En 2023, 28 % des actifs avaient engagé une démarche individuelle de formation – contre 38 % l’année précédente (enquête BVA).
Côté entreprise, la formation professionnelle continue fait partie non seulement des obligations légales à respecter, mais aussi d’un fabuleux levier pour motiver et fidéliser les collaborateurs.
Focus ici sur tout ce que vous devez savoir sur la formation professionnelle continue, depuis le cadre légal en vigueur jusqu’aux conseils pour bien gérer votre stratégie.
L’essentiel sur la formation professionnelle continue en entreprise
Débutez votre plongée dans la formation continue professionnelle en découvrant sa définition, son rôle et qui est concerné.
Une définition de la formation professionnelle continue
Définition
La formation professionnelle continue désigne toutes les actions de formation déployées en entreprise pour développer et améliorer les compétences des salariés. Ces actions peuvent être prises à l’initiative de l’employeur, à l’initiative du salarié, ou bien dans le cadre d’un contrat de professionnalisation.
Formation continue vs formation initiale
Attention à ne pas confondre ce type de formation avec la formation initiale, qui regroupe les apprentissages suivis au cours de la scolarité des salariés, en amont de leur entrée dans l’entreprise.
Les personnes concernées
Notez que la formation professionnelle continue peut également concerner les demandeurs d’emploi qui, eux aussi, disposent d’un droit à se former dans le cadre de leur retour à l’emploi. Cependant, dans cet article, nous nous focaliserons sur la formation continue professionnelle des salariés en entreprise.
Le rôle de la formation professionnelle continue
Les articles L6311-1 à L6316-5 du Code du travail définissent les objectifs de la formation professionnelle continue comme suit : “favoriser l’insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs, permettre leur maintien dans l’emploi, favoriser le développement de leurs compétences et l’accès aux différents niveaux de la qualification professionnelle, et contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels et à leur promotion sociale”.
En somme, la loi prévoit que ce type de formation accompagne les individus dans leurs évolutions de carrière au fil du temps.
Pour les entreprises, la formation professionnelle continue présente d’autres objectifs complémentaires :
- Maintenir la compétitivité de l’entreprise. Des salariés formés aux meilleures pratiques du moment dans leur domaine sont plus susceptibles de participer à la croissance de l’entreprise.
- Générer l’engagement des collaborateurs. Une entreprise qui propose des évolutions de carrière à ses collaborateurs en contribuant au développement de leurs compétences et savoir-faire a plus de chances de générer de l’engagement chez ses salariés et d’attirer les meilleurs talents.
- Fidéliser les collaborateurs, en promouvant davantage la mobilité interne que le recrutement externe.
Les salariés concernés
Tous les salariés, quel que soit leur type de contrat, leur poste, ou leur niveau d’ancienneté, peuvent bénéficier de la formation professionnelle continue pour acquérir de nouvelles compétences.
Le cadre réglementaire à connaître pour la formation professionnelle continue
Restez à la page sur le cadre législatif et réglementaire qui régit la formation et le développement professionnels continus.
Les lois en vigueur
C’est majoritairement le Code du travail, avec les articles L1 à L8331-1, qui définit le cadre législatif de la formation professionnelle continue. Il détaille notamment ses modalités d’accès, les catégories d’action de formation, ainsi que le cadre légal en vigueur concernant l’entretien professionnel.
Notez cependant qu’il existe des conventions collectives et des accords de branche qui peuvent régir la formation continue de certains secteurs d’activité.
Les obligations de l’employeur sur la formation continue
Les quatre obligations de base
Voici les obligations pour l’employeur en matière de formation professionnelle continue selon le cadre législatif en vigueur :
- l’adaptation au poste de travail des salariés,
- leur maintien dans l’emploi,
- la favorisation de la mobilité professionnelle,
- et le fait de proposer des formations qui luttent contre l’illettrisme et qui participent au développement des compétences.
