bout : envoi des convocations et des relances, activation des listes d’attente en cas de désistement, édition des attestations de présence, etc.
Pour une équipe qui gère plusieurs centaines de sessions par an, cette automatisation libère un temps que les équipes formation peuvent réinvestir dans le pilotage plutôt que dans la saisie répétitive, et réduit le taux de no-show grâce à des rappels automatiques envoyés en amont de chaque session.
Outils de reporting et d’analyse
Les responsables formation doivent prouver que leur formation en présentiel profite à la fois aux apprenants et à leur organisation.
Grâce à des outils de reporting et d’analyse robustes, les équipes L&D peuvent fournir des données fiables sur l’impact de leur formation, aussi bien à leur direction qu’à leurs clients.
Un LMS peut-il fournir du reporting et de l’analyse avancée pour les sessions en présentiel et en distanciel ?
Les LMS proposent généralement un reporting limité et ne sont pas conçus pour une analyse détaillée des sessions en présentiel et en distanciel. Ils ne permettent pas toujours d’obtenir une vision détaillée de l’utilisation des ressources, de la performance des formateurs, du suivi réglementaire ou des prévisions budgétaires.
La solution : un TMS permet de délivrer des reportings et des analyses complètes pour l’ensemble des opérations de formation en présentiel.
6. Centralisation des données de formation
Imaginez devoir rassembler toutes les données nécessaires à la création d’un rapport de formation. En le faisant, vous découvrez que vous devez ouvrir votre CRM pour les informations clients, un tableur Excel pour les horaires de sessions, et enfin votre outil de gestion de projet pour identifier les ressources utilisées pour les sessions en présentiel.
Cela représente un nombre considérable d’outils à consulter pour obtenir une vue complète de votre plan de formation.
Les responsables formation doivent délivrer des programmes de formation de qualité de la manière la plus efficace possible. Cette logique doit également s’appliquer à la gestion et au stockage des données de formation.
Votre TMS doit centraliser toutes les informations critiques sur vos dispositifs de formation en présentiel, en distanciel et hybrides en un seul endroit, pour que vous n’ayez pas à recomposer les données à partir de plusieurs sources, ni vous questionner de la fiabilité des informations.
Exemples de données critiques qu’un TMS peut centraliser :
- Disponibilité, compétences, certifications et zones d’intervention des formateurs et experts métiers
- Informations relatives aux sessions de formation
- Localisation, disponibilité et coûts des salles et des équipements
- Performance et résultats des programmes de formation
- Données liées à la conformité réglementaire.
Les plateformes de gestion de la formation sont conçues pour stocker et gérer les données historiques, les données en temps réel et les données prévisionnelles. Elles disposent généralement de fonctionnalités de recherche permettant de retrouver rapidement les informations nécessaires.
7. Rapports et tableaux de bord personnalisés
Un outil de reporting de formation personnalisé qui traite les données en temps réel est une fonctionnalité clé d’un TMS.
Si vous produisez régulièrement des rapports, vous avez besoin d’un système puissant et facile à personnaliser grâce aux outils drag-and-drop, avec une capacité de filtrage avancée.
Cela vous permet par exemple de décomposer vos données par programme de formation spécifique, par profil d’apprenant, ou par unité opérationnelle de votre organisation.
En appliquant des filtres de données, votre TMS sera capable de produire un rapport de formation complet en quelques secondes.
8. Mesurer les indicateurs de formation pour améliorer l’efficacité de la formation
« Les formations permettent-elles réellement aux apprenants de développer les compétences dont nous avons besoin ? »
« Comment les programmes de formation contribuent-ils à l’atteinte des objectifs de l’organisation ? »
Ce sont deux questions courantes que les responsables formation entendent de la part de leur direction et de leurs clients.
Grâce au suivi d’indicateurs précis, les équipes formation peuvent démontrer concrètement l’efficacité des programmes de formation en présentiel. Cette fonctionnalité du TMS peut s’appuyer sur des indicateurs de performance (KPI) standards ou être entièrement personnalisée selon les objectifs définis par le responsable formation.
Par exemple, les formateurs peuvent mesurer le taux de présence habituel des apprenants pour connaître le nombre réel de participants à une session.
Mais l’analyse peut aller beaucoup plus loin. Un formateur peut commencer à mesurer le taux de participation à partir de la deuxième ou de la troisième session. Cet indicateur, comme beaucoup d’autres, peut être calibré selon la stratégie de la direction formation.
