Entre le 14e et le 22e mois suivant votre certification, l’audit de surveillance Qualiopi vérifie que les engagements pris à l’audit initial tiennent dans la durée. Un manquement mal anticipé peut exposer à une suspension et parfois même à un retrait pur et simple de la certification. Voici la méthode, les points de vigilance et la checklist pour aborder cette échéance en confiance.
En bref
L’audit de surveillance Qualiopi a lieu entre le 14e et le 22e mois suivant la certification initiale. Il porte sur trois points : la levée des non-conformités relevées à l’audit initial, l’usage conforme du logo Qualiopi et la poursuite de la démarche qualité, notamment sur les indicateurs 1 et 30. Une non-conformité mineure non levée est requalifiée en majeure, avec un risque de suspension de la certification.
Ce que l’auditeur regarde en priorité (et ce qui change par rapport à l’audit initial)
L’audit initial valide la mise en place de vos processus qualité. Il vérifie que le référentiel national qualité (RNQ) est compris et déployé, souvent sur la base de documents récents, parfois construits pour l’occasion. L’audit de surveillance, aussi appelé audit de suivi, est d’une autre nature. L’auditeur vérifie que ces processus fonctionnent dans la durée, avec des données qui couvrent plusieurs mois d’activité réelle.
Concrètement, l’auditeur ne reprend pas l’intégralité des 32 indicateurs du RNQ. Il travaille sur un échantillon, construit à partir des non-conformités relevées à l’audit initial et des évolutions déclarées par l’organisme (exemples : nouvelles modalités de formation, nouveaux sites, sous-traitance). Trois points reviennent presque systématiquement dans cet échantillon :
- La levée des non-conformités identifiées à l’audit initial, avec preuves documentaires à l’appui.
- L’usage du logo Qualiopi, conforme à la charte graphique, sur le site web comme dans les locaux.
- Les indicateurs 1 et 30 figurent parmi les indicateurs fréquemment sources d’écarts relevés lors des audits, mais l’auditeur détermine son échantillon en fonction du profil de l’organisme, des non-conformités antérieures et des évolutions déclarées.
À retenir
L’audit de surveillance ne repart pas de zéro. Il prolonge l’audit initial et sanctionne en priorité ce qui n’a pas été corrigé depuis.
Pourquoi les indicateurs 1 et 30 et le logo reviennent à chaque audit de surveillance
L’expérience des organismes certificateurs montre que l’information du public (indicateur 1), l’exploitation des retours des parties prenantes (indicateur 30) et le respect des règles d’usage de la marque Qualiopi figurent parmi les sujets fréquemment à l’origine d’observations ou de non-conformités lors des audits de surveillance.
Cette négligence a un coût, fixé par le mécanisme de requalification. Une non-conformité mineure relevée à l’audit initial laisse six mois à l’organisme pour mettre en œuvre son plan d’action. Si elle n’est toujours pas levée au moment de l’audit de surveillance, elle est requalifiée en non-conformité majeure, ce qui entraîne la suspension de la certification. L’organisme dispose alors généralement de trois mois pour démontrer le retour à la conformité auprès de son organisme certificateur.
L’auditeur applique la même vigilance aux évolutions d’activité non déclarées, qu’il s’agisse de nouvelles modalités de formation, de nouveaux sites ou du recours à la sous-traitance. Chacune peut ouvrir de nouveaux indicateurs à l’audit, en dehors de l’échantillon initialement prévu.
| Non-conformité fréquente | Risque si non levée |
| Indicateur 1 (information du public insuffisante) | NC mineure requalifiée en majeure |
| Indicateur 30 (évaluations collectées mais non analysées) | NC mineure requalifiée en majeure |
| Usage du logo Qualiopi non conforme à la charte | NC mineure requalifiée en majeure |
| Évolutions d’activité non déclarées (nouvelles modalités, sous-traitance) | Ouverture de nouveaux indicateurs |
Cinq réflexes pour arriver prêt le jour J
Cinq actions concrètes et relativement simples, qui s’appuient sur les critères du RNQ définis par la certification qualiopi, permettent de sécuriser l’audit de surveillance.
- Reprendre le rapport d’audit initial et pointer chaque non-conformité ouverte, avec la preuve de sa levée. Un tableau de suivi mis à jour au fil de l’eau évite de tout reconstituer dans l’urgence.
- Vérifier l’usage du logo Qualiopi sur tous les supports : charte graphique, site web, plaquettes, affichage en locaux. C’est un contrôle rapide, mais souvent sanctionné.
- Centraliser les preuves documentaires par indicateur (conventions de formation, convocations, attestations, émargements, évaluations). Une gestion électronique des documents organisée par indicateur assure la traçabilité et fait gagner du temps le jour de l’audit.
- Documenter la démarche d’amélioration continue : revue de direction tenue, actions correctives tracées, réclamations traitées et archivées. L’auditeur cherche une trace écrite, pas seulement une pratique orale.
- Vérifier les évolutions d’activité depuis l’audit initial (nouvelles modalités, nouveaux sites, sous-traitance). Chaque évolution peut ouvrir de nouveaux indicateurs à auditer, en dehors de ceux déjà couverts.
Le rétroplanning des six mois avant l’audit
Un rétroplanning simple aide à répartir la charge de travail sur plusieurs mois, plutôt que de tout concentrer sur les deux dernières semaines. Voici un calendrier type, indiquant les différentes étapes entre six mois et quinze jours avant l’audit.
| Période | Action clé |
| M-6 | Planifier la date avec l’organisme certificateur |
| M-3 | Réaliser un audit blanc interne et identifier les écarts résiduels |
| M-1 | Clôturer la documentation et finaliser le plan d’action correctif |
| J-15 | Vérifier le logo, le certificat affiché, tester la connexion (audit à distance) |
L’audit blanc, réalisé en interne ou avec l’appui d’un consultant, reste une méthode fiable pour repérer les écarts avant le passage de l’auditeur. Pour un organisme de formation intégré à un groupe, aussi appelé extended enterprise, ce calendrier implique plusieurs interlocuteurs : direction qualité, équipes administratives et parfois responsables de sites, chacun en charge d’une partie des preuves à réunir.
Le TMS, un appui pour préparer l’audit à grande échelle
Pour un organisme de formation ou une extended enterprise gérant plusieurs milliers de stagiaires chaque année, la préparation de l’audit de surveillance pose une question d’échelle. Centraliser les preuves de plusieurs sites, de milliers de stagiaires et de nombreux formateurs demande en effet d’être bien équipé.
Le logiciel de gestion de la formation Qualiopi de Training Orchestra couvre de nombreux points indispensables pour préparer les audits dans un système unique :
- référencement des formateurs avec leurs compétences et habilitations
- gestion électronique des documents centralisée (GED)
- génération automatique des conventions et attestations
- envoi automatisé d’emails et génération de documents pour fluidifier la transmission d’informations
- suivi des tâches par session
- preuves de contractualisation disponibles à tout moment
- reporting intégré
Le TMS Training Orchestra va bien au-delà des sujets Qualiopi en couvrant l’ensemble des besoins de gestion des organismes de formation et extended enterprise. Demandez votre démo personnalisée et faites le point avec un de nos experts.