La participation financière
Tout employeur, quelle que soit la forme de sa société ou sa taille, doit participer financièrement de trois manières :
- la participation à la formation professionnelle, calculée selon l’effectif de l’entreprise et sa masse salariale ;
- la taxe d’apprentissage ;
- le CPF des salariés en CDD, à hauteur de 1 % de la masse salariale des CDD.
Qui plus est, l’employeur est obligé de maintenir la rémunération de ses salariés dans la mesure où leur formation continue est menée sur leur temps de travail effectif.
Mener des entretiens de parcours professionnels
En parallèle, une autre obligation existe : celle de mener des entretiens de parcours professionnels pour faire le point sur le développement des compétences des salariés. Ces entretiens doivent avoir lieu au moins tous les deux ans, mais aussi lorsqu’un salarié revient de certains congés (congé maternité, congé parental, congé sabbatique, congé d’adoption, congé de proche aidant, arrêt maladie de plus de 6 mois, mandat syndical…).
Lors de ces entretiens, l’employeur doit faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle de ses collaborateurs, et les informer sur les dispositifs de formation professionnelle continue à leur disposition.
Notez que ce type d’entretien est différent de l’entretien annuel d’évaluation : il ne s’agit pas de “noter” la performance du salarié à son poste, mais bien de se focaliser sur ses perspectives d’évolution. Cependant, il est possible de mener ces deux entretiens conjointement, à une même date.
L’employeur doit également mener un bilan à 6 ans ou à 8 ans pour chaque salarié. Avec la réforme de l’entretien professionnel de 2025, le bilan passe à 8 ans. Cet entretien fait l’état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié et s’assure qu’il a suivi au moins une action de formation non obligatoire qui a contribué au développement de ses compétences et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Les risques de sanction
Au-delà de 50 salariés, les entreprises qui n’ont pas délivré de formation non obligatoire à leurs collaborateurs devront compenser cette carence en versant 3 000 € sur le compte personnel de formation (CPF) des salariés concernés. À défaut de régularisation, une amende de 6 000 € sera imposée par le Trésor public.
Retrouvez tous les détails concernant les risques de sanction liés à la non-réalisation des entretiens de parcours professionnels, du bilan à 6 ans et du bilan à 8 ans dans notre article dédié au bilan à 6 ans et au bilan à 8 ans.
Tous les dispositifs de formation professionnelle continue
Le terme de “formation continue professionnelle” en entreprise regroupe plusieurs types de dispositifs : les voici.
Le Projet de Transition Professionnel (PTP)
Le Projet de Transition Professionnel, ou PTP, fait référence à une formation certifiante suivie par un salarié afin de changer de métier, dans le cadre d’un congé spécifique. Ce dispositif est aussi parfois appelé “CPF de transition”.
Il est idéal pour les salariés ayant besoin de changer d’emploi pour conserver leur employabilité et accordé sur demande de l’employeur. Le salarié reste rémunéré pendant l’ensemble de sa formation.
Notez que la formation n’a pas besoin d’être en rapport avec l’activité actuelle du salarié. Elle peut être accordée à tout salarié qui a travaillé au moins 2 ans (consécutivement ou non), dont au moins un an dans la même entreprise.
Le bilan de compétences
Le bilan de compétences est un tour d’horizon des compétences professionnelles et personnelles d’un salarié, qui se conclue par la définition d’un projet professionnel et d’éventuels besoins en formation.
Ce bilan de compétences peut se faire à l’initiative du collaborateur (via son CPF), via le plan de développement des compétences, ou dans le cadre d’un congé de reclassement (lorsqu’une entreprise d’au moins 1000 salariés envisage un licenciement pour motif économique).
Il dure 24 heures maximum. S’il a lieu sur le temps de travail du salarié, la rémunération est maintenue. Sinon, le salarié ne touche pas sa rémunération.
La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)
La Validation des Acquis de l’Expérience, ou VAE, est un dispositif qui permet à toute personne, quels que soient l’âge, le statut et le niveau de formation, d’obtenir une certification professionnelle en faisant valider les compétences et expériences acquises.
Pour en bénéficier, il faut justifier d’au moins un an d’expérience à temps complet, soit 1607 heures de travail (en continu ou non), dans un domaine ayant un lien direct avec le diplôme, le titre ou le certificat visé.
