La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 (article 3) a remplacé l’entretien professionnel par l’entretien de parcours professionnel (EPP) pour mieux accompagner le suivi des carrières. Cette réforme renforce les obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle continue avec une ambition renforcée : structurer, tracer et piloter l’évolution des compétences dans la durée. Quels impacts concrets pour les équipes RH et Formation ? Notre guide vous présente les nouveaux enjeux à prendre en compte.
L’essentiel à retenir sur l’EPP
La réforme de l’entretien professionnel 2025 instaure l’entretien de parcours professionnel (EPP) afin de renforcer le suivi des carrières sur le long terme. Elle introduit un nouveau calendrier d’entretiens, des rendez‑vous clés à 45 et 60 ans, un contenu élargi et des exigences accrues de traçabilité pour les employeurs.
Présentation de la réforme de l’entretien professionnel
Du dispositif existant au nouvel EPP
La réforme de l’entretien professionnel marque une évolution significative dans la manière dont les entreprises accompagnent leurs salariés tout au long de leur vie professionnelle. Elle remplace l’entretien professionnel tel qu’il existait par un nouveau dispositif : l’entretien de parcours professionnel (EPP).
Objectifs poursuivis par la réforme
Ce changement de dénomination traduit une ambition plus large. L’objectif n’est plus seulement de faire le point sur les besoins en formation, mais d’adopter une approche globale de l’employabilité, dans un contexte de transformations profondes du marché du travail.
Pour les équipes RH et Formation, cette réforme implique trois évolutions majeures à intégrer dans leurs pratiques :
- La création d’entretiens dédiés à des moments clés du parcours, notamment à mi-carrière et en fin de carrière ;
- Un suivi renforcé des trajectoires professionnelles dans la durée ;
- Une meilleure articulation avec les outils et démarches de GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels).
Ce qui change avec la réforme de l’entretien professionnel
La réforme redéfinit en profondeur le calendrier des entretiens et introduit de nouvelles obligations à des étapes clés du parcours. Les équipes RH doivent désormais anticiper un rythme d’entretiens plus structuré, qui s’articule autour de jalons précis dans la vie du salarié.
Nouveau calendrier des entretiens (1, 4 et 8 ans)
Le rythme des entretiens est revu pour mieux couvrir l’ensemble de la trajectoire professionnelle. Trois échéances principales s’imposent désormais :
- 1 an après l’embauche : un premier EPP obligatoire pour tout nouveau salarié. Il pose les bases du parcours professionnel dans l’entreprise et constitue un premier point de repère structurant.
- Tous les 4 ans : un entretien périodique de suivi. Un accord collectif peut aménager cette périodicité, sans toutefois dépasser ce délai de 4 ans.
- Tous les 8 ans : un entretien d’état des lieux du parcours professionnel, qui remplace le bilan à 6 ans issu de la loi de 2014.
À noter également : un EPP doit être organisé au retour de certaines absences longues (congé parental, arrêt maladie prolongé, notamment) sauf si le salarié a déjà bénéficié d’un entretien de parcours professionnel dans les 12 mois précédant son retour.
Entretiens obligatoires à 45 ans et 60 ans
Au-delà du calendrier périodique, la réforme introduit deux entretiens spécifiques, directement liés à l’âge du salarié. Ils visent à mieux accompagner les transitions professionnelles de mi-carrière et de fin de carrière.
- À 45 ans : un entretien centré sur la prévention de l’usure professionnelle et les éventuels aménagements de poste. Il est généralement organisé à la suite de la visite médicale de mi-carrière.
- Avant 60 ans : un entretien dédié aux conditions de fin de carrière et à la préparation à la retraite.
Ces deux moments constituent des rendez-vous incontournables pour les équipes RH, qui devront les planifier et les tracer de manière rigoureuse.
Contenu du nouvel entretien de parcours professionnel
Le nouvel EPP ne se limite pas à un échange sur les souhaits de formation du salarié. Il couvre un périmètre plus large, centré sur l’évolution professionnelle dans sa globalité. Pour les équipes RH et Formation, cela implique de préparer des entretiens plus structurés, avec un contenu attendu qui dépasse le seul recensement des besoins en compétences.
L’employeur doit être en mesure de démontrer qu’au moins une action concrète relative à l’évolution professionnelle du salarié lui a été proposée à l’issue de l’entretien. Cette exigence place la traçabilité au cœur du dispositif : documenter les échanges et formaliser les suites données devient une obligation, et non une bonne pratique.
Concrètement, le contenu du nouvel entretien de parcours professionnel s’articule autour de plusieurs thèmes structurants, qui doivent être abordés de manière formalisée :
- Les compétences actuelles du salarié et leur évolution : analyse du niveau de maîtrise, des compétences mobilisées et de celles à développer au regard du poste et des perspectives.
- Le parcours professionnel et les perspectives d’évolution : échanges sur les trajectoires possibles au sein de l’entreprise, à court et moyen terme.
- Les besoins de formation identifiés : identification des actions de formation susceptibles d’accompagner l’évolution professionnelle du salarié.
- Les projets d’évolution professionnelle : prise en compte des souhaits exprimés par le salarié, qu’ils concernent un changement de poste, de métier ou de responsabilités.
- Les ressources mobilisables par le salarié : information sur les dispositifs disponibles (comme le CPF ou le CEP) pour soutenir son parcours professionnel.
