La formation professionnelle est l’une des fonctions RH les plus stratégiques. Pourtant, dans beaucoup d’organisations, son processus reste fragmenté : des besoins saisis dans des tableurs, des convocations envoyées par e-mail, des feuilles d’émargement stockées dans des dossiers partagés. Comment structurer un processus de formation efficace quand on gère plusieurs centaines ou milliers de sessions par an ?
En bref
Le processus de formation en entreprise désigne l’ensemble des étapes opérationnelles qui permettent de planifier, déployer et évaluer les actions de développement des compétences. Dans les grandes entreprises qui doivent gérer des volumes importants de sessions, des contraintes multi-sites et des obligations réglementaires strictes, ce processus est un levier de performance à part entière. Le structurer, c’est réduire les risques d’erreur, gagner en traçabilité et maximiser l’impact de chaque euro investi en formation.
Qu’est-ce que le processus de formation en entreprise ?
Le terme « processus de formation » recouvre deux réalités distinctes qu’il est important de ne pas confondre.
- Le processus pédagogique concerne la conception des parcours : analyse des besoins en compétences, ingénierie de contenu, choix des modalités pédagogiques. C’est le « quoi enseigner » et le « comment enseigner ».
- Le processus opérationnel et administratif (objet de cet article) englobe tout ce qui permet à une action de formation d’exister concrètement : recueil des besoins, construction du plan, sélection des prestataires, planification des sessions, gestion administrative, suivi budgétaire et reporting. C’est le « comment organiser » et le « comment piloter ».
Dans une PME, ces étapes peuvent être gérées manuellement sans trop de friction. Dans une entreprise de 1 000 collaborateurs et plus, avec des sessions décentralisées, des interlocuteurs multiples et des obligations légales renforcées, la rigueur du processus opérationnel de formation devient critique pour faire face aux défis de la gestion de la formation.
Les étapes du processus de formation
Voici les sept étapes clés du processus de formation en grande entreprise, de l’identification des besoins à la clôture administrative.
Étape 1 : Recueil et consolidation des besoins
Tout commence par l’identification de ce que les collaborateurs doivent apprendre pour remplir leurs missions et de ce que l’entreprise attend en matière de développement stratégique des compétences. Dans la pratique, le recueil des besoins passe par plusieurs canaux :
- Les entretiens de parcours professionnels constituent un moment privilégié pour faire remonter les souhaits de formation des collaborateurs.
- Les managers expriment leurs besoins en lien avec les objectifs opérationnels de leurs équipes.
- La direction RH arbitre et priorise en fonction des orientations stratégiques et du budget disponible.
Dans les grands groupes, cette étape peut mobiliser des centaines de managers et générer plusieurs milliers de demandes. Sans outil centralisé, la consolidation devient un exercice périlleux.
Étape 2 : Construction et validation du plan de développement des compétences (PDC)
Depuis la loi du 5 septembre 2018, le plan de formation a laissé place au plan de développement des compétences (PDC). Il formalise l’ensemble des actions de formation que l’entreprise s’engage à mettre en œuvre sur une période donnée.
Sa construction implique de :
- définir le budget prévisionnel
- sélectionner et prioriser les actions
- valider le plan en concertation avec les partenaires sociaux (CSE)
- l’articuler avec les dispositifs légaux disponibles : CPF, Pro-A, CPF de transition.
Selon le baromètre MEDEF Entreprises & Formation 2025, 97 % des entreprises de 1 000 salariés et plus formalisent leur PDC chaque année, contre seulement 25 % des entreprises de moins de 50 salariés. C’est dire à quel point cette étape est structurante dans les grandes organisations.
Étape 3 : Sélection des prestataires et organismes de formation
Une fois le PDC validé, le responsable formation doit identifier les organismes capables de délivrer les actions retenues. Cette étape comprend :
- La mise en concurrence des prestataires (appel d’offres ou consultation directe).
- L’évaluation des critères : certification Qualiopi, références sectorielles, modalités pédagogiques proposées, rapport qualité/prix.
- La négociation des conditions contractuelles et tarifaires.
- Le référencement des prestataires retenus dans le catalogue interne.
Dans les grands groupes, cette relation prestataires peut concerner des dizaines d’organismes différents, ce qui rend indispensable une gestion centralisée des conventions et des contacts.