Au fil du parcours de VAE, un jury évalue par une mise en situation les méthodes et gestes techniques que le candidat connaît et met en pratique, puis se prononce sur la validation totale ou partielle de ses compétences. Si besoin, le jury peut recommander des formations à l’issue de l’examen, pour que le salarié puisse obtenir une certification.
Le Compte Personnel de Formation (CPF)
Le Compte Personnel de Formation, ou CPF, est un dispositif de financement de la formation professionnelle continue permettant à toute personne active de cumuler des droits à la formation.
Dès l’entrée dans la vie active, chaque salarié voit son CPF abondé de crédits (500 € par année de travail avec un plafond fixé à 5.000 €) qu’il peut ensuite utiliser à tout moment pour financer une formation professionnelle, qu’il s’agisse d’acquérir de nouvelles compétences, de suivre un parcours de VAE ou de faire un bilan de compétences.
Notez que le CPF peut être cumulé avec d’autres dispositifs – et notamment une formation prévue au plan de développement des compétences de l’entreprise – mais toujours à l’initiative du salarié lui-même.
La formation par apprentissage
La formation par apprentissage, liée à un contrat d’apprentissage, rentre dans le cadre de la formation professionnelle continue en entreprise.
Il s’agit d’une forme d’éducation qui associe :
- une partie en formation dans un Centre de Formation d’Apprentis (CFA), qui se fait pendant le temps de travail ;
- une partie en formation en entreprise, où l’apprenti exerce les activités professionnelles liées à la qualification visée.
Le plan de développement des compétences
Le plan de développement des compétences est une stratégie de formation professionnelle continue qui recense l’intégralité des actions de formation prises à l’initiative de l’employeur – et d’autres, éventuellement demandées par les salariés eux-mêmes.
Ainsi, le PDC peut intégrer des formations en présentiel, à distance ou hybrides, des formations en situation de travail (FEST), ou encore des actions de tutorat.
Dans un PDC, l’employeur doit regrouper :
- Les formations obligatoires
- Les formations qui participent au maintien de l’employabilité et de l’adaptation des salariés à leur poste de travail
- Les formations non obligatoires
- Les bilans de compétences et les validations des acquis de l’expérience
Il n’est pas obligatoire pour un employeur de mettre en place un plan de développement des compétences. Cependant, notez que ce dispositif suit des obligations légales strictes que vous devez connaître en tant que responsable formation.
Comment gérer vos programmes de formation professionnelle continue avec efficacité ?
Découvrez cinq conseils pour bien gérer votre stratégie de formation professionnelle continue en entreprise.
Assurer la fréquence de vos sessions de formation professionnelle continue
Tout d’abord, vous devez vous assurer de bien gérer les entretiens de parcours professionnels et les bilans à 8 ans. Pour ce faire, organisez un planning pour mener tous vos entretiens de parcours professionnels dans les temps. Planifiez chaque échéance en fonction de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise ou de la date du dernier entretien mené. Préparez également une trame d’entretien pour vous aider à structurer vos échanges.
Rappelez-vous bien que chaque salarié doit avoir suivi au moins une action de formation non obligatoire tous les six à huit ans.
Récolter les besoins en formation de votre entreprise et de vos collaborateurs
Quelle que soit la taille de votre entreprise, et bien que cela ne soit pas obligatoire, il est conseillé de mettre en place un plan de développement des compétences. L’idée : organiser de manière proactive la formation dans votre organisation.
Pour cela, vous devez récolter en amont :
- les besoins de montée en compétences de vos salariés, en fonction de l’évolution de votre marché
- les attentes de formation de vos collaborateurs, en fonction de leurs perspectives d’évolution professionnelle.
N’oubliez pas de prendre en compte le cadre réglementaire en vigueur vis-à-vis des formations professionnelles obligatoires. Celles-ci peuvent être liées à votre secteur d’activité, ou aux certifications ou aux habilitations de certains de vos salariés.