Pour les organismes de formation comme pour les équipes internes, analyser l’effet des formations, le travail des formateurs et même les créneaux de planification permet d’orienter la stratégie et d’améliorer le ROI de la formation.
9. Outils de coordination des tâches et de gestion de projet
Les équipes administratives ont besoin de coordonner de nombreux éléments pour garantir le bon déroulé des sessions de formation en présentiel.
La plupart des organismes de formation s’appuient sur un logiciel de gestion de projet complémentaire pour organiser les ressources de leurs sessions et de leurs séminaires.
Votre logiciel de gestion de la formation doit donc être équipé d’outils de gestion des tâches intégrés pour vous assurer que tout est sous contrôle pour chaque session.
Pensez à cette fonctionnalité comme la checklist-projet de votre système de planification des sessions en présentiel et en distanciel. Vous paramétrez vos échéanciers et visualisez ensuite l’état d’avancement de chaque étape grâce aux codes couleur.
Les canaux de communication intégrés au TMS permettent également d’assigner des tâches à d’autres membres de l’équipe pour une collaboration plus efficace.
Outils de gestion du budget et des coûts de formation
La formation en présentiel reste l’une des méthodes les plus efficaces pour développer durablement les compétences. Elle représente toutefois un investissement important.
Selon un rapport de l’industrie, 51% des professionnels RH et formation interrogés disposent d’un budget formation inchangé par rapport à 2025. Face à des besoins concurrents, piloter ce budget permet de faire des choix éclairés et de financer les actions prioritaires.
Les coûts liés au déploiement de programmes de développement des compétences en présentiel font l’objet d’un suivi rigoureux afin de garantir un retour sur investissement mesurable.
Un TMS complet intègre des outils de gestion budgétaire, permettant aux équipes formation de suivre les dépenses et l’allocation du budget formation en temps réel.
Un LMS permet-il de piloter le budget et les coûts de formation en présentiel ?
Les plateformes LMS fournissent des outils de suivi des coûts basique et ne sont pas conçues pour gérer le budget de la formation en présentiel et en distanciel à grande échelle. Un LMS ne permet pas de piloter des éléments clés comme le prévisionnel versus le réel, le coût par apprenant ou encore l’utilisation des ressources.
La solution : un TMS permet d’élaborer les prévisions budgétaires et de piloter et suivre l’intégralité des coûts en temps pour une visibilité et une maîtrise globale pour l’ensemble des programmes de formation, qu’ils se déroulent en présentiel ou à distance.
10. Élaborer le plan de développement des compétences (PDC)
Pour les programmes de formation en présentiel à grande échelle, respecter son budget peut sembler quasiment impossible tant le nombre de variables à gérer est important. Selon le baromètre MEDEF Entreprises & Formation 2025, lorsqu’un plan de développement des compétences existe, sa construction repose encore sur des outils bureautiques classiques dans 44 % des entreprises répondantes, contre seulement 10 % qui utilisent une solution dédiée comme un TMS ou un LMS.
Un TMS aide à construire le plan de développement des compétences (PDC) à partir de plusieurs sources : les recyclages à prévoir, alimentés automatiquement par le système à partir des habilitations suivies, les besoins en formation liés aux enjeux stratégiques du groupe, qu’il s’agisse de prévisions individuelles ou collectives ou de parcours d’onboarding, et les demandes de formation remontées par les collaborateurs et les managers.
Une fois ces éléments réunis, les équipes administratives peuvent :
- Consolider l’ensemble des demandes et des besoins identifiés dans un seul système
- Arbitrer entre les priorités en fonction du budget disponible et des objectifs organisationnels
- Valider le plan définitif avant son déploiement
- Construire des budgets de formation par entité, dans la devise locale si nécessaire, avec une consolidation groupe en euros
Un plan de développement des compétences construit dans le TMS, plutôt que reconstitué a posteriori à partir de plusieurs fichiers, réduit le risque d’erreurs et de doublons entre les besoins remontés par différents canaux et garantit une cohérence globale pour l’entreprise.
En savoir plus sur le plan prévisionnel et le pilotage financier
11. Piloter le plan de développement des compétences (PDC)
Une fois le PDC validé, encore faut-il pouvoir le mettre en œuvre et en suivre l’exécution au fil de l’année plutôt qu’en faire le bilan seulement une fois l’exercice clos.