Étape 4 : Planification des sessions
La planification est l’étape la plus chronophage du processus de formation, en particulier lorsqu’on gère simultanément des formations présentielles et distancielles, sur plusieurs sites et avec des ressources partagées.
Concrètement, il s’agit de :
- Construire le calendrier des sessions en tenant compte des contraintes des apprenants, des formateurs et des lieux.
- Allouer les ressources physiques (salles, équipements) et humaines (formateurs internes ou externes).
- Gérer les sessions en distanciel : liens de connexion, plateformes, disponibilité des équipements.
- Anticiper les annulations, les reports et les remplacements de dernière minute.
Selon le baromètre Lefebvre Dalloz 2024, 80 % des formations déployées en entreprise restent des formations en présentiel. Ce chiffre rappelle que la gestion logistique physique demeure le cœur du réacteur pour les responsables formation.
Étape 5 : Gestion administrative
La gestion administrative de la formation est souvent sous-estimée en termes de charge de travail. Elle inclut :
- L’envoi des convocations aux participants et aux managers
- La gestion des inscriptions et des désistements
- La collecte et l’archivage des feuilles d’émargement
- La délivrance des attestations de formation
- Le suivi des dossiers OPCO pour les demandes de prise en charge.
Chacune de ces tâches, répétée sur des centaines de sessions, représente un volume considérable. Selon l’étude de Sapio Research pour Asana, 20 % du temps de travail d’un collaborateur est perdu à rechercher des informations dans des documents dispersés. Dans un service formation qui gère des dizaines de fichiers en parallèle, ce risque est décuplé.
Étape 6 : Suivi budgétaire et financements
Le pilotage financier du processus de formation est une responsabilité clé du responsable formation. Il implique de :
- Suivre en temps réel les engagements de dépenses versus le budget prévisionnel.
- Gérer les prises en charge OPCO (dossiers, délais de remboursement, plafonds).
- Articuler les financements CPF et Pro-A avec les actions du PDC.
- Produire des reportings financiers pour la direction.
Étape 7 : Évaluation et reporting
L’évaluation est la dernière étape du processus de formation et souvent la plus négligée. Le baromètre MEDEF 2025 révèle que seulement 1 entreprise sur 4 pratique une évaluation à froid, contre 46 % qui se limitent à un questionnaire de satisfaction à chaud.
C’est pourtant l’évaluation à froid, mesurée plusieurs semaines après la formation, qui permet de réellement apprécier le transfert des compétences en situation de travail.
Le reporting de formation, quant à lui, permet de :
- Consolider les indicateurs de pilotage du PDC (taux de réalisation, coût par apprenant, heures de formation délivrées).
- Alimenter le bilan pédagogique et financier (BPF) pour les entreprises dotées d’un organisme de formation interne.
- Informer le CSE et la direction des résultats de la politique de formation.
Les enjeux spécifiques aux grandes entreprises
Un processus de formation ne se pilote pas de la même façon si l’entreprise compte 100 ou 10 000 salariés. Au-delà d’un certain seuil, la complexité organisationnelle crée des défis que les outils et les méthodes classiques ne peuvent plus absorber.
Volume et densité opérationnelle
Une grande entreprise peut planifier plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de sessions de formation par an. Chaque session mobilise des ressources humaines (formateurs, référents), matérielles (salles, équipements) et administratives. La moindre désynchronisation, par exemple un formateur indisponible, une salle réservée deux fois ou une convocation envoyée au mauvais groupe, génère des coûts et une perte de temps considérables.
Coordination multi-sites et multi-équipes
Lorsque le périmètre de formation s’étend à plusieurs sites, régions ou pays, la coordination devient un défi à part entière :
- harmonisation des pratiques
- gestion des fuseaux horaires
- prise en compte des spécificités réglementaires locales
C’est pourquoi, quand la formation s’étend à l’échelle mondiale, les grandes organisations ont tout intérêt à s’appuyer sur des outils capables de centraliser la gestion tout en conservant une granularité locale.
Conformité réglementaire renforcée
Selon le baromètre MEDEF 2025, 7 entreprises sur 10 déclarent que leur politique de formation est avant tout guidée par des impératifs réglementaires. Les grandes entreprises doivent en effet gérer un ensemble d’obligations : suivi des habilitations et de leurs recyclages (sécurité, réglementaire métier), entretiens professionnels obligatoires, présentation du PDC au CSE, respect des critères Qualiopi si elles disposent d’un organisme de formation interne. Un oubli peut exposer l’entreprise à des risques juridiques et financiers significatifs.