Calculer et suivre le coût de vos formations pour l’entreprise
Pour bien gérer vos formations, vous devez également garder un œil sur les coûts liés à la mise en œuvre de votre stratégie.
Établissez votre budget de formation pour l’année entière.
- Demandez des devis aux différents organismes de formation à mobiliser
- Et / ou incluez les frais de conception de formation : outils-auteur, plateforme de formation en ligne…
Puis déduisez les financements pour chaque action de formation : le CPF des collaborateurs qui veulent bien l’utiliser, les financements par les OPCO, par la Région…
Suivez ensuite de près toutes les dépenses au fil de l’eau pour maîtriser l’évolution de votre budget.
Effectuer un suivi de vos formations
Il est possible d’organiser un suivi manuel de vos formations par un tableur Excel qui regroupe l’ensemble des sessions de formation professionnelle continue à mettre en place sur une période donnée dans votre entreprise.
Si vous vous lancez dans cette méthode manuelle, votre tableur doit inclure, pour chaque formation plusieurs éléments.
- Les objectifs de développement des compétences
- Les effectifs concernés
- Les dates de début et de fin de formation
- La durée
- Les coûts pédagogiques à prévoir
- Les métriques-clés qui permettent de suivre l’atteinte des objectifs
Cependant, sachez que cette méthode manuelle s’avère fastidieuse, et demande un effort de mise à jour quasiment permanent. Elle devient notamment très compliquée à maintenir lorsque vous devez collaborer avec plusieurs personnes et que vous devez gérer des formations obligatoires qui doivent être renouvelées régulièrement – alors même qu’il est possible d’automatiser cette partie assez aisément, comme vous allez le voir maintenant.
Choisir un outil de gestion de la formation continue
Pour simplifier leur gestion de la formation en entreprise, bon nombre d’entreprises choisissent d’avoir recours à un outil de gestion de la formation, aussi appelé Training Management System (TMS). Ce type d’outil permet de piloter votre plan de développement des compétences, d’optimiser votre gestion financière, et de gagner en temps et en précision pour vos tâches administratives chronophages.
Pour mieux gérer leur stratégie de formation professionnelle continue, ces entreprises utilisent leur TMS pour plusieurs usages.
- Collecter les demandes de formation liées aux entretiens de parcours professionnels
- Anticiper les budgets prévisionnels et piloter les dépenses en temps réel
- Créer et suivre vos demandes de financement auprès des OPCO et autres organismes financeurs, pour obtenir une visibilité financière optimale
- Gérer les ressources pédagogiques en fonction des besoins
- Automatiser les opérations administratives : inscriptions, convocations, annulations, listes d’attente…
- Faire leur reporting, grâce à la remontée d’indicateurs de performance en temps réel
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Vos questions sur la formation et le développement professionnel continus
Qui finance la formation professionnelle continue ?
La formation professionnelle continue peut être financée par plusieurs moyens.
- Le salarié, s’il décide, à sa propre initiative, d’utiliser son CPF
- L’employeur lui-même, via son plan de développement des compétences
- Certains autres organismes financeurs de la formation : le Conseil Régional, le Conseil départemental, l’Agefiph, les Opérateurs de Compétences (OPCO), France Travail…
Qui cotise à la formation professionnelle continue ?
La contribution légale minimale à la formation professionnelle continue concerne toutes les entreprises, quels que soient leur forme juridique, leur régime d’imposition, leur activité et leur effectif.
Mais l’employeur peut également décider de cotiser pour la formation professionnelle continue de ses salariés en faisant des versements volontaires à son OPCO (Opérateur de Compétences).
Quand payer la formation professionnelle continue ?
En tant qu’employeur, vous devez faire une déclaration mensuelle pour vos contributions à la formation professionnelle. Ce paiement est collecté par l’URSSAF, via la Déclaration Sociale et Nominative (DSN). Le paiement se fait en deux fois : via un acompte de 25 % en septembre de l’année N-0, et via un solde en février de l’année N+1.
Pensez également, si vous êtes concerné, au recouvrement annuel pour les contributions à la CSA (Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage), et au solde de la taxe d’apprentissage.