Un TMS permet de comparer en temps réel les prévisions et les réalisations, d’intégrer les dépenses hors plan pour garder une vision globale du budget, et d’anticiper l’atterrissage budgétaire grâce à des tableaux de bord personnalisables. Cette visibilité continue sur le taux d’exécution du plan permet d’ajuster la trajectoire en cours d’exercice, plutôt que de découvrir les écarts trop tard, une fois le budget déjà consommé.
Cette visibilité est d’autant plus déterminante pour une grande entreprise que le PDC y est, dans la grande majorité des cas, autofinancé : contrairement aux entreprises de moins de 50 salariés qui bénéficient des fonds mutualisés de leur OPCO, les structures de 50 salariés et plus doivent en principe couvrir elles-mêmes le coût de leur plan, sauf contributions volontaires ou conventionnelles versées à leur OPCO. Un suivi budgétaire fiable devient alors la seule garantie de ne pas dépasser l’enveloppe allouée.
Un LMS permet-il d’élaborer et de piloter le plan de développement des compétences ?
Un LMS ne propose pas d’outils de gestion du plan de développement des compétences. Si une entreprise gère de faibles volumes de formation, l’élaboration et le pilotage du plan peut se gérer à l’aide de tableurs bien conçus. Mais à partir de plusieurs centaines, voire de milliers, de formations chaque année, une solution spécialisée devient indispensable pour maîtriser la gestion et optimiser le temps passé par les équipes sur le plan de développement des compétences.
La solution : le TMS est l’outil par excellence pour construire, déployer et piloter un plan de développement des compétences avec efficacité tout en garantissant la prise en compte des enjeux réglementaires et stratégiques de l’entreprise.
12. Suivi des coûts individuels et globaux de la formation en présentiel
Une formation efficace a un coût non négligeable. La maîtrise et le suivi des coûts de formation peuvent constituer un facteur déterminant pour les programmes de formation actuels et futurs. L’interconnexion entre la planification des sessions, l’affectation des formateurs et la gestion des ressources offre une visibilité complète sur l’utilisation de votre budget formation.
Vous pouvez obtenir une vue à la fois globale et détaillée des dépenses selon différents critères :
- Le coût horaire des formateurs et experts métiers
- La location de salles et d’équipements
- Les ressources utilisées ponctuellement ou de manière récurrente
- Les dépenses liées aux supports pédagogiques pour chaque session
- Les frais de déplacement et d’hébergement
Mieux encore, la fonctionnalité de gestion des coûts par catégorie s’intègre à votre outil de budget de formation, pour obtenir des calculs en temps réel sans avoir besoin d’un logiciel de comptabilité supplémentaire.
Outils pour fluidifier le cycle commercial et développer les ventes de formations
La formation est un service, mais c’est aussi une activité commerciale. Le chiffre d’affaires des organismes de formation au titre de la formation professionnelle et de l’alternance s’élevait à 28,7 milliards d’euros en 2023, en progression de 3 % par rapport à 2022, selon l’annexe « Formation professionnelle » au projet de loi de finances pour 2026.
Pour les entreprises qui commercialisent des services de formation, en particulier des expériences de formation en présentiel, chaque opportunité commerciale compte. Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, préserver sa rentabilité et se différencier devient essentiel.
Pourquoi est-il important d’intégrer votre processus de vente de formation dans votre TMS ?
Lorsque les organismes de formation intègrent leur tunnel de vente à leur plateforme de gestion de la formation, ils gagnent nettement en efficacité dans leur processus commercial.
Les organismes de formation ont deux rôles : vendre des formations et les délivrer. Or, gérer efficacement ces deux activités sans les bons outils peut rapidement devenir coûteux en temps et en ressources.
Comment développer de nouveaux programmes ou assurer une mise à jour en continu de l’existant lorsque les équipes sont entièrement mobilisées par la gestion administrative des formations en cours ?
Comment concevoir de nouvelles offres et améliorer les parcours existants lorsque l’on passe son temps à gérer de multiples plannings et des imprévus de dernière minute ?
Les TMS servent aussi bien les organismes de formation purs que les entreprises disposant d’un centre de formation destiné à leur réseau de distributeurs, clients ou partenaires en intégrant les fonctionnalités de vente aux processus de gestion de la formation.
13. Gérer les ventes de formations
Piloter un cycle de vente complet, puis le reproduire à grande échelle, implique de suivre de nombreuses étapes.