Gestion simultanée du présentiel et du distanciel
Si 80 % des formations restent présentielles, le distanciel (classes virtuelles, e-learning synchrone) est désormais incontournable dans les grandes organisations. Les deux modalités coexistent dans le même PDC, parfois au sein du même parcours. Cela suppose de maîtriser des logiques de gestion très différentes : ressources physiques pour le présentiel, connexions et outils numériques pour le distanciel.
Articulation avec le SIRH et le LMS
Dans les grandes entreprises, le système d’information RH (SIRH) gère les données collaborateurs, tandis que le LMS (Learning Management System) héberge les contenus e-learning. Le processus de formation opérationnel doit s’articuler avec ces deux écosystèmes pour garantir la cohérence des données et éviter les doubles saisies.
Les limites des outils bureautiques à grande échelle
Malgré la sophistication croissante des grandes entreprises, beaucoup de services formation s’appuient encore sur des tableurs et des boîtes mail pour piloter leur processus. Le baromètre MEDEF 2025 est éloquent : 44 % des entreprises qui formalisent leur PDC le font encore via un outil bureautique.
Or, ces outils montrent rapidement leurs limites dès que le volume augmente :
- Risques d’erreur et de doublons : une modification dans un fichier n’est pas automatiquement répercutée ailleurs.
- Absence de traçabilité : impossible de savoir qui a modifié quoi, ni quand.
- Pilotage en temps réel impossible : les données budgétaires et de réalisation sont rarement à jour.
- Collaboration difficile : les fichiers partagés génèrent des conflits de version et des informations dispersées.
Les chiffres confirment le coût réel de cette dispersion : selon une étude Atlassian relayée par Archimag, les salariés français passent en moyenne 8,65 heures par semaine à chercher des informations faute de données centralisées, et 55 % d’entre eux se déclarent régulièrement bloqués dans leur travail car l’information n’est pas disponible au bon moment. Pour un service formation qui coordonne des dizaines de prestataires, de sessions et de collaborateurs, ce coût caché est considérable.
COMPARATIF : Quel outil pour piloter le processus de formation ? SIRH, LMS ou TMS ?
Face à la complexité du processus de formation en grande entreprise, trois catégories d’outils sont fréquemment évoquées. Leur périmètre est pourtant très différent.
| Outil | Ce qu’il couvre | Ce qu’il ne couvre pas |
| SIRH | Administration RH globale (paie, absences, entretiens), données collaborateurs | Planification des sessions, gestion des ressources physiques, suivi des habilitations, pilotage budgétaire détaillé |
| LMS | Hébergement et diffusion des contenus e-learning, suivi des parcours numériques | Sessions présentielles, gestion des prestataires, pilotage budgétaire, conformité réglementaire (habilitations, recyclages) |
| TMS | Cycle complet : PDC, planification présentiel et distanciel, habilitations/recyclages, prestataires, budgets, évaluations, reporting | La conception pédagogique des contenus (rôle du LMS / authoring tools) |
C’est ce positionnement « back-office de la formation » qui distingue un TMS comme Training Orchestra : il orchestre l’ensemble du cycle formation opérationnel, en s’interfaçant avec le SIRH pour les données collaborateurs et avec le LMS pour les parcours digitaux. Les équipes formation qui y font appel réduisent en moyenne jusqu’à 80 % le temps passé sur les tâches administratives et économisent jusqu’à 15 % sur leurs budgets formation.
Aller plus loin : Processus RH : comment automatiser la gestion de la formation ?
Conclusion
Dès que l’entreprise atteint un certain volume, un processus de formation structuré devient un préalable à la performance de la formation. Du recueil des besoins à la clôture administrative, chaque étape mal maîtrisée représente un risque d’erreur, de non-conformité ou de budget mal piloté.
Tant que 44 % des entreprises qui formalisent leur PDC s’appuient sur un tableur, l’enjeu n’est pas seulement technologique : c’est un enjeu de méthode, de traçabilité et de scalabilité. Training Orchestra accompagne depuis plus de 20 ans les entreprises et organismes de formation dans la structuration et l’optimisation de leur processus de formation.