Réforme de l’entretien professionnel : obligations de l’employeur
À compter du 1er octobre 2026, la mise en œuvre de l’EPP devient obligatoire pour tous les employeurs, sans distinction de taille d’entreprise. Le dispositif s’applique à l’ensemble des salariés, quelle que soit leur ancienneté.
Deux obligations principales structurent ce cadre :
- Respecter le calendrier des entretiens : les échéances à 1 an, 4 ans et 8 ans, ainsi que les entretiens à 45 ans et avant 60 ans, doivent être planifiées et réalisées dans les délais prévus.
- Prouver la réalité des entretiens et des actions proposées : l’employeur doit disposer de justificatifs attestant que chaque salarié a bien bénéficié de ses entretiens et qu’au moins une action concrète d’évolution professionnelle lui a été soumise.
Pour les équipes RH, cette double obligation suppose de mettre en place un suivi individualisé par salarié, capable de retracer l’historique des entretiens réalisés et des actions associées.
Sanctions en cas de non-conformité
Le non-respect des obligations liées à l’EPP expose les employeurs à des sanctions financières directes. Ce mécanisme vise à garantir l’effectivité du dispositif et à protéger les droits des salariés en matière d’accompagnement professionnel.
Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, si un salarié n’a pas bénéficié de ses entretiens à la fréquence requise sur une période de 8 ans, et qu’il n’a pas suivi au moins une formation non obligatoire au cours de cette même période, l’employeur est tenu d’abonder son Compte Personnel de Formation (CPF) à hauteur de 3 000 €.
Cette sanction appelle une vigilance particulière dans les organisations de taille intermédiaire et grande. Un défaut de traçabilité, même involontaire, peut suffire à exposer l’entreprise, d’où l’importance d’un suivi rigoureux et documenté des parcours.
Points clés à retenir pour les équipes RH et Formation
La réforme de l’entretien professionnel engage les équipes RH et Formation sur plusieurs plans simultanément : conformité réglementaire, organisation des entretiens et pilotage des parcours. Voici les éléments essentiels à intégrer avant l’entrée en vigueur du dispositif, fixée au 1er octobre 2026.
- Une application universelle dès le 1er octobre 2026 : toutes les entreprises sont concernées, quelle que soit leur taille. Aucun salarié n’est exclu du dispositif, indépendamment de son ancienneté.
- Un calendrier structuré à piloter dans la durée : les entretiens à 1 an, 4 ans, 8 ans, ainsi qu’à 45 ans et avant 60 ans, constituent des jalons réglementaires à anticiper et à planifier salarié par salarié.
- Une articulation possible avec les accords collectifs : la périodicité de l’entretien de 4 ans peut être aménagée par accord. C’est un levier à examiner selon les spécificités de l’organisation.
- Un droit à l’entretien au retour d’absence : sous conditions, les salariés de retour d’une longue absence doivent bénéficier d’un EPP. Les équipes RH doivent intégrer ce déclencheur dans leurs processus.
- Une logique de parcours à adopter : l’EPP dépasse la seule question de la formation. Il invite les équipes Formation à repositionner leur rôle dans une vision plus large de l’employabilité et de la GEPP.
- Une traçabilité renforcée comme condition de conformité : l’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des entretiens réalisés et des actions proposées. Un suivi documenté est indispensable.
- Un risque financier en cas de manquement : pour les entreprises d’au moins 50 salariés, le non-respect cumulé des obligations d’entretien et de formation sur 8 ans entraîne un abondement obligatoire du CPF du salarié de 3 000 €.
Comment un TMS peut accompagner la mise en conformité réglementaire
Face à l’ampleur des nouvelles obligations, les équipes RH et Formation ont besoin d’outils capables de structurer le suivi des entretiens et d’en garantir la traçabilité dans la durée. Un logiciel de gestion de la formation professionnelle, communément appelé Training Management System, peut jouer un rôle central dans cette mise en conformité.
Concrètement, un TMS peut apporter une réponse opérationnelle sur plusieurs dimensions :
- La planification automatisée des entretiens : en paramétrant les échéances réglementaires (1 an, 4 ans, 8 ans, 45 ans, avant 60 ans), l’outil permet de déclencher automatiquement les campagnes d’entretiens et d’envoyer des rappels aux responsables concernés.
- La centralisation des données de parcours : l’ensemble des entretiens réalisés, des actions proposées et des formations suivies est regroupé dans un espace unique et sécurisé.
- La traçabilité des obligations : chaque entretien réalisé et chaque action consignée constitue une preuve documentaire en cas de contrôle. L’outil sécurise ainsi la capacité de l’employeur à démontrer sa conformité.
- Le reporting sur les parcours de formation : un TMS permet de produire des bilans individuels et collectifs sur les formations suivies, facilitant le suivi de l’obligation de formation non obligatoire sur la période de référence de 8 ans.
Pour les équipes Formation en particulier, cette dimension outillée permet de passer d’un pilotage réactif, réalisé entretien par entretien, à une gestion proactive et continue des parcours professionnels.
Au-delà de cette mise en conformité, le TMS Training Orchestra vous permet de piloter votre stratégie de formation de A à Z en fluidifiant la gestion administrative, en optimisant la logistique (gestion des ressources et des plannings, des inscriptions…) et en vous fournissant reporting complet sur vos opérations de formation.
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