De la réponse à l’appel d’offres jusqu’à l’animation d’une session en présentiel, les organismes de formation ont besoin d’une solution efficace pour gérer la vente de formations intra-entreprise, inter-entreprise et tous les processus administratifs associés.
Identifier clairement les formations ouvertes ou fermées, de la commande à la facturation, aide à maximiser les revenus.
Un TMS complet offre aux organismes de formation les outils nécessaires pour assurer un traitement rapide et fluide de chaque vente de formation.
De quoi les organismes de formation ont-ils besoin dans un TMS pour leur activité commerciale ?
- Suivi commercial : suivre le statut des ventes de cours, des commandes en attente à la facturation, pour comprendre la demande et anticiper les revenus.
- Facturation automatisée : gagner du temps sur la création des factures pour les comptes fournisseurs et clients, tout en personnalisant les éléments à traiter.
14. Promouvoir et commercialiser vos formations via un portail client
Pour les organismes de formation, le taux de remplissage est une priorité particulièrement stratégique. Mettre en avant votre catalogue de formations auprès de prospects et de clients existants peut rapidement devenir chronophage sans les outils appropriés.
Au-delà des outils marketing traditionnels, un TMS complet s’appuie sur un portail client dédié pour promouvoir les formations à venir, maximiser le taux de remplissage et fluidifier l’expérience clients.
Comment fonctionne un portail de collaboration client ?
Vous pouvez considérer le portail client intégré à votre TMS comme une véritable vitrine dédiée aux entreprises souhaitant acheter des prestations de formation. Le portail affiche votre catalogue de formations prévues avec les disponibilités à jour et l’ensemble des informations nécessaires.
Ses fonctionnalités vont bien au-delà d’un simple catalogue. Contrairement à de nombreuses plateformes de vente de formations standardisées, le portail dédié permet aux équipes administratives de gérer l’ensemble du processus d’inscription, depuis la sélection de la formation jusqu’au démarrage effectif de la session.
Les autres fonctionnalités d’un portail client intégré incluent notamment :
- La gestion des inscriptions individuelles aux différentes sessions de formation
- L’automatisation de la création, de la vérification et de l’envoi des factures
- Le traitement des demandes clients et des propositions commerciales grâce à des outils collaboratifs.
Que se passe-t-il lorsqu’un organisme de formation dispose d’un moyen efficace de vendre, collaborer et gérer ses prestations ? Il transforme davantage d’opportunités commerciales en inscriptions à ses formations.
Fonctionnalités de gestion de la formation pour les grandes organisations
Dans les plus grandes organisations, la formation n’est plus concentrée sur un seul site. Le TMS doit vous permettre d’organiser et de piloter l’ensemble de votre stratégie de formation présentielle sur différents sites et sur plusieurs fuseaux horaires.
Un LMS peut-il gérer toutes les formations en présentiel et en distanciel pour une grande organisation ?
Les plateformes LMS sont conçues pour diffuser des contenus e-learning et ne disposent pas de l’ensemble des fonctionnalités nécessaires pour gérer des formations en présentiel ou en distanciel à grande échelle. Un LMS manque de capacités de gestion telles que le support multilingue, multi-fuseaux horaires, ou les besoins liés à l’entreprise étendue.
La solution : un TMS conçu pour piloter des opérations de formation en présentiel et en distanciel centralise la planification multisite, la gestion de la formation externe, le suivi des habilitations et recyclages et le suivi budgétaire.
15. Support multisites et multilingue
Votre logiciel de gestion de la formation doit être capable de planifier et de gérer des programmes répartis à travers plusieurs sites, régions et unités opérationnelles, le tout depuis un système centralisé.
Selon McKinsey, les multinationales établies en France réalisent près de 75% de leur chiffre d’affaires hors du pays, ce qui illustre à quel point les équipes sont réparties sur plusieurs marchés
Les différences de fuseaux horaires, de langues et même de devises peuvent impacter la fluidité de vos opérations de formation.
Votre TMS doit prendre automatiquement en compte ces variables, pour que les équipes formation n’aient pas à ajuster manuellement les plannings d’un fuseau à un autre ou à convertir les budgets de formation d’une devise à une autre.
En savoir plus : Gestion des opérations de formation à l’échelle mondiale
16. Gestion des inscriptions
Gérer les inscriptions de centaines, voire de milliers d’apprenants peut rapidement devenir un casse-tête logistique si l’on s’appuie sur des bases de données isolées et des tableurs Excel.
Cette problématique est particulièrement critique pour les collaborateurs sur le terrain, ceux sans poste fixe, et pour la production.
Un TMS complet simplifie ce processus grâce à des fonctionnalités d’inscription en masse qui permettent aux administrateurs de :
- Inscrire automatiquement les apprenants en fonction de leur service, région, poste ou niveau de compétences, à l’aide de filtres et de la structure organisationnelle
- Gérer les listes d’attente avec des niveaux de priorité afin de suivre les apprenants en attente de formation
- Être alerté en cas de sous-remplissage de session pour gagner en réactivité et maximiser le taux de remplissage de l’ensemble des sessions
- Utiliser des imports CSV ou des intégrations directes avec le SIRH pour affecter automatiquement les collaborateurs aux programmes de formation adéquats, notamment en ce qui concerne le développement des compétences ou la formation réglementaire
- Définir des règles d’inscription et attribuer des sessions selon les résultats d’analyse des besoins en formation ou du plan de développement des compétences
17. Automatisation des processus pour les formations récurrentes
Pour les organisations et les organismes de formation qui dispensent régulièrement les mêmes sessions, les processus formation opérationnels peuvent rapidement devenir chronophages.
Lorsque l’on ajoute la gestion de différents sites de formation, des compétences enseignées, des formateurs et des horaires de session, cela peut vite devenir ingérable. Pire encore, la duplication manuelle devient inefficace et propice aux erreurs.
Privilégiez un TMS qui permet d’automatiser les plannings récurrents et de créer des modèles pour les programmes de formation qui partagent des paramètres communs, comme le formateur, le nom du cours, les ressources nécessaires, ou l’horaire de session.
Grâce aux fonctionnalités de modèles, votre équipe administrative gagne un temps précieux et réduit sa dépendance aux feuilles de calcul multiples.
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18. Gestion du catalogue de formation
Pour les grandes entreprises, une stratégie de développement des compétences peut regrouper des dizaines de programmes de formation, incluant de nombreuses sessions en présentiel.
L’objectif des formations est de transmettre des compétences de la manière la plus efficace possible. Les sessions peuvent couvrir aussi bien des compétences comportementales (soft skills) comme le leadership et l’art de la persuasion pour vos équipes commerciales, que des compétences techniques comme l’installation de fibre optique pour des entreprises de télécommunications.
Lorsque la diversité des sujets se combine à un volume important d’activités, le nombre de sessions en présentiel devient pratiquement illimité.
Pour les organismes de formation comme pour les directions formation internes, un TMS performant doit permettre de gérer efficacement la stratégie de formation ainsi que l’ensemble des ressources nécessaires à leur déploiement.
19. Déploiement et gestion de la formation pour l’ensemble du réseau de votre entreprise
La formation ne s’arrête pas aux collaborateurs internes. Les formations les plus stratégiques sont parfois celles délivrées au réseau externe d’une organisation.
La formation pour l’ensemble des acteurs du réseau de votre entreprise (extended enterprise) vise à développer les compétences des fournisseurs, distributeurs, franchisés ou même des clients eux-mêmes.
En intégrant ces fonctionnalités à votre TMS, les équipes formation peuvent renforcer la valeur des produits et services de leur organisation via la formation.
La formation pour l’entreprise étendue déployée grâce à un TMS permet aussi de :
- Améliorer la connaissance produit en formant efficacement clients et distributeurs
- Garantir une prestation de service homogène à travers les différentes franchises et sites partenaires
- Réduire les coûts de support en fournissant une formation structurée pour les parties prenantes externes
- Renforcer les relations partenaires via des programmes de montée en compétences (upskilling) et de reconversion (reskilling) sur vos produits et services
- Générer de nouvelles sources de revenus via des programmes de formation payants
20. Gestion de la formation des membres pour les associations
Les associations jouent souvent un rôle clé dans le développement des compétences et la reconversion professionnelle de leurs membres afin qu’ils restent compétitifs dans leur secteur. Un catalogue de formation accessible donne aux membres un accès rapide aux sessions à venir et la flexibilité de choisir celles qui correspondent à leurs besoins.
Les membres d’associations ont régulièrement besoin de suivre des formations pour maintenir leurs compétences à jour ou apprendre de nouvelles techniques dans leur domaine.
Avec des fonctionnalités telles que l’inscription aux cours, le suivi budgétaire, et la gestion des sessions réunis au sein d’une même plateforme, les associations peuvent organiser efficacement leurs programmes de formation récurrents et maintenir l’engagement de leurs membres.
Un TMS permet également de suivre la participation et la progression des membres, afin d’identifier les écarts de compétences et de garantir le respect des standards de formation définis par l’association.
En réduisant la charge de travail administrative, un TMS favorise une expérience de formation fluide et cohérente pour l’ensemble des membres.
21. Gérer les exigences réglementaires en matière de formation : Qualiopi, BPF, …
Alors que les gouvernements s’appuient sur les entreprises et les organismes de formation pour développer les compétences professionnelles, la gestion des financements publics et des exigences réglementaires demeure un défi administratif important.
Votre logiciel de gestion de la formation doit être capable de suivre l’ensemble des données associées aux sessions et programmes de formation afin de répondre aux exigences définies à l’échelle locale, régionale ou nationale.
Les avantages d’un TMS dans le cadre de programmes financés par les pouvoirs publics :
- Garantir que les sessions respectent les critères exigés pour bénéficier des financements.
- Suivre et gérer toutes les données requises pour les formations subventionnées, y compris les informations relatives aux participants et aux sessions.
- Intégrer les financements publics aux outils de gestion budgétaire et financière de la formation.
- Maximiser les opportunités de remboursement en s’assurant que toutes les formations éligibles sont correctement suivies.
- Limiter les risques d’erreurs administratives et de non-conformité.
Votre TMS doit pouvoir s’adapter à tout dispositif de formation financé par les pouvoirs publics, notamment, parmi les principaux programmes de formation subventionnés à grande échelle :
- FUNDAE en Espagne
- Apprenticeship Levy au Royaume-Uni
- Qualiopi en France
- B-BBEE en Afrique du Sud
- Loi du 1 % formation au Canada
En France, la dimension réglementaire distingue nettement un TMS d’un LMS généraliste. Elle recouvre trois volets : les obligations de l’employeur, la certification Qualiopi pour les organismes de formation, et le bilan pédagogique et financier.
Les obligations de l’employeur
L’employeur est soumis à cinq obligations légales définies par l’article L6321-1 du Code du travail : adapter les salariés à leur poste, maintenir leur employabilité, assurer leur rémunération pendant la formation, organiser des entretiens à échéances fixes et garantir au moins une action de formation sur huit ans.
La loi du 24 octobre 2025 a réformé l’entretien professionnel, désormais appelé entretien de parcours professionnel (EPP), avec une nouvelle périodicité à 1, 4 et 8 ans. L’employeur doit conserver les justificatifs correspondants : feuilles d’émargement, attestations de suivi, comptes rendus d’entretiens.
La certification Qualiopi
Pour les organismes de formation, l’accès aux financements publics et mutualisés passe par la certification Qualiopi, obligatoire depuis le 1er janvier 2022.
Le Référentiel National Qualité comprend 7 critères déclinés en 32 indicateurs. La certification s’inscrit dans un cycle de 3 ans rythmé par trois audits : initial, de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis de renouvellement.
Un TMS facilite la préparation de ces audits, sans se substituer à la démarche qualité elle-même ni garantir, à lui seul, l’obtention de la certification.
Le bilan pédagogique et financier
Les organismes de formation doivent transmettre chaque année leur BPF à la DREETS. Une non-transmission entraîne la caducité automatique du numéro de déclaration d’activité, et des données incohérentes exposent à des amendes pouvant atteindre 4 500 € par manquement.
Un TMS doit permettre la génération automatique du bilan pédagogique et financier au bon format pour décharger les équipes de cette lourde tâche récurrente.
22. Outils de gestion des habilitations et des certifications
Parmi les obligations réglementaires de l’employeur, se pose la question des habilitations et recyclages des salariés, un enjeu de conformité structurant et stratégique dans les secteurs réglementés.
Votre TMS doit gérer efficacement les habilitations et certifications en automatisant le suivi, la planification et les processus de conformité pour ne manquer aucune échéance de renouvellement.
Le système garantit que les collaborateurs suivent les formations obligatoires dans les délais afin de conserver leurs certifications et autorisations en règle. Cette capacité est particulièrement essentielle dans des secteurs fortement réglementés comme la santé, l’aéronautique ou la finance, pour éviter tout risque (sécurité, poursuite judiciaire, cessation d’activité).
Avec une visibilité en temps réel sur le statut des certifications et les dates de renouvellement, les équipes formation peuvent :
- Anticiper les expirations de certifications et d’habilitations
- Réduire les risques de non-conformité et de sanctions réglementaires
- Identifier les écarts de compétences et mettre en place les formations nécessaires pour répondre aux exigences réglementaires
Adaptabilité et capacités technologiques
Votre TMS doit être techniquement solide pour répondre aux besoins de centaines, voire de milliers d’apprenants, répartis sur plusieurs sites.
Au-delà des standards attendus d’une solution SaaS, plusieurs critères technologiques méritent une attention particulière lorsqu’une entreprise ou un organisme de formation sélectionne un TMS.
23. Intégration avec des logiciels tiers
La gestion de la formation est une discipline qui repose sur un écosystème technologique capable de couvrir l’ensemble des besoins des équipes formation.
La connectivité du TMS est essentielle pour garantir la réussite de votre stratégie de formation.
Avec la multitude d’outils utilisés pour administrer et diffuser les formations, les échanges de données doivent être parfaitement fluides.
Un TMS intégré doit pouvoir se connecter et synchroniser la donnée via API, notamment avec :
- SIRH
- LMS
- ERP
- Site web
- Outils comptables
- Outils de visioconférence
L’intégration avec des logiciels tiers est indispensable car votre équipe administrative aura besoin d’intégrer ses bases de données et ses enregistrements au sein de la plateforme de gestion de la formation.
Plus important encore, votre TMS doit être compatible avec les principales plateformes de visioconférence afin de prendre en charge efficacement la formation en distanciel, si vous décidez de proposer des sessions en ligne.
En savoir plus : Connecter votre écosystème logiciel de formation à votre plateforme TMS
24. Gestion de formations blended et connectivité LMS
La formation blended combine la formation en présentiel avec les formats en ligne (elearning, microlearning, …).
La connexion entre un LMS et un TMS permet d’associer facilement des modules e-learning à des sessions en présentiel.
Cette intégration permet de combiner deux formats complémentaires pour les apprenants : des modules en ligne évolutifs à suivre en autonomie, associés à des sessions interactives et impactantes en présentiel. Elle simplifie également la conception des programmes pour les équipes formation, qui peuvent délivrer des programmes blended sans dupliquer l’effort entre plusieurs systèmes.
Selon le baromètre Unow 2025, mené auprès de plus de 700 professionnels RH et formation, la formation hybride reste le format jugé le plus efficace par les répondants, à condition de soigner l’articulation entre les séquences distancielles et présentielles, un point que les responsables formation identifient comme la principale difficulté de déploiement à grande échelle.
25. Un niveau de sécurité maximal sans charge supplémentaire pour l’IT
La sécurité de vos données mérite autant d’attention que vos programmes de formation.
Toute donnée transmise et stockée dans votre TMS doit être chiffrée selon les standards de sécurité les plus exigeants du marché, pour garantir que les données de formation sensibles, les informations collaborateurs et les données clients restent protégées contre tout accès non autorisé.
Un TMS basé sur le cloud doit également être capable de déployer automatiquement les mises à jour système, PenTests, correctifs de sécurité et améliorations de performance de façon centralisée.
Vous bénéficiez ainsi en permanence de la version la plus récente de la plateforme, sans interruption de service ni dépendance vis-à-vis de votre équipe informatique.
Votre plateforme doit également prendre en charge les connexions sécurisées, l’authentification multifacteur (MFA), et l’authentification unique (SSO), pour s’aligner facilement avec les politiques de gestion des différentes identités de votre organisation.
Training Orchestra : le logiciel de gestion de la formation n°1 pour les organismes de formation et les équipes formation en entreprise
En tant que logiciel de gestion de la formation n°1 dans le monde, Training Orchestra aide les organismes de formation et les équipes formation en entreprise à optimiser facilement des opérations de formation complexes et à grande échelle.
Qu’il s’agisse de gérer des formations en présentiel, des dispositifs de formation hybrides ou blended, ou encore de simplifier la planification, la gestion budgétaire et l’affectation des ressources, Training Orchestra offre tous les outils nécessaires pour améliorer l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts.
Adopté par des entreprises de premier plan et des organismes de formation à fort volume dans le monde entier, Training Orchestra garantit la conformité, la montée en puissance de l’activité formation et une visibilité complète, ce qui en fait une solution de référence pour les organisations souhaitant porter leur gestion de la formation à un niveau supérieur.
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